事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益研究

謝麗麗

（涿州市自然資源和規(guī)劃局，河北 涿州 072750）

1 事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案是一個企事業(yè)長期發(fā)展和建設(shè)的非常重要的無形資產(chǎn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷增加，企事業(yè)單位檔案管理工作越來越被重視，特別是隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作必須要實現(xiàn)現(xiàn)代化，要使其適應(yīng)新形勢的發(fā)展。事業(yè)檔案管理的規(guī)范化是實現(xiàn)檔案工作信息化的重要環(huán)節(jié)。檔案是一個事業(yè)發(fā)展歷史的縮影，是一項重要信息的來源，同時檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)非常重要的組成部分。事業(yè)檔案管理的規(guī)范化便于日后對檔案信息的查詢，這對于事業(yè)單位的信息收集起著非常重要的作用，同時也將成為企事業(yè)單位信息來源的動力。

2 事業(yè)檔案管理工作的問題

1）管理程序混亂，管理制度存在漏洞。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，因此在制定相關(guān)規(guī)章制度時留下了不少隱患。舉例來說，一些事業(yè)單位在收集檔案資料的過程中，由于未建立相關(guān)績效考核制度，導(dǎo)致了檔案資料缺失、檔案收錄不合理等問題。除此之外，在收錄檔案資料的過程中，因不同部門的標(biāo)準(zhǔn)存在差異，導(dǎo)致檔案管理工作力度不足、深度不夠。更有甚者，由于單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠(yuǎn)眼光，致使檔案管理人員缺乏對檔案管理的合理規(guī)劃，無法形成完整、連續(xù)的檔案資料。

2）管理技術(shù)、方式較為落后。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要處理的是以紙質(zhì)檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時間的推移還面臨資料老化等問題。同時，數(shù)量越來越多的紙質(zhì)檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因為很多事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施購置資金，另一方面是因為檔案管理人員缺乏對現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。

3）檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員應(yīng)對國家關(guān)于檔案管理的各項法律法規(guī)以及相關(guān)政策走向有深入且獨(dú)到的理解，并能憑借強(qiáng)大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時、準(zhǔn)確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。

3 推進(jìn)企事業(yè)檔案管理規(guī)范化的措施分析

目前，我國頒布了很多關(guān)于檔案管理方面的條例，例如：《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見的通知》（云辦發(fā)【2014】18號），因此企事業(yè)單位要重視檔案管理的規(guī)范化，這對于企事業(yè)的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用，具體措施如下：

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理意識。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案管理工作的重要性，并且要轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的思想觀念。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是單位的決策者和組織者，因此只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，才能促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的開展。企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有效的解決檔案管理過程中所遇到的問題，其中包括人才需求和資金需求等，因此企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對專業(yè)人才的引進(jìn)，并且要加大投資力度，提升檔案管理技術(shù)設(shè)施，改善傳統(tǒng)的管理方式，使其更具有現(xiàn)代化和信息化。加強(qiáng)企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的法律意識，讓他們明確國家的相關(guān)法律法規(guī)，同時要在單位加大法律宣傳的力度，在檔案管理的過程中，要依法進(jìn)行建檔、管檔以及用檔。除此之外，要依照檔案管理的規(guī)范化，制定績效考核的制度，讓他們對檔案管理有重新的認(rèn)識，從而意識到檔案管理的重要性。

2）建立健全企事業(yè)檔案管理的工作制度。目前我國很多企事業(yè)單位檔案管理制度都不夠完善，并且管理體系也比較落后，因此必須要不斷的完善檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理的有序性，從而促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的建設(shè)。建立完善的企事業(yè)檔案管理制度，其中具體包括：檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案整理歸檔制度以及檔案安全制度等。每項規(guī)章制度都必須要有明確的條文，并且要非常嚴(yán)密，同時檔案管理規(guī)章制度要足夠的簡明，這樣有利于管理人員對其進(jìn)行充分的落實。管理人員要在日常的工作中，不斷的總結(jié)和改善，從而保證檔案管理工作都能有據(jù)可查。

3）引進(jìn)現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理手段只用到了一臺電腦，并且只配置一個管理人員，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)滿足不了社會的需求，因此一定要提高企事業(yè)檔案的管理手段，并且要完善管理模式，采用鼓勵機(jī)制，從而促進(jìn)企事業(yè)檔案管理工作順利開展。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作以及管理手段的創(chuàng)新，采取科學(xué)的管理手段，并且要以信息化為基礎(chǔ)，建立數(shù)字檔案以及電子文件系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平。

4）加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理和培訓(xùn)。檔案管理工作的質(zhì)量會受到檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的影響，因此一定要增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。要想提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，必須要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓工作人員積極的參加培訓(xùn)，從而使他們能夠熟練的掌握檔案管理工作的流程以及相關(guān)的要求，并且要對他們進(jìn)行科學(xué)的管理方法和技能的培訓(xùn)，提高自身的整體素質(zhì)，同時要求他們創(chuàng)新出適應(yīng)社會發(fā)展的管理模式。目前，我國對企事業(yè)檔案管理人員有越來越多的要求，不僅是專業(yè)技能方面，最重要的是職業(yè)道德水平，因此必須要加強(qiáng)對管理人員的道德素質(zhì)培訓(xùn)，不斷地強(qiáng)化他們的服務(wù)意識以及責(zé)任意識，從而提高檔案管理人員的服務(wù)水平，同時實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化。

4 提升事業(yè)單位檔案利用效益的思路

事業(yè)單位檔案資料毫無疑問具有很大的價值，因此其利用效率的高低能夠直接體現(xiàn)出檔案管理工作的水平。因此，只有將提高事業(yè)單位檔案資料利用效率作為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的最終落腳點，才真正有助于單位領(lǐng)導(dǎo)借助于這些檔案資料作出更好的決策，繼而助力單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。具體來說，首先要提高事業(yè)單位檔案管理人員對檔案資料的合理利用意識，確保所有的檔案管理工作都能為檔案資料被有效利用而服務(wù)。另外，應(yīng)針對事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新目的在于盡可能使這些檔案資料更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)于生產(chǎn)科研，服務(wù)于任何有需要的人員進(jìn)行查閱。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面需要建立和健全事業(yè)單位檔案利用制度，通過制度落實來提高檔案管理人員服務(wù)的積極性和工作熱情，激勵其從以往的被動型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有头?wù)；另一方面需要對當(dāng)前事業(yè)單位檔案檢索的工具進(jìn)行全面更新，徹底摒棄傳統(tǒng)的人工檢索或半人工檢索，全面落實現(xiàn)代電腦智能化檢索方式，從而切實提高檔案資料檢索的準(zhǔn)確性和速度。只有這樣，才能真正實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案資料的更高效利用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的與時俱進(jìn)，推動單位更加快速、健康地發(fā)展。

5 結(jié)語

綜上所述，通過研究與證實，驗證了科技型小微企業(yè)管理創(chuàng)新中TRIZ發(fā)揮的巨大作用和重要影響，對于這一領(lǐng)域研究的空白區(qū)做了相應(yīng)的彌補(bǔ)。對于諸多層面的提升都提供了支持、參考以及經(jīng)驗。然而，TRIZ理論極為的抽象、結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，企業(yè)的消化與吸收的能力較弱，應(yīng)用較慢。而且在管理領(lǐng)域?qū)RIZ的研究深度極其有限，對于應(yīng)用的支撐力不足。另外，國家對于TRIZ推廣的力度極其微小，企業(yè)經(jīng)營者對TRIZ并不十分的了解，無法應(yīng)用，也并不總重視。因此，TRIZ理論在科技型小微企業(yè)管理創(chuàng)新道路上的應(yīng)用還要走很長的路。