事業單位檔案管理的創新路徑探思

高 瑜

（山西省臨縣醫療保險服務中心，山西 呂梁 033200）

在新的發展時期，事業單位作為從事教育、科技、文化和衛生工作的社會實體，其工作與人民生活質量密切相關。因此，其內部的改革創新也深受矚目。事業單位原有的檔案管理模式存在著諸多問題，如果不進行改革和創新，必然會導致信息管理落后，工作效率低下，問責制度缺失等后果，為人民服務的工作也必然會受到影響。各事業單位應利用現代化技術手段，對內部信息完成系統信息化錄入，實現線上線下的雙重保障，同時也要提高工作人員的綜合素質，樹立信息安全觀念，逐漸建立完善的檔案管理系統。本文將從三個方面具體闡述事業單位如何在新的時代條件下，完成對檔案管理的創新。

1 建立健全完善的檔案管理機構制度

檔案資料分布散，搜集檔案程序繁瑣、速度慢，檔案安全性不高，這都是在當今事業單位的檔案管理中普遍存在的問題。在新形勢之下，檔案管理必須有所進步。事業單位應該集中更多的人力物力于檔案制度的建設和完善之中。首先，投入充足的資金建立檔案室，檔案室的裝修工作應該不同于普通的工作室裝修，而要有專門的防盜和監控系統，可疑人員進去檔案室會有鳴笛警報，以此來引起事業單位人員注意。同時，應引入先進的檔案管理技術，充分利用計算機技術將各類紙質資料轉化為電子數據，還需完成數據的備份，建立事業單位數據庫。數據庫應設置登錄權限，機密性文件除了管理人員一律不得查看和下載。其次，設置專門的檔案管理人員，將檔案管理工作從其他的部門工作中分離出來，從事專門的檔案管理，既減輕了其他部門人員的工作壓力，又促進了管理檔案的工作專業化規范化。將檔案管理的責任落實到個人，提高內部人員對于檔案管理的重視程度，從而進一步保證檔案的安全存儲。再次，確立嚴格的獎懲制度，獎勵對檔案的分類管理儲存有重要貢獻的個人，懲罰丟失檔案信息的相關人員。獎懲制度主要針對的是檔案的保密性工作。管理員必須意識到檔案的重要性，和丟失檔案后的嚴重后果，這不僅關系著個人的職業生涯，而且關系著事業單位的前途命運。故意盜竊泄露檔案內容的人員需要嚴懲，管理工作雖然長期是歸屬于管理人員，但是重要檔案的保密卻與每一成員的工作都息息相關，檔案信息的丟失不能完全歸責于管理員，必須在整個事業單位中樹立起檔案安全意識[1]。

2 招收培訓專業化檔案管理人員

檔案管理工作離不開工作人員的努力，工作人員的個人素養與檔案管理密切相關。事業單位對檔案管理人員的篩選、招收、考核工作都不容松懈。首先，在應聘檔案管理者時，單位領導應對應聘者的專業技能和道德品質都有所考量。專業技能方面，主要考察是否能夠對雜糅在一起的各部門資料進行分類，是否掌握基礎的計算機錄入文檔的技能，是否能夠快速搜索需要的材料等等。道德品質方面，主要考察應聘者是否有強烈的責任意識，對檔案的保密性工作能否完全勝任，單位的認同感和忠誠度。其次，要定期對檔案管理人員進行培訓，其專業技能要隨著時代的要求不斷更新進步，其思想觀念要跟隨單位的主要政策和方向。最后，定期的考核能夠保證檔案管理人員在漫長的工作期間能夠保持技術進步和思想不懈怠，也有利于單位招收更加優秀的管理人員。重視檔案管理人員的綜合素質，才能保證事業單位的檔案管理制度持久穩定，才能推進其各項工作的有序進行[2]。

3 充分利用現代化信息技術

事業單位對檔案管理的重視是近年才興起的，而由于其基礎設施和資金技術的限制，檔案管理工作始終沒有實現計算機自動化。國家對于事業單位檔案管理的支持和信息化技術越來越融入社會工作的方方面面，事業單位的檔案管理工作也需要引進計算機技術，建立特有的檔案數據庫，方便于檔案的長期保存和快速搜尋。現代信息技術在該領取的運用主要體現在檔案的錄入、分類、存儲和搜尋之中。在錄入階段，事業單位可以借助電子掃描技術將文本材料快速地轉換為電子版。其次，計算機可以根據具體的要求將各部門的材料按時間或者具體的內容分類，方便檔案的管理和利用。計算機存儲的優勢在于節約了空間，而且能夠更好地保存文檔，避免了傳統紙張存儲中時間久遠紙張污損而導致的數據丟失，其備份功能進一步提高了檔案的安全性。在文檔的搜索中，只需要輸入關鍵詞就可以快速查找文件，這避免了傳統檔案管理中花費大量時間精力在堆積如山的文件夾中翻找。信息化技術的運用使檔案管理工作更加規范，效率更高，其對事業單位工作質量具有重要意義。事業單位應該根據實際情況將其運用和推廣，逐步實現檔案管理工作的現代化。

4 結束語

事業單位現行的檔案管理制度還存在許多的弊端，需要結合時代條件和實際情況，開展對檔案管理的創新工作。檔案管理制度的完善不是一蹴而就的，而是需要不斷摸索。事業單位應結合上述三種具體措施中，尋找創新方法，逐步完善檔案管理工作，促進工作質量的提升，更好地服務于人民大眾。