航空企業產品檔案管理提升策略研究

謝 琳

（哈爾濱飛機工業集團有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150060）

1 背景介紹

1.1 航空產品檔案的重要作用

檔案法中規定：“檔案是指過去和此刻的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、技術、文化、宗教等活動直接構成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史記錄”。由此可見，檔案為社會發展提供了全面的、準確的、真實的歷史憑證，是我國社會發展中的基礎性信息資源，也是國家的重要基礎工具。

在某種程度上，航空產業的發展代表了一個國家的發展水平。航空產業所形成的航空檔案更是國家的核心戰略資源和重要組成部分，而作為航空檔案中最重要的產品檔案而言，是航空裝備在科研生產和管理過程中形成的各種形式載體的文件材料和產品實物，是航空主產業的重要見證和記錄。

1.2 航空產品檔案的發展方向

航空企業產品檔案管理應該有所轉型，以目標為導向，以信息化為手段，切實做到：頂層有規劃，體系有保障，精神有落實，管理有方法，創新有手段。循序漸進地逐步實現從管檔案向管數據方向轉型。同時還要綜合提高檔案從業人員的思想政治水平和信息化知識業務的拓展，保障產品檔案利用合理合法。

2 當前形勢下航空企業產品檔案管理存在的薄弱點

按照有關要求，檔案法可以保障對各類檔案的“依法治理”，但具體到某一類檔案上，理念、布局、體系、方式以及能力的管理，就還有提升的空間。

筆者從研究現有的產品檔案管理現狀，分析得出產品檔案的管理提升可從以下幾方面入手：第一完善體系，加強產品檔案制度體系的針對性；第二優化方式，將產品檔案轉變為檔案信息資源，加速針對產品管理的檔案信息化模塊開發；第三轉變理念，加深檔案信息資源利用服務程度；第四提高能力，使檔案管理人才結構能夠滿足檔案信息化發展需求。

2.1 產品檔案制度體系不夠完善

首先，由于型號部門和科研人員從型號立項到評審、從試驗試飛到總結，更加側重生產和科研過程，導致檔案歸檔存在滯后。第二，航空企業產品檔案管理制度需要落地。為適應這一變化，集團公司從頂層設計，下發了行業產品檔案管理制度，但各基層單位在產品檔案管理制度的執行上，消化理解各有不同，執行起來也不夠順暢。第三，航空企業信息化發展快速，企業頂層設計多考慮的是工程技術、數字管控等方面的信息化體系建設，使得信息化體系和檔案體系融合度不夠。二者結合程度不足，很可能把企業核心競爭力推向危險邊緣。

2.2 產品檔案信息化平臺建設的針對性有待加強

一是在企業各業務的信息化平臺建立過程中，未充分考慮產品數據檔案的歸檔環節，產品檔案歸檔流程未完全嵌入產品研發過程中，導致產品檔案數據收集歸檔困難。二是產品檔案歸檔監督考核方式未以信息化手段介入到企業績效管理中。

2.3 產品檔案服務利用挖掘度不夠

提高產品檔案的利用率則更能夠彰顯產品檔案的價值。但產品檔案一般深埋于庫房之中或者存儲于各類信息化平臺中，尚未形成直觀的數據，導致利用率不高。

2.4 檔案管理人員專業知識不滿足檔案信息化的要求

在國家檔案政策、技術變革以及檔案工作業務變化的大背景下，產品檔案信息資源大量產生，進而對檔案管理人才結構也提出了新的要求。而實際上航空企業檔案部門的人員結構，仍然以檔案專業為主，造成檔案人員在信息化建設中的參與度不夠，檔案部門逐漸失去話語權。

3 航空企業產品檔案管理能力提升手段

3.1 完善產品檔案管理制度體系

第一，要做到，產品檔案管理制度體系應在航空企業AOS體系架構下，以“融入體系、融入業務、融入流程、融入崗位”為基礎，以“恢復能力，還原生產”為目標，以檔案形成規范、歸檔完整、有效利用和戰略備份為管理原則進行豐富和完善，以保障航空企業產品檔案的真實、完整、可用和安全。第二，在完善產品檔案管理制度的同時，要考慮相關專業個性化制度體系的建立。第三，充分考慮信息化業務與檔案業務的融合，正確劃分“電子數據”與“檔案”的概念。

3.2 加強產品檔案信息化平臺建設，豐富檔案資源

第一，要建立業務工作檔案信息網絡，使檔案部門能夠及時、準確地了解各部門科研、生產進度情況，按照“誰產生，誰形成，誰歸檔”的工作規則，做到歸檔工作與其他工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結驗收。第二，產品檔案管理工作應融入到企業業務管理流程之中，發揮追根溯源的作用。通過企業績效管控平臺體現出檔案歸檔率，用產品檔案歸檔質量考核型號科研生產。

3.3 轉變產品檔案利用方式，深度挖掘檔案利用價值

第一，借助外部力量，在航空企業內部，根據企業產品檔案用戶的需求，合理提出檔案服務利用方向，結合已有材料，制定規劃，將產品檔案數據資源轉換為更有價值和意義的編研產物。例如：將型號研制各個階段產生的試驗、攻關、規范等重要依據性文件，結合產品檔案形成說明書，提煉編研出對企業發展有用的型號發展史、型號照片展或型號專項工作匯編。以此提高企業重視，吸引科研人員主動查閱。第二，產品檔案可以分別從“檔案資源內容上的數據化”“檔案保管方面的數據化”“檔案利用角度的數據化”幾個維度來實現企業服務利用的信息化。如：在產品信息挖掘利用過程中，側重信息的快速流通，做到對內容的“無縫檢索”；在產品檔案保管方面，增加電子標簽系統等新技術，注重數據的積累與整合；在服務利用時，創新服務模式，提供遠程服務和自主服務，引導員工發起檔案利用。

3.4 豐富檔案管理人員專業知識結構

檔案管理人員的知識面和關注點，也將從管理檔案向管理數據方面轉型，以此適應企業內部環境甚至管理結構的變化。

第一，加強檔案人員信息化方面的培訓，側重于航空企業產品數據的全生命周期管控方面的學習。做到在信息化平臺購買之初，充分考慮日后檔案數據歸檔需求研究；保證各類信息化平臺在使用之初，檔案管理人員是第一批參加使用和給出評價的人。第二，鼓勵檔案人員參與到企業信息化建設中。確保檔案管理人員不僅可以從事產品檔案管理工作，還可以在產品檔案業務管理過程中，發現檔案數據歸檔漏洞，成為產品信息結構化管理方面的專家。

4 結束語

航空裝備產品檔案管理不僅是對企業財富的積累和簡單的災備，也是未來國家實現在線支持科研生產的重要手段，是對高、精、尖技術的保護。航空企業產品檔案不僅需要管理提升，更需要與業務管理充分結合，真正發揮他的價值與作用。