淺談新時代基層檔案工作模式的轉型升級

劉 嬌

（自然資源部第三地形測量隊，黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是非常重要的資源，因此檔案管理工作的重要性可想而知。新時代環境下，檔案管理工作的不斷發展，使得基層檔案工作的要求也在逐步提高，檔案的匯總整理要科學的進行，以使檔案信息得到充分的利用，使其對社會發揮最大化效能[1]。因此，對于基層檔案工作的開展需要不斷的轉型升級工作模式。

1 基層檔案管理工作轉型升級的重要性

在當前的社會環境下，各個行業領域的工作開展都在尋求新的工作模式，基層檔案工作也不例外。現如今基層檔案管理工作需要重點解決的問題就是怎樣更好的打破傳統檔案管理工作模式，以提高基層檔案工作的成效[2]。這就需要對檔案管理的構架進行科學建立，打破傳統的檔案管理思想及方式，通過科學的開展檔案管理工作，更加充分的發揮檔案的價值，綜合提升檔案管理工作的質量。另外，對基層檔案工作進行轉型升級，能夠使檔案信息資源的利用率得到有效的提升。傳統的基層檔案工作中，部分管理人員對檔案工作的重要性認識不足，檔案管理的流程較為混亂，這使得部分檔案信息在進行使用時無法快速得到，影響了檔案信息的使用率，而通過檔案工作方式的轉變和優化，可以進一步規范檔案工作流程，使檔案信息得到全面的使用[3]。

2 新時代檔案工作存在的困境

1.1 信息技術的發展對實體檔案工作產生較大的沖擊

如今信息化的發展速度非常快，各個行業在運行發展的過程中也逐漸形成了較多的電子文件，檔案工作的對象發生了改變，除了紙質化的檔案，電子文件需要保存歸檔的也有更多。然而電子文件穩定性較差、容易丟失等特征，使得現如今檔案電子文件的可靠管理成為急需解決的問題。在檔案管理信息化快速發展的過程中，檔案工作已經從傳統的紙質管理轉變為電子文檔、數據庫管理。檔案管理系統的信息連接更加緊密，能夠和企業單位的辦公系統、PDM系統等進行無縫連接，因此，在這樣的環境下，檔案管理工作也要積極轉變。

1.2 信息化環境下對檔案工作的要求更高

傳統紙質化的檔案工作條件下，對檔案信息的使用都需要進行翻閱，而在形成電子檔案后，查詢檔案的效率就得到了良好的提升，改變了以往借閱檔案的方式，通過網絡資源庫的檢索就能夠對檔案信息進行查閱，在這樣的環境下，檔案信息管理工作更要注重管理的質量，因此對檔案工作的要求也逐漸提高。另外，電子文件數量在不斷增多的情況下，文件信息的質量問題凸顯，需要通過信息技術對電子文件信息進行辨別，傳統的檔案工作方式在信息獲取和處理方面已經無法良好的滿足現代化的需求，因此，檔案工作方式需要積極進行轉型升級。

3 新時代基層檔案工作的優化措施

3.1 對檔案工作理念進行積極轉變

在新時代環境下，基層檔案工作的開展要想獲得更好的成效，首先，基層單位需要積極順應時代的發展要求，對檔案管理工作的思想進行轉變，充分的認識檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作歸入到單位日常的管理任務中，建立良好的檔案管理秩序。基層單位要從實際情況出發，對檔案工作的服務進行強化。另外，檔案管理工作要通過多種路徑提高其大眾性，對基層檔案管理進一步全面了解，使檔案信息能夠得到充分的利用，便于檔案信息的查閱。再者，基層檔案管理人員要對工作進行系統化的認知，對檔案資源進行高度整合[4]。

3.2 建立以用戶為核心的工作模式

基層檔案工作人員需要對以往被動式的檔案管理方式進行轉變，將檔案從存到用的主動化改變，建立以服務和以人為本的管理理念。在進行檔案收集、整合、存儲以及使用時需要以用戶的需求為基礎，提供主動化的服務，形成以用戶為核心的檔案服務機制。

1）以知識積累為基礎進行檔案收集。進行檔案收集需要根據文件材料的歸檔范圍，歸檔必須明確是原件或者是紅頭文件，對于具有憑證價值的文件歸檔要進行強調。以往傳統化的檔案工作是從文件資料的歸檔開始，收集分為不同的時間節點，收集的方式基本都是被動式的，從收集范圍上來講，歸檔文件的原始性需要具備法律效力。從知識積累的角度進行檔案信息收集，文件材料的范圍得到擴大，對于非正式文件材料也要加強收集，完善建立收集培訓制度，使知識資源的來源進一步廣泛。2）完善建立檔案用戶反饋機制。以往的檔案管理工作是根據相應的原則對檔案進行整理、分類、編號等，形成規范化的模式。但是用戶在進行檔案信息使用時，往往對檔案的種類、編組等并不了解，檔案管理工作主要是從檔案實體文件存儲管理角度進行，而對用戶的使用需求并沒有充分關注。而且在信息化環境下，檔案工作面臨的狀況發生了較大的變化，工作對象在逐步擴展，檔案信息管理的形式已經不單單是紙質化，還存在較多的電子文件。基層檔案管理工作人員需要對用戶的使用需求進行充分考慮。所以，需要充分的改變檔案服務方式，借助信息技術手段使檔案信息實現網絡化的借閱、查詢等服務。結合用戶、部門的不同需求，對原始的檔案數據信息進行分類，為用戶主動提供多類的檔案信息資源。3）借助信息技術充分實現檔案信息資源的共享。大數據分析技術能夠為檔案信息的開發利用提供較好的技術保障。對基層檔案信息進行使用時，對不同用戶檔案資料信息進行跟蹤分析，主動提供信息服務。在規定允許的條件下，通過多種手段實現信息資源的共享，以使檔案信息服務更加全面。比如，有單位在進行項目建設時，需要采購應用軟件，有關的培訓信息、使用資料等，在單位內部的資源庫中就可以進行共享發布，實現檔案信息的共享。

3.3 對人才隊伍建設進行強化

在新時代環境下，要想更好的開展基層檔案工作，就需要有高素質的人才隊伍，檔案工作人員的綜合素養會較大的影響基層檔案管理工作的質量，因此，需要不斷的強化人才隊伍建設。首先，基層單位需要借助于多種渠道引入專業化的檔案管理人員，對人才隊伍整體的水平進行有效提升。另外，基層單位要建立積極走出去的思想觀，對檔案管理工作人員進行周期化的專業培訓，提高工作人員的專業管理能力，為基層檔案管理工作打好基礎。再者，基層單位要通過激勵機制提升檔案工作人員的積極性，從整體上提升檔案工作隊伍的水平，這樣基層檔案管理工作才能獲得更好的成效。

4 結束語

總而言之，基層檔案管理工作十分重要，現如今，傳統檔案管理模式已經無法滿足當前檔案管理工作的需求，因此，基層單位一定要積極轉變管理觀念，對檔案管理工作的模式進行優化，健全檔案管理制度，借助信息技術手段實現信息網絡共享，加強人才隊伍建設，提高人員綜合素養，做好基層檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理的成效，進而推動基層單位獲得長久穩定的發展。