加強固定資產投資項目基建檔案的管理探討

李 麗

（中國航發貴州黎陽航空動力有限公司，貴州 貴陽 550014）

在企業現代化和市場經濟的發展條件下，檔案管理工作研究領域在最近幾年來已經出現了一個全新的研究課題，即固定資產投資建設項目的基建檔案管理。許多大型企業和教學科研單位為了積極主動進行自身產業結構的優化調整，加大了固定基本資產建設項目的投資建設，新建、擴大、改造了許多的企業科研、生產技術基地，由此也就逐漸產生了大量固定資產項目投資和融合投資項目建設檔案。

1 固定資產投資項目的基建檔案內涵

1）項目周期長，檔案文件多。一個固定資產項目投資建設項目從初步規劃立項、勘查規劃設計工作開始到最后的項目建設前期施工、完成后的竣工驗收，少則一兩年多則四五年，甚至可能需要十年更長的一段時間。在整個建設過程中，產生大量的招投標文件、設計文件、勘察文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等各階段的文件材料。

2）參與主體多，檔案難以收集。在固定資產投資建設項目的過程中，涉及的部門和環節眾多，產生的檔案文件數量大、類型繁多，如涉及的建設單位、施工單位、監理部門，以及設計單位和消防、環保等政府的行政管理機構，每個部門所需要產生的各種檔案和文件資料都是分散在不同的行政管理部門中。

2 固定資產投資項目基建檔案管理現狀

1）尚未形成高度的重視。檔案管理部門無論是在企業還是在其他行政機構都屬于邊緣化的部門或單位，在企業或單位的話語權不夠高、影響力不大。項目實施部門的管理人員檔案意識不強，認為只要管理好建設過程就可以。檔案的歸檔要求繁雜各參建單位存在抵觸情緒，對檔案工作敷衍了事。這樣就大大的增加了檔案收集工作難度。

2）尚未形成完善的制度。固定資產項目的檔案由于在規章制度的建設上相對薄弱，在固定資產投資項目的檔案信息形成、搜集、歸檔以及進行整理和利用等各個環節上，都缺乏行之有效的檔案管理體系。現階段我國各個事業單位的固定資產項目檔案管理中存在的一些突出問題主要是因為固定資產項目檔案歸檔的范圍不清晰，搜集整理工作中的職責劃分不合理，造成了責任不明確，出現了無人對其負責或者是多人對其負責的情況。

3）尚未形成健全的管理體系。固定資產項目投資建設項目不僅僅主要是在于單位內部各個部門之間的各種聯系和溝通協調，還往往需要與外部各參建單位等各個部門之間進行各種溝通或者合作，這給檔案工作實施帶來很大的不便，同時固定資產項目投資建設項目的文件檔案也是從一個項目整體建設和工程實施的整個過程中，從文件檔案資料的收集生成工作到整理歸檔都往往需要經過一定的時間和許多的一些中間環節，使得固定資產建設項目中的檔案通常往往是分多次、零散地對其進行整理歸檔，這與目前企業檔案的工作專業性、成套化相矛盾，同時這樣的具體實施工作流程也很容易導致發生檔案資料信息收集不齊全，搜集資料質量低劣等各種情況的同時發生。

4）尚未建成專業人才隊伍。檔案管理部門的人員多數為檔案專業，對固定資產投資項目建設項目不了解，導致對歸檔范圍的理解有偏差，對檔案的連續性、完整性認識不到位，無法做到對國定資產投資項目檔案應收盡收。

3 完善固定資產投資項目基建檔案管理建議

1）提高重視程度。我們要想更好地開展固定資產建設和投資項目的檔案工作，首先，對檔案管理的基層工作者進行了認識和教育，提高了檔案管理工作者對固定資產建設和檔案工作的高度重視；其次，需要增強項目實施管理者對固定資產投融資項目的檔案管理工作的重要性認識。通過對檔案管理專題講座、兼職檔案人員的業務技能培訓說清檔案工作的意義和重要性，提高他們所尊敬和重視的程度。讓大家認識到固定資產項目的檔案是完成一個項目的管理任務與竣工驗收的一個重要前提與保障。

2）完善相關制度。首先，制訂了檔案審核單的精細化工作制度。按照固定資產各個項目的特殊性以及符合國家規定的歸檔標準，明確各個項目的具體和歸檔區域，并編制檔案審核單。在一份文件檢查清單中明確列出了每個工程項目都應該進行歸檔的各種文件和檔案信息以及其他相關檔案的質量規范，在進行檔案交接的過程中登記了交接人和受到的接收者，以此來確保各種檔案信息有蹤可循，避免了檔案信息的嚴重缺失。加強對固定資產投資管理項目的建設檔案歸檔文件以及相關證明材料的監督審核，同時及時與投資項目檔案管理相關部門人員進行業務溝通，了解建設項目的投資建設檔案工作管理實際開展進度和其相關執行管理情況，堅持項目檔案管理和建設項目投資建設檔案工作管理同步協調開展，確保投資項目建設檔案的相關信息來源完整性、準確性和檔案服務的高效和質量。

3）提升管理效力。固定資產檔案項目管理是一個漫長而緊密的管理環節，為了保證項目的最終檔案信息化管理質量，就需要自身從檔案的形成階段起就逐步對檔案信息化的質量和安全性進行有效地管理與控制。檔案機構應從固定資產項目的建設立項工作開始，從源頭上的介入涉及固定資產建設項目的全過程中來，及時地做好各項固定資產建設項目的檔案信息搜集整理工作，充分了解和掌握該項目的施工建設。對新立項的固定資產項目主體要對有關項目的管理者進行各種檔案管理等方面的專業技能培訓和指導，對外部協助合作的企業，在協助合作前就其所形成的各種檔案信息資料歸檔內容進行明確的歸檔要求和標準。

4 結語

綜上所述，固定資產投資項目基建檔案體系反映了我國各大基建項目的真正面貌，在整個工程項目施工的全過程中起著不可取得替代的重要作用。基建檔案管理工作本身就是一項對于歷史完全負責、為社會現實服務、替未來著想的重要工作，檔案管理者應根據不同的基建檔案管理工程項目的具體特點，及時分析總結基建檔案管理中可能出現的困難和問題，并且有針對性的加以解決，不斷創新自己的工作思路，改進自己的工作方法，探索出一種基建檔案新的管理模式，把我國基建檔案管理水平大幅提升達到一個全新的標準。