新形勢下事業單位檔案管理工作創新路徑分析

馮 娟

（山東省青島市嶗山區暫住人口管理辦公室，山東 青島 266000）

1 創新事業單位檔案管理的價值

檔案可以說是事業單位健康發展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業單位各環節管理就形同一盤散沙，發展也會落后。基于此，事業單位在新發展形勢下應重視檔案的創新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環節。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發揮自己的作用和價值。最為重要的是創新檔案管理模式，可以使事業單位查缺補漏，找到影響自身發展的問題，進而創建行之有效的方式，實現檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業單位發展提供服務和幫助。

2 當前事業單位檔案管理現狀

2.1 事業單位檔案建設認識不足

在信息化時代，各行各業的檔案管理都有了不小的進展，事業單位的檔案管理工作仍然存在信息化建設意識不足的情況。一方面事業單位過于重視事務性工作，忽視了檔案建設工作，在軟件應用和檔案信息管理方法創新方面缺乏積極性和主動性，沒有達到領導對于檔案信息的有效性、真實性、完整性的要求。另一方面，由于中高層管理者的重視不足，事業單位內沒有形成比較專業的文件檔案管理氛圍。

2.2 檔案信息存在安全隱患

在大數據時代，各種信息技術不斷發展，并逐漸被應用到生產與生活的各個方面。信息技術在帶給人們諸多便利的同時，也引發了一系列問題，其中最令人關注的問題便是信息安全問題。從當前我國事業單位信息化管理現狀不難發現，在檔案管理這一環節上，事業單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識有待提高，這勢必會影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導致檔案信息被竊取或者數據被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過木馬或者病毒攻擊檔案系統，致使事業單位檔案管理系統發生癱瘓，造成嚴重后果。

2.3 缺乏專業的檔案信息化管理人才

大部分事業單位并沒有專門的檔案管理科，所謂檔案管理就是對于人員信息、單位發展史、資質證件、經受材料等進行簡單的歸檔和登記工作，換言之就是信息的錄入，只是檔案管理的一個簡單環節。而檔案管理的人員大多由事業單位內已經臨近退休的人員進行兼職工作，他們并不懂得如何發揮檔案管理在企業管理中的優勢，甚至工作較為懶散，導致檔案信息的真實性難以保障。目前市場中，專業的檔案管理人員較為稀缺，而成熟的檔案管理人員需要同時具備專業的理論知識和豐富的檔案管理經驗，高校內的檔案管理人員并不具備成形的管理理念，只能對于國外的檔案管理案例進行模仿和借鑒，導致事業單位的檔案管理工作難以從實際出發，很難達到預期效果，無法為領導決策等提供依據。

3 新形勢下事業單位檔案管理的優化措施

3.1 要從根本上重視檔案管理工作

要實現檔案管理工作在事業單位管理中的重要作用，要從根本上提高管理人員對檔案工作的認識。在事業單位檔案管理工作開展中，管理人員作為主體要提高自身的思想認識，形成檔案管理意識，才能保證檔案管理工作順利的開展，為檔案管理工作的進步提供基本的條件，通過科學的方法讓員工認識到檔案管理的重要性，在日常工作中增強認識，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設當中，同時最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對事業單位運行產生的影響，意識到檔案工作的積極作用和價值。同時要統一規范化地開展檔案管理工作，為科學合理的管理方法提供支持。在事業單位內從領導到各級員工，從各個部門的角度出發，都要正確地認識到檔案管理工作發揮的價值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實檔案工作的高效管理奠定基礎，領導也要加強重視，在事業單位起到積極引導的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會加強對檔案管理工作的重視，不斷規范自身的行為，增強檔案管理的責任意識。

3.2 進行檔案管理信息化創新建設工作

其一，檔案管理工作人員應當增強自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實時傳遞。其二，引進新型技術和設備來管理檔案工作，比如，使用電子計算機和數碼掃描儀，在應用新型技術和各項設備的過程中，檔案管理人員應當將紙質檔案錄入電子計算機內，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅實基礎。其三，創建規范性的信息管理平臺，適當地公開構建保密屬性的信息和檔案，該項信息化網絡管理和共享平臺的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務。其四，在檔案管理工作開展期間，相關人員務必強化系統安全程度的維護力度，動態性檢驗檔案管理系統和周期。

3.3 打造專業的學習型檔案管理團隊

在信息化建設時期，人力資源、人才戰略就是在激烈的市場競爭中的決勝關鍵，對于事業單位同樣如此。關注檔案管理信息化進度，必須要保障檔案管理從業人員的專業性。作為專業性人才培養和輸出的育人單位，高校教育承擔著為企事業單位和社會培育優秀人才的重擔。結合目前市場內的行業缺口情況，國家教育部應明確重視信息管理和檔案建設等專業人才的培養，鼓勵高校設定相關專業，在校教育期間，不僅僅提供理論知識體系構建和學習，還需要和檔案管理信息化建設已經初具雛形的單位達成戰略合作，一方面提高該事業單位的檔案管理水平，融入新鮮的管理血液；另一方面，可以幫助檔案管理、信息管理相關的學生，提供理論與實踐知識相結合的機會，幫助他們更好地理解掌握專業知識，為日后的工作積累寶貴的工作經驗。

4 結束語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學習和進步，發現事業單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業單位長遠的發展提供重要的支持條件，也能夠提高事業單位的綜合實力。