談新時(shí)代如何做好檔案管理工作

陳海波

（重慶市秀山土家族苗族自治縣人大代表聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，重慶 409900）

新時(shí)代檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，對管理人員專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德等要求很高，尤其是在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作從工作理念、工作模式到工作方法都需要?jiǎng)?chuàng)新，管理人員需要結(jié)合當(dāng)前工作形式，以及工作需求，不斷創(chuàng)新管理方法、管理模式，以此提高檔案管理時(shí)效和質(zhì)量。

1 新時(shí)代檔案工作的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

硬件建設(shè)落后。館室緊張、設(shè)施簡陋等問題普遍存在，已經(jīng)成為制約基層檔案工作發(fā)展的重大因素。部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作重視和關(guān)注不夠，檔案管理的問題不能及時(shí)得到解決。集中保管、按時(shí)移交、規(guī)范管理、信息化開發(fā)、利用服務(wù)等工作步伐緩慢。檔案基層人員身兼數(shù)職、頻繁更換、沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練等現(xiàn)象比較突出。全域化管理缺乏。缺乏對民生檔案的收集整理和利用，利用網(wǎng)絡(luò)記載數(shù)據(jù)收集整理的方面也存在很多困難和問題。基層檔案工作著重管理行政事業(yè)單位，缺乏全方位關(guān)注社會(huì)各個(gè)層面，尤其是各種新產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)形態(tài)，如農(nóng)村合作社、家庭建檔等。應(yīng)將檔案進(jìn)行全域化管理、互通、銜接和融合，形成一個(gè)整體，在一個(gè)平臺(tái)上廣泛利用。

2 新時(shí)期檔案管理工作存在的不足

2.1 檔案管理工作人員專業(yè)能力有待進(jìn)一步提升

檔案管理工作人員的水平能夠在一定程度上決定檔案管理工作的效果。從當(dāng)前我國檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況來展開分析，可以發(fā)現(xiàn)從事檔案管理工作的人員年齡比較大，甚至部分區(qū)域的檔案管理工作人員是兼職，并不熟悉檔案管理工作的流程，缺乏檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。再加上部分檔案管理工作人員意識(shí)不到檔案管理工作的重要性，缺乏責(zé)任感，很可能會(huì)由于操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息丟失，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行，甚至?xí)τ跈n案管理相關(guān)工作的開展造成損害，產(chǎn)生難以估量的損失。

2.2 部分部門并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作之所以無法達(dá)到預(yù)期效果，主要是因?yàn)椴糠植块T并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對于檔案管理相關(guān)工作的投入比較少，這就導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作的過程中較為敷衍，缺乏責(zé)任心，檔案服務(wù)水平較低，無法為新時(shí)期單位的發(fā)展提供支持。部分單位對于檔案管理工作不夠重視，沒有定期對于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，所運(yùn)用的檔案管理制度較為片面，這都不利于檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.3 檔案管理工作所使用的設(shè)施設(shè)備較為落后

隨著技術(shù)水平的提升，在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該合理的對于新興技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，提升檔案管理工作的效率和水平。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來看，可以發(fā)現(xiàn)部分檔案管理部門并沒有與時(shí)俱進(jìn)的開展檔案管理工作。部分單位的設(shè)施設(shè)備數(shù)量比較少，缺乏電腦、打印機(jī)等，并且所運(yùn)用的檔案技術(shù)較為落后，仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的人工操作來對于檔案進(jìn)行歸類、修訂。部分單位雖然購買了相關(guān)設(shè)施設(shè)備，比如說電腦、掃描儀等，但是卻沒有足夠的能力對于現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用，這都不利于檔案管理工作的順利開展。

3 新時(shí)期提升檔案管理水平的措施

3.1 提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平

檔案管理工作人員的水平對于檔案管理工作的開展有著非常關(guān)鍵的作用，在新時(shí)期想要提升檔案管理水平，就必須要培養(yǎng)專業(yè)能力較強(qiáng)，對于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理工作人員。第一，在對于檔案管理人員進(jìn)行招聘的過程中，要考慮到人員的受教育程度，盡可能地聘用一些接受過專業(yè)化教育的工作人員。第二，要對于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其學(xué)到更多的理論知識(shí)和技巧，確保其能夠熟練的對于計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用，為檔案管理工作的現(xiàn)代化開展提供條件。在這個(gè)過程中，還應(yīng)該使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自己這一工作的重要性，更加投入的加入到工作之中，對于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

3.2 對于檔案管理制度進(jìn)行落實(shí)

檔案管理工作的開展需要有制度作為支持。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對于檔案管理工作予以充分的關(guān)注，投入較多的資金為檔案管理工作的開展提供支持，并對于檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充，使其更加適應(yīng)單位檔案管理工作的需要，構(gòu)建完善的檔案管理體系。第二，應(yīng)該適當(dāng)?shù)奶嵘龣n案管理工作人員的報(bào)酬，使其對于工作產(chǎn)生熱情，更加專注的進(jìn)行工作。

3.3 提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

在新時(shí)期，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是大勢所趨，為了在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)成檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展這一目標(biāo)，就必須要增加資金投入，構(gòu)建專門的網(wǎng)絡(luò)，并購買電腦、投影儀、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的開展有充足的硬件和軟件設(shè)施作為支持。除此之外，還應(yīng)該運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)，并定期的進(jìn)行維修、管理，使檔案管理工作的現(xiàn)代化水平得到提升。

4 結(jié)語

對檔案管理工作進(jìn)行合理的優(yōu)化調(diào)整是新時(shí)期檔案管理工作的重要內(nèi)容，對于檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有著非常關(guān)鍵的作用。因此，新時(shí)期檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要認(rèn)識(shí)到自己這一工作的重要性，不斷的提升自己，創(chuàng)新進(jìn)行檔案管理的方式，為檔案管理現(xiàn)代化開展提供條件，確保檔案資料能夠被高效利用，為我國各行各業(yè)的發(fā)展提供條件。