人事檔案的社會化趨向思考

傅鴻飛

（鄂東醫療集團黃石市婦幼保健院（湖北理工學院附屬婦幼保健院），湖北 黃石 435000）

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案流轉手續繁雜，棄檔問題嚴重

人事檔案應該是由各級政府部門管理，專業的管理機構進行人事手續調動工作，但是由于各地政府和機構的標準手續不一樣，就出現人事檔案在流轉過程比較麻煩，尤其是異地調動人事檔案，個人來回奔波調動個人檔案，會增加時間成本和經濟成本，這就會出現棄檔問題。甚至還有一小部分人受利益的驅使，專門為難檔案的調動，這些問題不僅會影響個人還會影響政府的權威，給政府的形象造成損失。

1.2 人事檔案整理缺少統一標準

人事檔案的數量非常得龐大，所以需要制定好統一的管理標準才能有效的管理。目前國家雖然有關人事檔案的規定已經制定，但是人事檔案涉及的部門和人員較多，每個人都檔案管理的認識和管理制度的使用不同，就會出現管理的偏差，造成手續麻煩、繁瑣，每一個人的處理方式不同，就導致檔案在進行管理時出現偏差，缺少統一的執行標準。

1.3 傳統的分類方式已經不能滿足現代的社會要求

目前人事檔案的內容很多，包含著每個人的學歷、經歷、政治面貌、工作經驗、還包含著對領導的評價等多個方面，人才在社會中流動，檔案也隨之流動，這時候數量龐大就會導致工作量增加，給檔案管理工作增加難度，傳統的檔案管理形式已經不能滿足現在大規模的檔案流動，這些模式需要進行創新和改變。

1.4 現在人事檔案多為靜態資料，缺少動態管理

人事檔案是為了了解個人履歷建立的，這需要對檔案進行很多數據的整理，需要根據個人經歷的不同進行檔案的劃分，隨著現在社會的進步，對檔案的要求也在不斷進步，對檔案管理模式已經需要進行動態化管理，更大程度地發揮檔案的作用。目前現在的人事檔案還處于傳統的管理模式，還是屬于靜態資料的管理，不能及時的更新檔案內容。而且現在很多小型的企業對檔案根本不重視，在進行人事管理時缺少對檔案的要求，不注意檔案的更新和檢查，這就造成檔案管理不及時，檔案對于其他企業、單位來說缺少有效的信息利用，檔案就變成了書面化材料，不能增加對檔案的使用，檔案的實用功能越來越老化，這些都不利于檔案的管理。

1.5 人事檔案信息化程度不高，可利用資源少

目前眾所周知人事檔案是比較重要的，而且內容十分重要，但是目前檔案的管理工作還是使用傳統的檔案管理方式，并未及時有效的更新使用現代化的管理方式，這種信息化程度不高就給檔案的調閱、調動都造成了很大的困難。目前很多的地區檔案管理方式還是處于紙質化材料，檔案的調動還需要人工查找和翻閱在進行搬運等工作，這些效率低下，人工成本也高，且有關政府部門、事業單位對檔案管理工作也不夠重視，管理檔案的人員缺少專業性人員，這些都不利于檔案向信息化方向發展。

2 解決人事檔案管理中存在問題的措施

2.1 簡化流轉手續

人事檔案由政府和專門管理檔案的機構進行管理，這種管理出現的手續繁瑣等問題都是會影響檔案的流動的，所以需要引進檔案社會化管理，簡化流轉手續，檔案社會化管理就是人事檔案的管理工作由社會專門機構進行管理，簡化流轉手續，使用先進的技術設備，制定科學的管理機制、保證檔案的完整性。而且為了減少人員對檔案的壓制，可以制定一套針對性的管理措施，保證檔案在流動時能減少個人的時間成本和經濟成本，真的給個人提供方便。

2.2 制定檔案統一管理標準

在檔案管理標準需要做到檔案“隨人走”，保證人員和檔案的有序流動，給檔案的管理工作制定統一標準，讓每一個地區、每一個部門都能有序的調動檔案，而且設立地區專門的社會化機構，做到檔案集中管理，保證不同地區、不同級別的檔案調動流轉工作流程一致，每一個標準都是透明的、公開的，實現檔案管理工作的社會化管理，實現“檔案隨人走”的合理配置。

2.3 更新檔案管理方式

傳統的檔案管理方式已經不能滿足于現在的社會標準，需要對檔案的管理方式進行不斷更新，首先可以更新檔案的工作人員，給檔案管理工作人員加入新的血液，讓新的做工人員都能操作檔案的電子化錄入系統，保證工作人員都能認真負責，其次可以設置專門的社會化機構進行檔案管理工作，保證檔案在管理和調動時都能有人負責，不至于出現混亂的現象，最后可以簡化檔案的管理流程，進行傳統模式的突破和創新。

2.4 做好檔案的動態化管理、更新工作

檔案的動態化管理就是需要企業、事業單位重視對檔案的更新工作，制定一定的檔案標準，給檔案進行合理的更新和配置工作，有關企業、事業單位可以在檔案進行調動之前做好人員在這一階段做的工作測評，給人員檔案進行合理的更新，企業和事業單位需要重視檔案的動態化管理，增加檔案的可利用性，讓檔案在人員流動中還具有權威性，讓檔案真的有意義。

2.5 使用信息化管理手段

現在大數據時代下很多工作單位都已經使用互聯網技術給企業、單位的數據工作進行了信息化的處理，這種改變有利于數據的管理，所以在檔案管理工作中也可以引進信息化的技術管理，增加檔案管理的便利性，給檔案管理工作引進新的技術人員，降低檔案管理的人工成本和經濟成本，做好先進的檔案管理工作。使用信息化技術管理檔案方便檔案的查閱和調動，還有利于減少紙質化材料，減少人工搬動、填寫、拆封等工作，信息化管理檔案留存的時間也可以增加，方便記錄更多的人員的經歷。

3 結束語

給檔案進行社會化管理是為了方便人員和檔案的調動，檔案的社會化管理能讓專門的機構進行管理，增加了檔案管理的有序性和便捷性。檔案是個人的重要經歷的顯示，具有很重要的意義，所有做好檔案的社會化管理有利于減少檔案的現在所面臨的問題。