新形勢下機關檔案管理工作存在的問題和建議分析

陳 靜

（湖北省荊州市生態環境信息與檢測評估中心，湖北 荊州 434000）

在社會的不斷的發展中，互聯網的蓬勃發展改變的人們生活的各個方面，對于機關檔案工作也是這樣，互聯網的普及，使得機關檔案工作更為便捷，信息化、網絡化的技術在推動檔案的管理發展起著關鍵性作用。在機關檔案管理工作的開展中，要不斷加強網絡化的觀念和意識，在適應新形勢的發展下，機關檔案管理一定要加強對網絡的利用，在發展中尋求新的突破點[1]。

1 機關檔案管理工作現狀

1.1 機關檔案管理應當形成科學的管理機制

隨著經濟的不斷發展，社會對于管理環境的需求不斷增加，進而高效的機關檔案管理系統可以對機關發展提供強勁的動力支撐，也為機關的發展方向提供了有效的支持和引導。現在我國很多機關還是沒有建立相應的機關檔案管理系統，更不具備完善的制度和體系，這樣也導致了機關的檔案管理系統效率跟不上，機關不能第一時間掌握先進的發展理念，這樣檔案管理工作的風險性和效率值也處于一個危險的狀態下，制度不夠完善還會導致機關的其他部門對于檔案管理的不信任，導致機關的部門各自為政，機關想全面統一的管理根本無法實現。所以機關的檔案管理的系統建設不容忽視，要提高檔案管理人員的素質也是重中之重。

1.2 機關檔案系統的升級支持度不足

機關的檔案管理從紙質管理過渡到信息化管理的進程中，機關單位其他部門都緊跟時代的步伐，檔案管理工作的轉變機關單位給予的投入不足以支撐技術的不斷更新換代，也是因為檔案管理工作在機關單位的關注度不高，所以檔案管理的工作的人員并沒有真正意義上的大數據時代給予我們的轉變，我們抓不住網絡現代化對我們的洗禮，我們的認知局限在紙質管理的時代中，所以我們需要的是全方位的轉變思想，即使是很小的轉變也要投入進來，一定要認知大數據對我們的重要性，機關檔案管理系統的管理和維護也要及時的進行，機關不要忽視檔案管理的重要性[2]。

2 新形勢下機關檔案管理工作建議

2.1 機關檔案管理的獨立性

機關檔案管理工作需要有自身的獨立性，在大數據的新形式下，機關檔案管理的獨立性更為重要。在檔案管理部門應當有自身的管理權力，不應該放任機關的其他單位削減檔案部門的權力，在機關的檔案管理的系統中，應當采用分級的報告形式，每一級都要有獨立的匯報形式，對于檔案管理體系匯報的最終結果，也需要有特定的人員去管理，這樣的分級獨立性，使得檔案管理的工作人員發揮各自的職能，對于機關的人力資源也得到了充分的調動，每個人對應自身的職責，也是對其他人起到了監督的作用，這體現了機關檔案管理工作的獨立性的重要性。

2.2 機關檔案管理制度的完善

機關的領導要在自身的發展出發，結合機關現在的發展環境，和對機關檔案管理系統中存在的漏洞和問題，提出響應的管理意見和解決方案，在對機關檔案管理工作進行分析，結果國內外先進的管理理念和對與檔案管理工作的經驗和方法，加強機關檔案管理的規范性和科學性。制定出一系列的管理體制和發展方案，再結合機關自身的特點和進行對應的調整。從而形成機關自身獨有的檔案管理方法和優秀的人員管理機制[3]。

2.3 機關檔案管理系統的更新

在現在的社會經濟形勢下，機關要實現在競爭中占得先機，就一定要在機關檔案管理系統的應用上領先競爭對手，在大數據時代的社會上，機關檔案管理必須的應用大數據思維來進行管理，機關的人員必須的有大數據的戰略思維和意識，盡可能的應用大數據來對機關自身的發展形勢作出應有的判斷，在以之前的機關檔案管理的經驗，以及大數據給機關對以后的預測相結合。創建新型的機關檔案管理系統，明確的將現有的一切資源利用起來，對于機關管理的作用最大化。運用行之有效的方法，將機關的檔案管理系統引領到一個全新的發展方向中來，機關的管理部門也要將更新后的大數據產物進行有效的分配，使機關在社會的形勢驅使下，有效的掌握社會的發展趨勢，根據這樣的發展趨勢來制定下相關的既定目標，在不斷的改善和調整中，明確機關的發展方向[4]。

2.4 檔案管理模式的規范性

首先，機關的檔案管理工作需要專業的管理團隊，要正視的是檔案管理的工作最重要的是細致，這也是對檔案管理的隊伍最初的要求，在信息化的現在，重視檔案信息化的人才培養，為現在的檔案人員進行計算機基礎的培養，現代化的數字技術、網絡技術和現代的計算機應用技術，對于檔案管理的側重點也應該放在應用新技術、適應新環境、檢驗新方法的培養中，一定要支持員工提高學習的積極性，提高員工的基本素質，加強員工的實際上手能力，努力把機關檔案管理人員培養成為技術性檔案管理人才隊伍和了解信息技術的復合型人才隊伍。其次，建立監督考核的獎懲機制，針對檔案工作人員的表現和對工作認真負責的程度來進行監督和考核，另一方面要對檔案管理人員在各個環節的工作狀態和規范程度進行監督和考核，結合機關檔案的規范管理制度，對相關的工作人員進行獎勵和懲罰，進而促進檔案管理工作的規范管理。更要抓好機關檔案工作的重要環節，做好及時的整理和歸納，確保服務性能好，安全性能高。檔案管理人員在資源管理的過程中要維護好資源的完整性和管理的規范性，提高對檔案管理的安全性，時刻關注檔案管理工作的變化，隨機應變積極動的提供檔案管理服務[5]。

3 結束語

隨著網絡時代的全面發展，機關檔案管理的發展也來到了全新的層面，現在的網絡化管理代替了人工紙質化管理，也是這個轉變對于機關單位的所有人都要加強網絡信息化建設的學習和維護，其實要加強機關對于檔案管理的重要程度，在不斷提高相關人員的專業素養和能力的同時，要將在互聯網的環境下機關檔案管理工作做到最優化，滿足機關單位的需求和發展。