辦公室文書檔案的收集與歸檔工作探討

李 琴

（武漢佰信達通信工程有限公司，湖北 武漢 430000）

1 引言

在一個單位的檔案管理工作當中，文書檔案收集歸納是一項十分重要的工作內容，并且文書檔案的記載方式需要科學合理，可以精準地記錄出所有問題是如何來的以及如何得到有效的解決。這在相關部門的發展也占了很大的比例。所以，在新時代當中，企業單位要想在激烈的競爭市場當中有一定的地位，就需要做好文書檔案收集歸納工作，保證其真實性以及準確性。

2 文書檔案收集歸納的作用

文書檔案工作從目前來說，屬于國家事業單位大概中一項十分基礎的工作內容，也是每一項工作需要展開的關鍵部分。同時，文書檔案工作主要包含的有社會單位以及組織，在特殊的時期之間所發生的各種特殊事情，同時對所有問題的產生原因以及解決方法都有著詳細的記錄。當事業單位在進行一項決定的過程中，通常情況下，都需要去不斷地參考所記錄的內容，以此來將決定做到損失最小[1]。因此，這一方面也可以清楚的感受到，文書檔案的收集歸納工作如果能夠順利的實施，除了能夠給事業單位以后的發展帶來積極的影響之外，還可以促進事業單位的進一步發展。

3 企事業單位文書檔案收集歸納工作存在的問題

目前，盡管公司文書檔案管理相關工作已開始引起越來越多領導人的普遍重視關注，但在一個企業管理單位的實際業務運作管理過程中，還沒有完全引起企業足夠的高度重視，許多企業文書管理檔案或公文資料庫都存在嚴重的結構缺損、損壞等等現象。許多電子企業管理單位對傳統企業文字檔案的管理重視使用程度還沒有很大提高。

3.1 員工對文書檔案的管理意識不強

目前，多數大型事業單位檔案管理人員已經開始高度重視下屬辦公室對于文書機構檔案的收集管理，但從總體上說來看，辦公室對于文書機構檔案的收集管理還沒有真正實現自己應有的應用價值，從根本上很難分析出其原因，主要可能是由于文書機構檔案管理工作人員素質偏低，管理業務意識淡薄，特別是在文書檔案信息收集、分類等工作方面不僅存在一些新的問題，而且由于自身檔案業務管理能力的嚴重限制，導致部分大型事業技術單位在文書檔案收集分類管理歸納方面工作做得不夠好，這也給文書檔案信息查詢室的工作人員帶來了一些新的困擾，需要員工花更多的精力時間在文書檔案分類信息的收集獲取上。

3.2 單位對文書檔案的收集、歸檔力度不夠

現階段，由于一些事業單位對于檔案管理不夠高度重視，致使對文書文件檔案的整理收集、分類歸檔工作仍然做得不夠，有的事業單位甚至可能出現事業文件檔案資料大量缺損、丟失的嚴重現象。同時，存檔處理方式的不科學，造成現階段缺少了利用計算機數字信息處理技術對數字文書材料進行信息收集整理分類的應用能力。

3.3 文書檔案管理方法和技術落后

對于事業單位來說，盡管文書管理工作目前成為現代企業信息網絡管理的主要環節之一，但是，對于大多數的事業單位來說，實際上還是使用了過去比較傳統的檔案管理方式，而長時間下去，文書管理方法技術跟不上時代的發展，采用各種手工歸檔方式對單位文書相關檔案資料進行整理收集、歸檔，在檔案管理工作過程中仍然存在大量工作效率低、管理不力等突出問題。伴隨著當代國民經濟和科學技術的雙重快速發展，檔案管理工作出現了許多，新管理問題，內容多種多樣，信息數據來源復雜，使現代檔案管理者的工作更加復雜化，給現代檔案管理工作人員和檔案管理者的技術人員帶來了新的管理要求，而傳統的現代檔案管理工作方法又給現代檔案管理者的工作發展帶來了一定的管理障礙。

4 文書檔案收集歸納的策略

4.1 建立健全檔案管理制度

為切實加強辦公室文書管理檔案的檢查收集、整理、歸檔歸納工作，必須加快建立健全文書檔案管理工作制度。就目前實際情況分析來看，之所以在企業文書工作檔案的整理收集、歸檔管理過程中總會出現各種困難問題，最直接的主要原因之一就是收集工作檔案過程太隨意，工作檔案內容和具體工作管理方式都完全沒有一個系統的工作依據。所以，檔案員工將來會需要采用不同的工作方法來進行檔案工作，員工檔案管理材料將來會受到企業重視。

4.2 采用符合時代要求的文書檔案收集、歸檔方法

隨著經濟社會的不斷進步發展，企業的生產經營項目越來越復雜，人員越來越多，文件管理檔案的收集管理也越來越復雜，如果一個企業還采用以前的傳統文書檔案收集、歸檔管理方式方法來進行管理這一發展階段的企業文件管理檔案，那就必然已經是完全行不通的。以前，對企業文書以及檔案的分類收集、管理都可能是完全停留在表面上，只是把它收集整理得井井有條，沒有什么目的性。結果，造成這一管理工作不僅無法充分發揮具體指導作用和實際價值，而且許多非常重要有價值的企業信息數據資源在粗略收集整理的工作過程中會突然丟失，不利于我國企業的持續發展和企業文書資料檔案的合理利用。

4.3 檔案管理員的培訓得到加強

文書管理人員的管理水平與文件的收集、整理、歸檔的效率和質量有著密切的關系。所以，要不斷提高業務文書使用檔案的整理收集、歸檔管理效率，就必須不斷加強對文書檔案業務管理員的專業培訓。歸檔效率，就必須加強對檔案管理員的培訓。一位優秀的檔案管理工作者首先應該是具有深厚的公共檔案專業知識和文檔管理業務能力[2]。為此，企業管理應積極鼓勵和引導監督應用檔案專業人員不斷學習提高管理業務水平，學習應用檔案管理最新專業知識，掌握應用檔案管理最新專業技術。

5 結論

辦公文書管理檔案不僅能真實、有效地準確反映社會活動、企業用人單位業務活動等重要內容，文件管理檔案中的收集以及歸檔工作能有效地合理展開，是文書管理工作最基礎、最基本的各項工作管理內容之一，它不僅不但能有效保證辦公文件管理檔案的一個整體管理利用效率，而且還能起到充分發揮辦公文件管理檔案的整體作用。