檔案館管理人事檔案的分析與思考

胡鈺玲

（湖南省平江縣檔案館，湖南 岳陽(yáng) 414500）

人事檔案是有關(guān)每個(gè)人的身份、工作經(jīng)歷、學(xué)識(shí)水平、社會(huì)關(guān)系等等的記錄，人事檔案管理是對(duì)檔案進(jìn)行管理、調(diào)配、鑒別，做好人事檔案的管理，是為企事業(yè)人力資源提供人事信息數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)。檔案館需要提高對(duì)檔案管理的重視，認(rèn)真思考和分析現(xiàn)階段人事檔案的管理如何能更好的為當(dāng)然投放個(gè)人或單位服務(wù)，如何能更高效的完成本部門(mén)的工作。

1 檔案館人事檔案管理的重要性

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，縣檔案館需要依法對(duì)全縣各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)[1]。一般來(lái)說(shuō)，縣檔案館擔(dān)負(fù)著檔案的收集、整理和鑒定工作。檔案的收集是指檔案館接收檔案和征集檔案的過(guò)程。按照規(guī)定，檔案館可以將各機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人手中的檔案，有組織有計(jì)劃地集中到有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室或檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和分級(jí)管理。人事檔案屬于檔案中比較重要的部分，人事檔案是企事業(yè)單位構(gòu)建人事制度和合理劃分人力資源的重要依據(jù)，檔案館對(duì)人事檔案的管理是對(duì)企事業(yè)能夠良好運(yùn)營(yíng)提供一定的幫助。人事檔案是企業(yè)對(duì)人才進(jìn)行評(píng)判和劃分的重要依據(jù)。由于人事檔案中包括一個(gè)人的基本的成長(zhǎng)資料和接受教育和工作經(jīng)歷，所以企事業(yè)單位在評(píng)價(jià)職工或人才時(shí)，人事檔案是重要的參考依據(jù)。所以縣檔案館要做好人事檔案的整理和收集的工作，人事檔案的丟失和管理雜亂無(wú)體系，都會(huì)影響到個(gè)體的發(fā)展，如果是企事業(yè)委托的人事檔案管理，則會(huì)導(dǎo)致企事業(yè)人事制度和運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生負(fù)面的影響。在企事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，職工的績(jī)效考核等方面需要及時(shí)記錄到人事檔案中，作為不同階段的記錄，這與員工的切身利益有著密不可分的關(guān)系，例如單位在選拔單位干部的重點(diǎn)人才的時(shí)候，人事檔案則是重要的參考依據(jù)。所以對(duì)于人事檔案的及時(shí)更新，是對(duì)企事業(yè)單位和員工個(gè)人負(fù)責(zé)的重要表現(xiàn)。最后，由于人事檔案對(duì)個(gè)體的成長(zhǎng)有著關(guān)鍵性的記錄，那么企事業(yè)單位可以根據(jù)本單位人事檔案數(shù)據(jù)的分析，開(kāi)展適合本單位的培訓(xùn)培養(yǎng)方案，并能科學(xué)地優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，通過(guò)提高本單位的人才力量來(lái)提高單位的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2 檔案館人事檔案管理的策略

1）構(gòu)建科學(xué)的人事檔案管理制度。對(duì)于任何一個(gè)單位和機(jī)構(gòu)而言，要想能夠更加科學(xué)的開(kāi)展工作和高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，首先需要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，健全的制度是檔案管理工作良好開(kāi)展的基礎(chǔ)。檔案館需要意識(shí)到人事檔案管理的重要性，所以在人事檔案管理工作中務(wù)必保證人事檔案的完整性，防止檔案的損壞和遺失[2]。檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)對(duì)人事檔案進(jìn)行集中的收集和保管，同時(shí)也要完成鑒別和整理人事檔案材料的工作。由于人事的變動(dòng)必然會(huì)涉及人事檔案的轉(zhuǎn)遞，所以人事檔案是動(dòng)態(tài)變化的。隨著企事業(yè)員工的變動(dòng)，檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞等工作要求，檔案館需要建立科學(xué)的檔案檢索工具，使得檔案的管理更加規(guī)范、更加適應(yīng)現(xiàn)代化的需求。檔案館對(duì)檔案的收集時(shí)應(yīng)注意明確歸檔的范圍，比如員工個(gè)人的簡(jiǎn)歷、自傳等等材料；考核工作和鑒定身份時(shí)形成的有關(guān)材料；個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)和處分等等材料；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審和政審工作中的材料；黨、團(tuán)組織建設(shè)中設(shè)計(jì)到的各種材料等等。歸檔范圍的明確是收集材料的基礎(chǔ)工作，在收集工作中，也應(yīng)有明確的制度的方法。例如定期定時(shí)開(kāi)展職工人事檔案的補(bǔ)充和更新工作，要求各企事業(yè)單位將職工的考核、培訓(xùn)和工作績(jī)效等方面的材料整理遞交，補(bǔ)充人事檔案；同時(shí)也需要對(duì)員工變動(dòng)的人事檔案進(jìn)行調(diào)整，確保檔案館人事檔案的及時(shí)性和有效性。檔案館人事檔案的收集、整理、鑒別和補(bǔ)充等工作，不是檔案館獨(dú)立完成的，所以檔案館也需要制定與有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)檔案的收集辦法，通過(guò)與企事業(yè)機(jī)關(guān)的通力合作，更好的開(kāi)展人事檔案的管理工作。

2）建立信息化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理模式。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)高效率、高準(zhǔn)確率的工作的需求，檔案館的人事管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期的人事檔案工作，更加需要重視人事檔案的更新和豐富[3]。人事檔案作為企事業(yè)對(duì)人才判斷的重要依據(jù)，需要具備更加完善、更加能體現(xiàn)員工個(gè)人的技能和經(jīng)歷的特點(diǎn)，所以構(gòu)建信息化和系統(tǒng)化的人事檔案管理，是提升檔案館工作效率和工作質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案館需要準(zhǔn)備檔案管理所需要的硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)和掃描儀器等，然后要根據(jù)檔案館檔案的管理來(lái)設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)，然后將不同單位和企業(yè)的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理。事業(yè)單位的人事管理和企業(yè)不同，對(duì)人才的考核標(biāo)準(zhǔn)和方式也不同，人事檔案的更新不同，所以檔案館需要結(jié)合不同企事業(yè)單位的需求，結(jié)合信息化手段，能夠滿足人事檔案調(diào)動(dòng)及時(shí)、方便、可以網(wǎng)上操作等要求。同時(shí)信息化檔案管理也可以使得檔案的查詢、補(bǔ)充等更加快捷。信息化檔案管理是適應(yīng)新時(shí)達(dá)發(fā)展的高效手段，同時(shí)也能幫助檔案館工作人員更好的開(kāi)展人事檔案管理的工作。

3）定期總結(jié)，提高人事檔案管理工作效率。人事檔案是與各企事業(yè)單位的人才狀況有關(guān)，人的發(fā)展具有動(dòng)態(tài)性，這就意味著人事檔案也是動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，所以檔案館人事檔案管理的工作人員需要定期的匯報(bào)工作和總結(jié)問(wèn)題，提高檔案館的工作效率。[4]例如在人事檔案收集過(guò)程中的主動(dòng)性和準(zhǔn)確性，單位職工的個(gè)人發(fā)展情況是否及時(shí)納入個(gè)人檔案中，對(duì)于哪些材料屬于歸檔材料、哪些不屬于是否明確、在人事檔案的收集和整理過(guò)程中的一些特殊問(wèn)題的解決辦法等等。通過(guò)總結(jié)，可以加強(qiáng)檔案館各部門(mén)之間的交流，同時(shí)也能通過(guò)大家的交流集思廣益，開(kāi)辟新思路，提高人事檔案管理工作的效率。檔案館也需要定期檢查收集的檔案，對(duì)檔案收集資料過(guò)程中準(zhǔn)確性有確定的把握，對(duì)檔案管理的工作人員提出高標(biāo)準(zhǔn)和高要求，通過(guò)定期的核查讓檔案管理工作人員端正工作態(tài)度，在檔案收集和整理的過(guò)程中步步嚴(yán)謹(jǐn)，以免由于疏忽造成檔案管理中的一些問(wèn)題。另外就是檔案管理工作人員的主動(dòng)性，由于檔案管理與較多的企事業(yè)單位都存在聯(lián)系，所以工作人員不能只是被動(dòng)的等待消息，而是要能學(xué)會(huì)主動(dòng)的加強(qiáng)與各單位的溝通，提高檔案資料歸檔、收集檔案的效率。資料歸檔和檔案收集是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，前期高效、準(zhǔn)確的完成工作，有利于檔案管理后續(xù)工作的較好的完成。及時(shí)的總結(jié)和匯報(bào)有助于對(duì)日常工作的梳理，也有利于檔案管理工作更加高效的開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理在檔案館的工作中占有十分重要的地位，人事檔案的收集和整理對(duì)單位的運(yùn)營(yíng)和人力資源配置也起著十分重要的作用。人事檔案是記錄每個(gè)個(gè)體接受教育、工作經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲情況，以及黨團(tuán)加入情況的重要材料，對(duì)個(gè)體的個(gè)人成長(zhǎng)和職業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。檔案館要能意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，明確自身的職責(zé)，提高結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展需求，通過(guò)構(gòu)建科學(xué)的制度、結(jié)合信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、并能定期總結(jié)問(wèn)題和解決問(wèn)題，更高效、準(zhǔn)確的開(kāi)展人事檔案管理工作。為了能滿足企事業(yè)單位對(duì)人才的考核、科學(xué)設(shè)計(jì)人才培養(yǎng)方案提供最及時(shí)和最準(zhǔn)確的依據(jù)。