機關檔案管理的規范化建設措施

趙衛宇

（保德縣應急管理局，山西 忻州 036600）

機關檔案的管理工作十分重要，但是還存在著一定的缺陷，比如管理方式不夠規范、缺乏一定的安全意識和安全辦法、信息化建設還不全面等相關問題，對機關檔案的管理工作效率以及安全性造成了一定的影響。那么應該如何才能夠更好地促進機關檔案的信息化建設工作呢？下面讓我們共同來進行分析和探究。

1 機關檔案管理的規范化建設的重要性

機關檔案指的是機關但誰在進行相關工作的過程中而保存的一種文件形式，其中涉及多種技術能力與活動信息，能夠為日后的相關工作提供一定的經驗借鑒，具有一定的應用價值，從而能夠為我國的國家發展、社會治安、外交事業等工作做出非常多的貢獻。因此，機關檔案管理的規范化十分重要，通過國防管理能夠更好地對檔案內容進行留存，從而能夠在需要機關檔案時可以迅速找出，從而進行相關工作的開展，有利于提高工作的高效性。與此同時，通過機關檔案管理規范化建設還能夠提高管理效率，使得全體檔案管理人員都能夠按照統一的標準進行機關檔案的管理工作，這樣能夠更好地形成標準管理，有效進行機關檔案的積累的保存。除此之外，通過規范化的機關檔案管理還能夠有效促進相關工作的正常運轉，有利于對機關單位日常繁雜的工務進行處理[1]。

2 機關檔案管理的規范化建設策略

2.1 制作規范化機關公文

為了更好地進行機關檔案的規范化管理建設，首先應該在進行機關工作制作時進行規范，這樣才能夠更好地促進相關工作的進行。工作人員應該保持檔案遺失，需要在日常的工作中國進行相關公文的留存，這樣才能夠更好地對機關單位的相關工作進行記錄和保存。在進行公文記錄時，需要制定明確的規范，這樣才能夠讓不同的工作人員進行相關工作時能夠統一記錄，有助于實現規范化管理。除此之外，還應該根據相關的《檔案法實施辦法》等相關規定進行機關檔案管理工作的實施，從而可以在一定程度上促進檔案記錄規范。還應該進行相關工作的監督和考核，有利于提高工作人員的責任心和辦事認真程度，有助于促進機關檔案管理工作質量的提升。在進行機關檔案的記錄時，其公文紙張應該采用統一的標準紙張進行記錄工作，這樣才能夠更好地進行歸類整理。還應該在相關手續的簽訂辦理中進行一定的審查工作，包括公文標題、落款、單位名稱等是否正確。同時還應該保證公文字跡清晰，具有規范化的格式處理，從而能夠進行機關公文記錄的規范化。

2.2 實行信息化檔案管理

隨著信息技術不斷提高，其在機關檔案管理工作具有十分重要的應用優勢。通過信息化檔案管理可以在很大程度上提高管理人員的工作效率，可以使用計算機軟件進行相關文字、圖片、表格等相關機關檔案的記錄和保存，不但可以提高機關檔案存儲的安全性，還可以快速進行相關檔案的查找工作，十分快捷方便。與此同時，通過信息化管理工作還能夠更好地進行機關檔案信息的傳輸，實現檔案共享，在一定程度上可以提高機關檔案管理的工作效率。其與紙質機關檔案管理具有非常的優勢，其不受環境和空間大小的影響，能夠實現云端存儲，不占用電腦內存，十分方便[2]。

2.3 建立規范化管理制度

為了實現機關檔案規范化管理工作，需要建立一定的制度，這樣才能夠更好地促進相關工作的有序進行。首先，應該對機關檔案管理部門的相關人員進行責任的劃分，這樣才能夠更好地發揮每個人的作用。其次，還應該明確部門負責人的工作任務，對機關檔案進行收集、整理、保存等工作的監督，從而能夠將具體的工作落實到每一個工作人員身上。再者，還應該對機關檔案管理工作進行相關程序的規范，比如在進行機關檔案管理中，需要對各個文件進行歸檔分類處理，可以按照文件名稱、活動時間、活動主題等多種形式進行分類，從而進行歸檔處理，這樣在進行相關文件提取時可以提高工作效率。對于一些機關文件需要進行命名處理，命名需要簡潔，同時又能夠直觀反映出文件內容，有利于后期的查找工作，可以通過關鍵詞搜索來進行相關檔案的提取。最后，還應該進行審核部門的建立，對于工作人員的工作需要進行一定的監督和審核，從而可以防止人為失誤造成不必要的損失。

2.4 提高信息化安全水平

雖然機關檔案的信息化管理在一定程度上可以保證相關文件的安全，但是網絡仍然具有一定的漏洞，比如黑客攻擊、計算機病毒等侵入，不但會造成整個機關檔案的信息缺失，還有可能會造成文件泄密，不利于機關單位的保密工作發展。因此，需要不斷提高信息化安全水平的建設，引入計算機科技人才，能夠做好相關的安全防護工作，在計算機出現安全問題時，還可以進行快速解決，防止信息泄露。除此之外，還應該建立嚴密的工作制度，對于機關檔案的管理工作應該采取實名制登錄，這樣能夠在進行相關檔案信息泄露時找到相關責任人，有利于促進安全管理工作的有效實施[3]。

3 結束語

綜上所述，機關檔案管理是機關的相關工作之一，對整個機關單位的發展具有非常重要的作用。因此，需要不斷注重對機關檔案工作的規范化管理，在一定程度上可以促進其工作效率的提高，同時又能夠更好地實現機關檔案的安全問題，促進信息化發展，具有非常好的作用。除此之外，還應該建立一定的規范化管理制度，這樣才能夠更好地促進管理質量的提升。