圖書資料檔案實施信息化管理的優(yōu)勢分析討論

盧小芳

（鐘山縣圖書館，廣西 賀州 542699）

1 傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理在現(xiàn)階段存在的問題

1）現(xiàn)階段的學生，以及初入社會的畢業(yè)生群體，更傾向于讀長篇大論的文學作品，雖然到圖書館去讀長篇大論的小說、散文類興致也較高，這也在一定程度上影響了圖書館管理者的行為，對圖書資料管理工作重視不夠。這一認識的不足還表現(xiàn)在對圖書資料和檔案的分類以及各存放地點所屬類別范圍的熟練掌握不夠，以至于在后續(xù)的收集和歸納過程中，工作效率不高，完成歸置的資料和檔案的內(nèi)容過于零散，同時甚至有部分資料沒有及時歸檔。這也反映出目前我國在涉及圖書資料與檔案的管理制度方面還需要進一步加強和完善，并在制度制定的內(nèi)容上對相關(guān)工作人員的歸檔與管理行為進行約束，促進圖書資料與檔案的全面、完整[1]。

2）書籍資料檔案的管理和分類，可以直接反映出相關(guān)管理人員的勞動成果，而且在整個部門的工作中處于主要的管理地位，因此，需要相關(guān)管理人員加強對圖書資料檔案的重視和管理。但由于最初對圖書管理人員思想認識上沒有深入強調(diào)，只是個人的認識使其在開展圖書資料檔案管理歸納工作時，受到了認識差距的影響，大家在對資料檔案進行整理時的重視和相關(guān)舉措存在一定的偏差，導致相應的工作進度滯后。對圖書資料檔案工作重視不夠，忽視了在當前我國加強社會主義文化事業(yè)建設(shè)的背景下，對圖書資料檔案進行有效管理的重要性，對圖書資料檔案的整修工作缺乏主動性。

3）目前，對圖書、檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，以紙為相關(guān)文字材料載體，雖然在人們?yōu)g覽圖書、檔案時更加直觀，但紙材材料與檔案在存放時間長后會變黃變舊，紙材的質(zhì)量也受到一定影響[2]。同種圖書資料和檔案的整理整理都需要有規(guī)范的分類擺放，如果放置資料檔案的空間有限，難免要大量堆積如山的資料和檔案，查閱時拿取很不方便，同時，有些年代久遠的紙張極易發(fā)生折斷現(xiàn)象，而如果相關(guān)圖書館的清潔、防潮及防蟲工作不到位，資料和檔案就難以避免地遭到損壞。

2 對圖書類資料檔案實行信息化管理的重要意義

1）中國人口基數(shù)巨大，而目前圖書類資料和檔案的數(shù)量龐大，仍采用傳統(tǒng)的管理措施進行管理，將導致眾多檔案的利用率無法有效實現(xiàn)和提高。據(jù)相關(guān)調(diào)查統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，目前我國圖書館共有一千八百多家，藏書約七億冊，這些圖書館為了提高圖書資料、檔案等資源的利用率，已在圖書館內(nèi)部建立了相應的高科技數(shù)據(jù)化設(shè)備，并結(jié)合高新信息技術(shù)，實現(xiàn)了對資源的有效利用。伴隨著館藏的不斷擴大，館藏的內(nèi)容也越來越豐富，實行信息化管理后，圖書資源與相應的數(shù)字化信息資源也更加豐富。而且有些高校圖書館的資源來源渠道更為廣泛，藏書種類比公共圖書館多出數(shù)倍以上。但在一些尚未實現(xiàn)信息化管理的高校中，圖書資源、檔案資料等閑置現(xiàn)象極為普遍，使資源在一定程度上被浪費，并失去其自身所具有的價值意義[3]。

2）對圖書資料檔案實行信息化管理，可以在一定程度上加強相關(guān)高校的建設(shè)，通過建設(shè)相關(guān)高新技術(shù)和數(shù)字化信息設(shè)備，可以使高校圖書館的規(guī)模不斷擴大。與此同時，大學圖書館向社會開放，信息化帶來的便利可以吸引更多社會人士到學校進行圖書資源的共享，在此過程中，大學圖書館也向社會提供了更多的服務，加深了人們對大學的認同，加強了與外界的聯(lián)系，提高了大學的知名度，吸引了更多人來學校參觀，增強了學齡兒童的報考意愿。利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，提高了相關(guān)高校圖書資源檔案管理的效率，有利于高校圖書館乃至高校的發(fā)展和建設(shè)。

3）對圖書資料、檔案等進行信息化管理，在一定程度上促進了社會精神文明建設(shè)，促進了社會主義文化事業(yè)的發(fā)展。對圖書資料檔案的傳統(tǒng)管理方法使各種資料的整理、整理和歸置相對規(guī)范，但在查閱過程中便捷度不夠，容易造成其它資料順序混亂，同時也容易造成資料損壞。而且有些資料可能因常年無人涉獵，管理人員不重視，久而久之甚至造成資料被角落遺忘，造成檔案資料斷層。并且采用信息化的圖書資料檔案管理模式，將圖書館各種圖書資料進行現(xiàn)有文字資源的錄入，配合新近引進的先進設(shè)備對管理服務提供支持，并配備專業(yè)的資源管理人員，能充分滿足人們對圖書資料檔案等資源的需求。

3 對圖書資料檔案實行信息化管理的相關(guān)有效舉措

3.1 加強對圖書資料檔案管理有關(guān)人員的管理意識培養(yǎng)

圖書資料檔案的相關(guān)管理人員對文學資源的保護以及其他影響都是至關(guān)重要的，想要實現(xiàn)對圖書類的資料和檔案的信息化管理，僅僅通過相關(guān)高科技電子設(shè)備的引進遠遠不夠，還需要充分重視管理人員自身的主體作用。從管理人員自身加強對管理意識的提升，加強圖書管理人員對資料以及檔案管理的重視程度，還需對其進行信息化設(shè)備的使用步驟及注意事項的培訓，讓管理人員能夠清晰地認識到信息化管理技術(shù)的便捷性，并熟練的在后續(xù)工作中對信息化輔助設(shè)備完成對圖書資料和檔案的高效管理，最終達到圖書資源的利用率的提升。

3.2 加強高校圖書館與公共管理的聯(lián)系

為了實現(xiàn)圖書資料檔案管理信息化，還應采取相應的措施，加強高校圖書館與社會公共管理的聯(lián)系，避免讀者在利用圖書館的信息資源時受到高校圖書資源的局限。加強高校圖書館與公共管理部門的聯(lián)系，實現(xiàn)圖書資源的傳遞、交換和共享，對高校圖書館實行開放，使校外讀者也能充分利用這些資源。大學圖書館應充分利用自身的資源優(yōu)勢，優(yōu)先建設(shè)數(shù)據(jù)庫，錄入圖書館內(nèi)的圖書資源，加強與社會各方面文化機構(gòu)的聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源共享。

4 結(jié)論

總之，隨著國家社會主義文化事業(yè)的建設(shè)和高科技信息技術(shù)的發(fā)展，要求人們切實提高自己的文化素質(zhì)和修養(yǎng)，以適應和服務于當今社會和人民的需要，圖書資料檔案管理要與時俱進，緊跟時代的步伐，引進信息化的技術(shù)管理。并且在實施信息化管理的同時，及時更新數(shù)據(jù)信息，加強圖書資源檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，最大限度地發(fā)揮圖書檔案實施信息化管理的優(yōu)勢，切實解決當今傳統(tǒng)管理模式中存在的問題。從長遠看，通過采取相應的措施，運用信息技術(shù)實現(xiàn)圖書資料檔案資源共享，為大眾服務，促進我國文化事業(yè)建設(shè)。