如何創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

魯瑞芳

（保德縣國營苗圃，山西 忻州 036600）

隨著社會的進步，傳統的檔案管理已經不能適應現代的發展需要，加上現代信息技術的不斷進步，這就對檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理者應該結合現代網絡技術以及數字技術對檔案信息進行整合，從而形成一整套的檔案管理方案，但是在具體實施的過程中又會出現諸多問題，基于此，文章對這些問題做出研究，并制定出有效的優化措施。

1 檔案信息化建設的內容及特征

1）內容。檔案信息化建設需要檔案管理者轉變自己的思維，主要是把當下信息技術與檔案信息管理工作進行融合，以實現有效的管理及查閱途徑，檔案信息化建設的內容主要包括以下三個方面：（1）硬件設施建設。首先，硬件設施是檔案信息化管理的重要基礎，它主要包括一系列的現代化信息設備，比如計算機、存儲設備、局域網極易數據庫等，這都是檔案信息化建設不可或缺的一部分。（2）信息化服務意識建設。信息化服務意識建設是創新檔案管理理念的重要內容之一，這主要是屬于思想層面的范疇。首先檔案管理者需要轉變傳統的管理思維，要盡力拓寬自己的思想范圍，要形成快速即時的檔案管理理念；其次檔案管理者應該拓寬信息采集的渠道，這一點可以充分利用互聯網的優勢；最后要求檔案管理者提高自己的管理技能，以不斷適應時代的發展，做一名復合型的檔案管理人才。（3）管理水平建設。管理水平是檔案信息化建設的關鍵所在，管理水平建設的程度直接會影響到檔案信息化建設的程度。

2）特征。（1）時效性特征。時效性是檔案信息化建設的最主要的特征，檔案信息化管理可以對現有的信息進行快速分類整理并進行記錄，并且在搜索的時候又具備極大的便捷性。（2）創新性特征。檔案管理的信息化把當代互聯網技術運用到傳統的紙質檔案管理中，這在一定程度上來說是一種創新，另外對于管理的手段也是一種創新。（3）價值性特征。檔案管理的信息化建設充分發揮了信息本身的作用，把信息資源的共享發揮到了極致，在另一方面，通過利用網絡拓寬渠道，也能發揮信息的文化價值。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

1）在觀念上，缺乏與信息化建設相匹配的觀念體系。首先檔案管理者缺乏信息化管理意識，對于很多信息的采集和歸檔并沒有養成良好的重視態度，檔案信息不僅要注重時效性，還要注重檔案信息的交接性，很多管理部門卻忽視了檔案信息的實效性，也養不成良好的交接工作習性，不能夠對時下的檔案進行歸類錄入，通常都是集中處理。其次是歸檔意識淡化。檔案管理人員在工作中往往會忽略行動的重要性，對于很多信息的歸檔都沒有進行落實，就會導致很多信息遺漏或者錯放。

2）在技術上，落后于時代信息化建設的步伐。首先是檔案作業人員在錄入信息時不能保證信息的準確性，也不能保證錄入信息的實效性，再加上傳輸速度較慢，這就大大影響了檔案信息的價值。其次是檔案信息化建設沒有科學的標準，不同的檔案管理部門有不同的檔案管理標準，這在一定程度上會影響信息發揮的價值，也會影響信息整合的效率，當下比較常見的是在電子信息采集方面，對信息的錄入沒有做好統一，從而導致錄入的信息不全也不細，進而影響后期的查閱。

3）在人才上，缺少與信息化建設相匹配的專業隊伍。首先對于檔案管理人員的人配備不合理，很多檔案管理人員都沒有相關的學習經歷和學習背景，很多檔案管理人員基本上都是外行出身，這在工作中就會由于專業知識缺乏而出現眾多的錯誤。其次是缺乏復合型的檔案管理人才，很多檔案管理人員雖然有專業的檔案管理經驗，但是卻缺乏相應的信息化操作技術，有的管理者有技術卻沒有相關的檔案管理經驗，這就使得檔案信息化建設成了一種表面上的形象工作。

4）在管理上，管理能力和管理水平不能夠滿足檔案信息化建設的需要。首先是檔案管理工作沒有得到落實，也沒有形成科學的管理制度，很多管理工作只是流于形式，這就大大降低了檔案管理的效果。其次是檔案管理者與客戶之間缺乏有效的溝通，很多檔案管理部分都是閉門造車，并沒有考慮到客戶的實際需求，對于原有的信息也沒有進行有效地開發，部分檔案管理者由于缺乏相關的職業素養會按照老套路對信息進行處理，方便自己的同時卻影響了客戶的需求。

3 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化建設的對策

1）構建科學的檔案信息化管理體系。（1）首先要根據信息化建設構建相應的信息化管理機制，要確保每個環節的合理性和科學性，以確保整個檔案管理工作的效率和質量。（2）其次檔案信息化建設要充分考慮到客戶的需求，還要遵循一定的客觀規律，要做好檔案的收集和分類整理，從而保證后期信息查閱的高效性。（3）最后要根據具體的工作情況完善相關的管理流程，使得每一個步驟都有一定的標準可依，要把檔案信息化管理的原則落到實處，從而提高檔案管理的效率。

2）加強檔案信息化管理的基礎建設。（1）對于信息化設備的建設，不僅要注重基礎的硬件設備投入，還應該突出重點環節的建設，檔案管理部門應該合理引進各種管理軟件。（2）要加強檔案管理人員的思想建設，不僅要提高檔案管理人員的專業素養，還要提高檔案管理人員的道德素養，檔案管理部門應該定期組織相應的培訓，并且拓寬招聘渠道，不斷引進高素質的復合型人才。（3）最后要在管理內部應該樹立良好的信息化意識，這就要求領導者首先要加強自身的思想建設，以身作則，從而帶動員工的工作積極性，進而吸引員工參與檔案管理的信息化建設。

3）加大檔案信息化管理方式與技術的創新。（1）首先需要檔案管理者不斷加強自身的學習，可以充分利用互聯網的優勢進行信息搜索，還可以借鑒國外優秀的管理方式，另外還可以根據具體的檔案信息情況積極引進合理先進的管理設備。（2）其次要對檔案信息進行整合和優化，要對檔案的信息進行有效歸類，以確保檔案信息管理的有序進行，在保證內容質量的同時還應該注重信息的多樣性。（3）要不斷引進技能型人才，對檔案管理技術不斷進行創新，從而可以不斷提高檔案信息管理的效率，相關管理人員應該制定出有效的獎勵措施，以不斷激勵員工進行創新。

4）加強檔案信息安全教育，確保檔案信息的安全性。（1）首先要對檔案管理人員進行安全意識培訓，讓其明白檔案信息的重要性，要讓員工樹立良好的責任意識，提高對檔案信息的保護。（2）其次檔案管理部門應該完善信息安全管理制度，信息化的檔案在管理的過程中很容易遭到黑客的攻擊，相關管理者應該加強檔案信息管理系統的安全性。（3）對已有的檔案信息要做好備份工作，有必要實施紙質檔案和數字檔并存，對一些重要的信息還應該實行異地備份，以防意外火災對檔案信息造成的破壞。

3 總結

隨著我國現代化信息化技術不斷發展，檔案管理系統需要逐漸完善并進行信息化技術跟進，目前我國信息化技術已經融入日常的生活生產工作生活，而用發展性眼光和前瞻性思維來看，信息化檔案管理是未來發展的整體趨勢和必然趨勢，檔案管理人員應該積極引進先進的技術并完善管理制度體系，從而不斷優化檔案管理信息環境，進而保證檔案信息化管理的穩定有序發展。