企業數字檔案室到智慧檔案室障礙因素研究

周 雪

（武漢第二船舶設計研究所，湖北 武漢 430000）

1 數字檔案室與智慧檔案室

1）數字檔案室。數字檔案室是指利用二進制編碼的數字方式存儲、處理紙質檔案信息內容，運用計算機、通訊和多媒體等現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，提供網絡檢索和利用服務，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

2）智慧檔案室。信息技術的快速升級，使當前的智能技術得到較為廣泛的普及和應用，借助大數據和科學技術的優勢，檔案管理模式也發生了根本性的變化。如果說數字檔案室是2.0版本的檔案室，那么智慧檔案室就是3.0版的檔案室。

3）區別。（1）檔案信息感知與協同處置的功能。智慧檔案室充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案室運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務。與數字檔案室比較起來，可以智能地感知信息，聰明地應對與處置信息。（2）服務范圍因使用移動服務技術而更為廣泛。智慧檔案室能夠在數字檔案室的基礎之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，實現物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡互聯，隨時采集環境信息、物體動態信息，增強智慧檔案室信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力，充分發掘數字檔案的資源優勢，運用新的信息技術和通信技術手段感知、分析、整合檔案資源和檔案室運行的信息，從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持，為檔案室中物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供基礎條件，為檔案管理和信息開發創造更美好的前景。（3）智慧檔案室是智慧企業的重要組成部分，在智慧企業建設中發揮極為廣泛的作用。智慧檔案室是智慧企業的一部分，智慧檔案室能夠以企業發展需求為導向，發揮多元化檔案信息資源的服務作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務體系，讓企業內部員工享受到檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務，促進企業內部事務的協同辦理，進一步提高企業服務的便捷性。

2 可行性

1）國家層面的認可支持和引導，有助于智慧檔案室的良好發展。“智慧社會”的到來為智慧檔案館（室）建設營造了很好的社會環境。2019年5月國家檔案局首次參與數字中國建設峰會、支持電子政務論壇，舉辦了檔案信息化論壇。2019年7月，中國檔案學會等聯合舉辦了2019檔案從業者安全保護專題研討會暨第一屆智慧檔案解決方案展。8月舉辦了第三屆信息化與智慧檔案（室）論壇。

2）人工智能和數據挖掘推送為智慧檔案室（室）提供了關鍵技術。人工智能技術的發展，使得機器人不但具有“智慧”，而且具有高于人類平均水平或高于普通人的“智慧”。數據挖掘推送技術的發展，不但能夠挖掘出很多新信息，而且還能定向地、主動地進行推送。在實際生活中，現在的網頁和app可以根據一個人的閱讀內容、搜索習慣、購物類型等等向不同的人推送不同的內容。這些都是運用算法等數據挖掘推送技術來完成的。人工智能技術和數據挖掘推送技術的應用和發展，為建設智慧檔案室提供了關鍵性的技術，讓智慧檔案室能夠變成現實和得以實現。

3）信息識別轉化為智慧檔案室建設提供了技術手段。最初將傳統的紙質和聲像檔案轉化為可檢索的數據，是通過人工輸入電腦。之后，又不斷發展出一些新的信息識別轉化技術。智慧檔案室建設，關鍵在于建立檔案全文數據，而建立檔案全文數據，關鍵又在于把檔案里不能檢索的文字、聲音、圖像，轉化成可檢索的數據。這些識別轉化技術為檔案數據化提供了支撐。

3 企業數字檔案室到智慧檔案室的障礙因素

1）頂層設計與規劃不足，缺乏統一標準。智慧城市的建設、數字檔案室的發展為智慧檔案室的建設提供了基礎和經驗，但是國家目前僅有數字檔案室建設指南，沒有智慧檔案室建設的相關文件的支持、規劃和引導。更沒有運行和評價標準知道實際運行和可持續發展。因此，需要自上而下的總體規劃和戰略設計，以保證智慧檔案室建設的可實施性和可持續性。目前對智慧檔案室的研究日益增多，但是認識還未統一和完善，含義并未統一，未形成統一的理論體系。同時，大多從理論研究中對二者進行了比較，而很少有實踐層對應用和發展情況進行研究。對于智慧檔案室的目標、作用對象、作用效果、檔案管理方式等等都不太深入。現有的研究大多是基于智慧城市的研究。

2）高新技術與檔案室實際情況無法匹配。先進的技術是智慧檔案室的支撐。但是現階段，在實際運行中，可能檔案室本身達不到技術應用的要求或者并不適用于檔案室的管理而不能運行和使用。構建智慧檔案室必須配備滿足業務工作需要的服務器和存儲設備。此外，智能技術與設施設備之間的匹配協調，也需要進一步的觀察和發展。

3）投入不足，人員能力有限。企業智慧檔案室是一個長期的工程，需要能夠持續不斷地投入人力、物力、財力。而實際上企業檔案部門處于企業流程的末端，得到的投入有限。同時，智慧檔案室的建設需要人員能夠熟悉智慧技術的使用，適應變革后的工作流程。不同年齡、不同能力水平的檔案工作者學習和使用新技術的效果也是有不同的差異，進而影響智慧檔案室的建設、發展和服務。

4）檔案管理流程需要突破。智慧檔案室的建設需要管理策略和技術手段，將檔案實體、內容、檔案管理信息與互聯網聯系起來。而現階段，智慧檔案室的建設大多是基于實體紙質檔案展開，傳統的檔案管理流程尚未突破，僅僅在技術層面上架構起實體檔案收管用的管理流程，而未對檔案流程產生突破。

5）企業內部協調不足。智慧檔案室要在智慧企業中發揮作用，讓企業內部享受到檔案信息化帶來的智慧服務，就必須重視企業各部門內的互聯、響應和協調。

4 對策

1）轉變觀念，提高認識。轉變思想觀念是建設智慧檔案室的前提。需要突破數字檔案室檔案信息收管存用的理念，樹立“數據就是財富，數據越多越智慧，數據都是檔案”的理念。同時，智慧檔案室的建設，要樹立合作開展檔案數據化和數據挖掘的概念，不是檔案部門單打獨斗，可以企業內部多部門聯合協作，也可以將一些工作外包，尋找有技術背景的人才和企業，和他們展開合作。

2）加強頂層支持，完善理論體系。建設智慧檔案室既是一個長期的過程，也是一項復雜的工作，同時面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術與非技術問題，需要政策支持、法律規范和頂層設計，以促進智慧檔案室的健康發展。理論研究上，需要解決是什么、怎么建設等問題。

3）深度融合智能技術。深入融合智能技術。積極采用數據挖掘推送技術、物聯網技術，廣泛收集檔案數據，積極開展非電子檔案的數據化工作，保證數據的安全。有了一定的基礎后，可以積極地投入應用，主動的推送檔案信息。在建設中吸取經驗。

4）企業內部建立高度協同的組織系統。智慧檔案室作為智慧企業的一部分，就需要在企業內部構件高度協同的組織系統，為人與人、人與物的全面互聯互通提供基礎。

5）提升檔案人員的綜合業務能力。信息化背景下，檔案人員的綜合業務能力顯得格外重要。除了檔案管理和基礎業務知識，懂得數據挖掘等技術、溝通協調的復合型人才也是未來的趨勢。