檔案管理從紙質(zhì)到電子化的思考

周瑞媛

（山東省臨沂市郯城縣檔案館，山東 臨沂 276000）

近年來，電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化。不僅拓寬了檔案管理工作的空間，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作發(fā)展提出了更高新要求。在工作中，檔案部門需要結(jié)合發(fā)展方向和發(fā)展重點(diǎn)，明確電子檔案管理過程中需要特別注意的問題與自身電子檔案信息方面的需求，構(gòu)建良好的辦公自動(dòng)化環(huán)境，從而使得電子檔案能夠具備科學(xué)性和安全性的管理特征，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的成功轉(zhuǎn)型。

1 電子檔案管理的特點(diǎn)

1.1 便捷性強(qiáng)

推行無紙化辦公，開展電子檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案特點(diǎn)的了解和認(rèn)識(shí)，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。從以往應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來看，電子檔案管理的便捷性特征較為明顯。電子檔案管理類型分為邏輯歸檔和物理歸檔兩個(gè)范疇。在邏輯歸檔中，通過網(wǎng)絡(luò)向電子檔案部門提交相關(guān)信息，不需要改變文檔的儲(chǔ)存方式和相關(guān)位置，嚴(yán)格規(guī)定了電子檔案管理范圍。在物理歸檔中需要將電子檔案備份到移動(dòng)硬盤和其他光盤中，并移交電子檔案管理部門統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案權(quán)限的多方位移交管理，從而使得電子檔案管理工作能夠具備現(xiàn)代化的特征，為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 便于保存

電子檔案相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔來說，在保存和管理方面的優(yōu)勢較為突出，并且在防霉和防火中的效果也是具有比較優(yōu)勢的。電子檔案管理中，文件儲(chǔ)存在電腦或者是光盤上，再根據(jù)要求，可以隨時(shí)調(diào)取電子檔案的信息。閱讀上是非常便捷的，也節(jié)約了實(shí)際儲(chǔ)存空間。比如，與以往的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案只需要進(jìn)行簡單的歸類和處理，就可以在電腦中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。不僅節(jié)約了工作人員的工作壓力，還有助于提升實(shí)際電子檔案管理效率和水平。

2 電子檔案管理中需要注意的問題

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案信息內(nèi)容出錯(cuò)概率特別低，而且易于檢索。在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)安全防護(hù)工作的重視，從真實(shí)性原則出發(fā)，提高電子檔案管理的效率。還需要特別注意電子檔案的完整性問題。電子檔案內(nèi)容的完整性很難得以全面保障。這主要是由于電子文件常處于流動(dòng)狀態(tài)中。伴隨信息背景的變化，使得文件的處理過程在不斷地累加，其中所包含的形式是多種多樣的，然而一些儲(chǔ)存數(shù)據(jù)具備分散性的特征，很容易在后續(xù)儲(chǔ)存時(shí)出現(xiàn)丟失問題，對(duì)于電子文件的變化也存在著不清晰的情況。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，突出電子檔案管理的優(yōu)勢性特征。

3 信息化背景下電子紙質(zhì)化檔案管理模式轉(zhuǎn)型的作用

電子檔案管理部門并不直接對(duì)所有電子檔案進(jìn)行絕對(duì)性的管理，導(dǎo)致一些電子檔案管理經(jīng)常會(huì)在后續(xù)整合和加工時(shí)存在遺漏和遺失的問題，想要查找這些電子檔案是非常不容易的。因此，在實(shí)際工作中需要融入信息化手段來提高電子檔案管理的效果以及水平，做好電子檔案管理工作的優(yōu)化調(diào)整。同時(shí)利用信息化技術(shù)進(jìn)行電子檔案的搜集和整理，然后再在電子檔案信息化管理工作中進(jìn)行快速檢索和統(tǒng)計(jì)。電子檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式是相互關(guān)聯(lián)的，可以使相關(guān)管理人員直接在系統(tǒng)中查詢相關(guān)的電子檔案信息，也可以通過掃描技術(shù)將紙質(zhì)電子檔案，變成電子檔案，方便后續(xù)的儲(chǔ)存和管理，從而達(dá)到優(yōu)化電子檔案管理的效果和水平。

4 加強(qiáng)電子檔案管理的思路

4.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)力度

從整體上看，檔案所包含的內(nèi)容和類別具有復(fù)雜的特征。在實(shí)際檔案整理工作中，需要加強(qiáng)信息化，通過數(shù)字化技術(shù)和掃描技術(shù)，在進(jìn)行日常操作過程中，可以節(jié)約檔案整理的時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型、升級(jí)。在信息時(shí)代要通過檔案信息化進(jìn)行有效加工，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)傳輸方式進(jìn)行檔案信息的調(diào)取及搜集，實(shí)現(xiàn)資源的有效性利用，也有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全方位共享，在實(shí)際工作中要及時(shí)記錄檔案的賬號(hào)和存放部位等等，完成自動(dòng)化管理。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備和資金的投入力度，充分展現(xiàn)出計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢，從而優(yōu)化日常檔案管理工作。

4.2 現(xiàn)代化管理模式

檔案管理模式也適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，首先在工作中需要落實(shí)現(xiàn)代化的管理理論以及方法，通過實(shí)際的創(chuàng)新以及發(fā)展推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化體系的不斷完善。其次還需要用先進(jìn)的整理方法加大技術(shù)設(shè)備的投入力度，通過先進(jìn)的技術(shù)方法和成果，融入到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，從而使得實(shí)際檔案管理工作能夠朝著智能化和自動(dòng)化的方向而不斷的發(fā)展。

4.3 檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視程度，比如要優(yōu)化格式標(biāo)準(zhǔn)和類別標(biāo)準(zhǔn)方面的程序和流程，從而使得檔案管理效率能夠得到全面提高。在當(dāng)前時(shí)代下，自動(dòng)化技術(shù)得到了廣泛性的實(shí)施，并且已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中的重要組成部分了，比如在進(jìn)行科學(xué)決策之前，需要將檔案進(jìn)行歸檔，從而保證材料能夠具備完整性和準(zhǔn)確性的特征，在實(shí)際實(shí)施時(shí)要特別注意各個(gè)檔案記錄和整理工作之間的有效銜接，使得整個(gè)工作流程能夠具備流暢性的特征。其次，在后續(xù)工作中還需要利用現(xiàn)代化的管理理念，優(yōu)化檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及流程，更加貼合于人性化和自動(dòng)化的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案整理的精準(zhǔn)性。

4.4 優(yōu)化檔案管理的程序

為了提高檔案管理效率，需要優(yōu)化檔案管理程序，更貼合實(shí)際工作需求，保證工作效率的提高。要適當(dāng)提高檢索查準(zhǔn)率，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類編號(hào)，通過正確的優(yōu)化思路保證最終檢索的便捷性。在進(jìn)行檔案信息錄入時(shí)要進(jìn)行統(tǒng)一性規(guī)劃，防止在檢索時(shí)存在模糊和文不對(duì)題問題，以此來優(yōu)化整個(gè)工作流程以及工作模式。檔案管理人員要具備較為完善的責(zé)任意識(shí)，從而及時(shí)地發(fā)現(xiàn)在管理工作中所遇到的問題，并且也可以根據(jù)時(shí)代發(fā)展方向，創(chuàng)新自身工作流程以及工作模式，按照檔案管理的要求，更加有序地履行相關(guān)的規(guī)章制度。在實(shí)際檔案管理工作中，部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的有效培育，可以開展必要性的培訓(xùn)工作，提升檔案管理的效率。

其次，在實(shí)際工作中，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文件的產(chǎn)生和運(yùn)行的每一個(gè)程序和自動(dòng)化辦公進(jìn)行相互的銜接，通過文件的起草和修改優(yōu)化檔案管理的流程。管理人員需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷提高檔案的管理水平。

5 結(jié)束語

在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的力度是非常重要的，不僅可以推動(dòng) 檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，還有助于推動(dòng)無紙質(zhì)化辦公模式的成功轉(zhuǎn)型。在實(shí)際工作中，需要在無紙化辦公條件下提高電子檔案管理水平，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)施的更新和管理力度，制定科學(xué)而完善的文件歸檔制度，從而為 各項(xiàng)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。