水利工程建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的研究

蓋 群

（江蘇省灌溉總渠管理處 江蘇省淮河入海水道工程管理處，江蘇 淮安 223200）

水利工程建設(shè)檔案的開發(fā)利用不僅對水利建設(shè)產(chǎn)生積極影響，為促進(jìn)我國水利事業(yè)的發(fā)展提供了依據(jù)。如何做好水利工程建設(shè)檔案信息化管理建設(shè)是一個重要的課題，還需要今后進(jìn)一步思考研究。

1 正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)內(nèi)在含義

檔案信息化是指利用信息科學(xué)技術(shù)，將通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等最新的高科技方法全面應(yīng)用于歸檔活動，以及管理、開發(fā)、處理和提供歸檔信息資源。從本質(zhì)上講，這是一個從傳統(tǒng)檔案實體保管到現(xiàn)代檔案信息的數(shù)字收集、存儲和傳輸以及以信息形式為社會服務(wù)的過程。但在我國該技術(shù)的發(fā)展時期相對較短，人們對建立檔案信息的認(rèn)識和理解仍然存在偏差和不足，需要對思想觀念進(jìn)行進(jìn)一步的更新和突破。

2 水利工程項目檔案管理現(xiàn)狀及問題

1）水利工程建設(shè)項目檔案信息系統(tǒng)不完善。阻礙水利工程建設(shè)項目檔案管理信息化發(fā)展的主要問題是硬件設(shè)備和軟件支持問題，缺乏基本支持設(shè)施以及軟件系統(tǒng)不完整。當(dāng)前檔案管理方法受到現(xiàn)有管理方法的很大影響，與紙質(zhì)資料和數(shù)字信息化資料相比，熟練傳統(tǒng)紙質(zhì)資料檔案管理模式，并且對檔案管理數(shù)字信息資料系統(tǒng)比較陌生。另外，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案是水利工程檔案信息的主要記錄載體，由于紙質(zhì)檔案的易磨損性和不利長期保存的特性，很難對水利檔案進(jìn)行長期存檔，在某種程度上，不利于我國水利工程建設(shè)項目檔案管理技術(shù)的發(fā)展。其次，當(dāng)前，項目管理部門的計算機(jī)相關(guān)參數(shù)的配置相對較低，因此很難同時運行某些檔案管理專用軟件。

2）提高管理信息化整體水平。水利工程建設(shè)項目的管理者不重視項目檔案管理而是看重工程建設(shè)本身的管理，相關(guān)工作者缺乏管理檔案的經(jīng)驗和缺乏有關(guān)檔案“信息化”建設(shè)的相關(guān)知識，直接影響項目的信息化建設(shè)。其次，由于一些檔案管理工作者的學(xué)習(xí)熱情和積極性不足，無法有效地運用相關(guān)的專業(yè)知識。

3）檔案管理的安全問題。檔案管理與其他管理任務(wù)不同，檔案內(nèi)容的安全性是檔案管理的重中之重。在信息技術(shù)大發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)信息的開放性以及傳播速度快、信息處理能力強(qiáng)的特點，雖然使檔案管理工作者更方便地訪問信息，卻也給檔案信息數(shù)據(jù)的保密性帶來一定的安全隱患。因此水利工程檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建者應(yīng)加強(qiáng)防護(hù)數(shù)據(jù)庫的安全，以防止由于網(wǎng)絡(luò)黑客和其他惡意病毒對檔案管理信息系統(tǒng)的惡意入侵而導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄漏和數(shù)據(jù)丟失。同時有必要從數(shù)據(jù)管理的角度提高安全意識，日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時備份，并通過大數(shù)據(jù)備份功能、安裝防火墻、設(shè)置登錄訪問權(quán)限等增強(qiáng)整體數(shù)據(jù)安全性。

3 水利工程檔案管理信息化建設(shè)策略解析

1）加強(qiáng)水利工程檔案的信息化建設(shè)意識。只有先有了水利工程檔案信息化建設(shè)的意識，并且逐漸加強(qiáng)這種意識，才能提高我國水利工程檔案信息化管理的水平，有必要全面加強(qiáng)相關(guān)的管理人員的技能培訓(xùn)，有必要逐步提高對文件管理的正確理解。檔案管理部門可以全面推進(jìn)信息化檔案的收集、整理和開發(fā)利用，提高信息管理水平，并調(diào)動管理人員的熱情。逐步提高管理人員的檔案工作意識，確保水利工程檔案信息化建設(shè)意識深入人心。

2）完善水利工程檔案信息化管理制度。對于水利工程中的檔案管理負(fù)責(zé)人，有必要收集檔案管理相關(guān)人員的信息化建設(shè)意見，并給有價值的意見提供有力的支持。可以成立專項小組，專門負(fù)責(zé)檔案信息化管理升級的全面流程。對于小組成員，需要結(jié)合成員的優(yōu)勢和技能甚至性格特點，執(zhí)行全面的工作分工和職位匹配，提高數(shù)據(jù)收集水平以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分類。水利工程檔案管理的工作人員必須定期收集國家頒布的相應(yīng)的規(guī)章制度，以實現(xiàn)水利單位對國家政策以及行業(yè)規(guī)范的了解，同時借助這些規(guī)范來完善自身的規(guī)章制度，建立自己的管理體系。通過建立健全的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實現(xiàn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，增強(qiáng)檔案管理的信息化水平。

3）增加水利工程檔案管理信息化所需設(shè)備。信息化管理必須匹配相應(yīng)的設(shè)備，水利工程檔案管理的信息化必須加強(qiáng)設(shè)備方面的投入，軟硬件同樣重要，軟件方面，需要構(gòu)建一個良好的信息平臺和檢索系統(tǒng)，以便以最快的速度找到最準(zhǔn)確的檔案，同時要增加網(wǎng)絡(luò)安全投入，設(shè)置防火墻以維護(hù)數(shù)據(jù)安全。硬件方面，好系統(tǒng)要匹配好裝備，除了基本的硬件設(shè)施外，還需建立一個安全、智能的數(shù)據(jù)中心存儲設(shè)備，也要注意硬件安全，設(shè)置獨立網(wǎng)關(guān)等配套設(shè)備。由于我國一貫支持水利工程項目，隨著工程的增多相應(yīng)的水利工程檔案的數(shù)量也在增加，檔案管理部門承受的壓力很大。先進(jìn)的管理設(shè)備是確保檔案管理水平不斷提高的關(guān)鍵，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備可以減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

4）加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化人才培養(yǎng)。檔案的信息化需要專業(yè)的人才來實施以確保信息化改革順利，檔案的信息化不是簡單地錄入，信息采集錄入只是最基礎(chǔ)的部分，后期的信息系統(tǒng)維護(hù)以及數(shù)據(jù)安全同樣決定著檔案信息化的最終成果。所以，信息化人才在整個水利工程檔案管理的信息化改革中發(fā)揮著非常重要的作用，人才是業(yè)務(wù)發(fā)展的根本支撐。因此，需要加大人才的培養(yǎng)力度，也有必要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)人才來加大教育強(qiáng)度，提高檔案管理人員的整體水平。檔案管理人員需要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案信息化后的管理模式，成為信息時代檔案管理的中堅力量。

4 水利工程檔案管理信息化時代的意義

1）提高水利工程檔案管理水平。水利工程檔案管理信息化有助于提高水利工程檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理依靠手動模式，由于諸如檔案存儲不當(dāng)?shù)纫蛩兀约靶畔z索速度慢和信息更新不及時等問題，容易造成檔案損壞或丟失檔案信息。檔案信息化能避免這些問題，提高檔案管理的效率。

2）實現(xiàn)水利工程信息的共享。水利工程檔案管理信息化有助于實現(xiàn)水利工程信息的共享，以及水利資源的最優(yōu)化配置。水利工程屬于民生基礎(chǔ)工程，檔案信息化建設(shè)可以在水利工程建設(shè)過程中及時將各種信息收集到檔案管理數(shù)據(jù)中心，不僅可以有效避免工程數(shù)據(jù)過時造成的問題，而且可以對水利工程項目建設(shè)過程進(jìn)行全面監(jiān)督。

3）提高檔案管理水平和檔案管理人員素質(zhì)。水利工程檔案管理信息化有助于提升水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在新時期，檔案管理也要跟上時代的發(fā)展，檔案管理需要更快的速度，更高的效率，更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，更安全的管理。這對檔案管理工作和檔案管理人員有了更高的要求，水利工程檔案的信息化建設(shè)符合水利工程檔案的新要求，有助于提高水利工程檔案管理水平和管理人員的工作效率。

5 水利工程建設(shè)項目檔案信息管理的重要性

為了確保水利工程建設(shè)和安全運行需要做好檔案管理，并提供有關(guān)工程的真實數(shù)據(jù)和信息。隨著水利信息化的不斷發(fā)展，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，水利工程檔案也從紙質(zhì)改為電子存儲，通過更換載體，使用頻率越來越高，根據(jù)水利信息化的發(fā)展需要，如果使用現(xiàn)有的檔案管理模式則無法實現(xiàn)，必須改變檔案的管理方式。先進(jìn)的信息設(shè)備的使用以及計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的支持，使檔案管理過程更加簡潔方便，節(jié)省了大量的時間和人工成本，大大提高了工作效率。

6 結(jié)語

水利工程建設(shè)工程檔案信息管理要適應(yīng)現(xiàn)代檔案和單位發(fā)展的需要，加強(qiáng)水利項目檔案信息化建設(shè)，檔案管理是水利工程建設(shè)管理的基礎(chǔ)，為了在水利工程建設(shè)管理過程中增加檔案管理的重要性，促進(jìn)水利工程建設(shè)領(lǐng)域的健康發(fā)展，應(yīng)不斷提高檔案信息化管理水平。