基于大數據技術的企業檔案管理工作探析

王秋穎

（中節能太陽能股份有限公司，北京 100082）

顧名思義，大數據就是海量的數據，對于企業而言就是企業運營中所有數據的集合。大數據時代下，所有的信息都可以進行數據化，轉化為數據進行統一管理。大數據技術能夠讓企業的檔案管理工作更加高效，讓企業管理者更好地掌控企業各方面的數據情況，構建企業數據庫。在檔案管理方面也是如此，運用大數據技術進行檔案管理工作能夠讓檔案管理工作更加高效，實現更好地管理效果。但就目前來看，各企業管理者在運用大數據技術進行企業檔案管理工作時還存在著一些問題，只有解決好這些問題，才能讓大數據技術更好地在企業檔案管理中發揮更大的作用。

1 運用大數據技術進行企業檔案管理的重要意義

企業檔案是企業成立以來的所有重要信息的記錄，記錄了企業的成長過程，對企業將來的發展具有十分重要的意義。企業檔案并非一成不變，而會隨著企業的不斷發展增添新的內容，因此企業檔案的管理是一項十分龐大，也十分重要的工作。因此，要想提高企業檔案管理的效率，就要運用大數據技術。首先，運用大數據技術，將企業檔案轉化為數據，能夠提高企業檔案中有效信息的利用效率，對其中的有用信息進行進一步的挖掘。企業檔案中包含著許多有用的信息，這些信息對于企業的進一步發展具有重要的指導作用。傳統的企業檔案管理方式下，檔案中的各種有效信息會被淹沒，無法發揮出效用。而運用大數據技術對檔案進行管理就能更好地將其中的有效信息挖掘出來。其次，大數據技術能提高企業服務用戶的質量。借助大數據技術對企業檔案進行管理，能夠更好地加強企業各部門之間的聯系，建立企業信息網絡，讓用戶能夠更好地了解企業，便于用戶檢索查找需要的信息，讓企業檔案充分發揮出其應用的效用。

2 大數據背景下企業檔案管理中存在的問題

大數據時代下，各種信息處理技術已經在很多企業中得到應用。但是在大數據技術的運用中仍然存在著一些問題，這些問題嚴重制約了企業檔案管理的進一步發展。首先，企業檔案管理部門尚未進行完全數字化。當前的背景下，傳統的檔案管理方式已經不再適應企業發展的需求，很多企業也建立了數字化管理平臺，對企業各方面的工作進行數字化管理調配。但是即便如此，很多企業仍然不能很好地運用數字化技術對檔案進行應用和管理。雖然企業人員已經將檔案錄入到了系統中，轉化為數據的形式，但是由于企業人員對于大數據技術不熟練的原因，仍然無法運用大數據技術很好地將數據檔案應用到企業的運營中去，無法滿足企業的發展需求。其次，很多企業的檔案管理者缺乏這方面的知識。時代的發展對人才提出了更多要求，當大數據技術進入企業，企業人員必須要有足夠豐富的知識技能才能更好地對其加以運用。但是目前很多企業的檔案管理人員都缺乏運用大數據技術方面的知識，缺乏對大數據技術的了解，業務水平欠缺，嚴重制約了企業檔案管理工作的進一步推進。再次，信息時代的信息安全也是十分重要的一個問題。企業在運用大數據技術對企業檔案進行管理的同時，應當更加注意檔案的信息安全，保護好企業信息，避免不法分子侵入，避免信息泄露對企業利益造成損失。

3 運用大數據技術進行企業檔案管理的具體措施

1）提高檔案管理人員的專業技能和責任意識。大數據背景下，運用大數據技術進行企業檔案管理需要更高素質的人才。很多企業的檔案管理人員仍然秉持傳統的管理理念，運用傳統的管理方法，跟不上時代的步伐，沒有掌握大數據技術的運用方法，這樣不僅會使得檔案管理工作效率低下，還會阻礙企業的前進。因此，企業應當重視檔案管理人員的專業技能問題，聘請專業人員對檔案管理人員進行專業技能的培訓，讓檔案管理人員了解更多大數據知識，學習先進的大數據企業檔案管理經驗，運用到自己的企業管理工作中來。另外，企業檔案管理人員還增強信息安全意識，自覺承擔起保護企業信息的責任，提高自身的專業素質。企業檔案屬于企業內部信息，其中包含了許多數據，對企業的發展至關重要，因此需要檔案管理人員提高責任意識，樹立警惕意識，管理好檔案的同時也保護好企業檔案。在日常的管理工作中，檔案管理人員應當具有防范意識，最大程度上避免信息泄露或丟失情況的發生。

2）運用大數據技術做好信息的采集和存儲。除了要將原有的企業檔案進行數字化轉化，錄入信息系統，企業的檔案管理人員還應當對企業信息進行進一步地采集。企業檔案需要不斷完善，也需要不斷進行補充，保證企業檔案的完整度，因此，檔案管理人員應當對企業信息進行進一步采集，對企業檔案進行進一步的補充。在采集過程中，檔案管理人員應當注重信息安全，保護好采集到的的各項信息。另外，對于一些重要信息，檔案管理人員應當進行備份，防止信息丟失。在對信息進行存儲時，檔案管理人員可以借助一些外接設備，比如硬盤等等，確保有足夠的存儲容量對企業檔案進行儲存。存儲時，檔案管理人員應當對一些重要信息進行加密處理，確保信息安全。

3）建立統一的信息管理平臺，提高檔案信息的利用效率。為了更好地對企業檔案中的有用信息加以利用，讓企業檔案推動企業的發展，企業檔案管理人員應當建立統一的信息平臺，將企業各方面業務內容都進行數字化處理，建立信息網絡，構建企業內部溝通的橋梁，提高企業檔案信息的利用效率。對于不同等級的企業員工，檔案管理人員應當給予不同的信息查閱權限，既確保員工能夠查閱到需要的資料，又能保證加密信息的安全。企業檔案管理人員還應當對企業檔案進行分類，方便企業內部各員工進行查閱。這樣就能真正利用好企業檔案，建立起企業各部門之間的緊密聯系，促進企業的進一步發展。同時注重信息安全尤為重要，檔案管理系統中設置信息查閱的權限，對絕密信息進行多層加密處理，保護好企業內部信息。

4 結束語

大數據時代下，企業的各方面的管理方式都應當跟隨時代的步伐有所改變。這種情況下，企業要想進一步發展，就必須跟隨時代步伐，對原有的企業檔案管理模式進行變革，借助大數據技術對企業檔案進行管理，這樣才能進一步做好企業檔案的管理工作，更好地對企業檔案進行利用。檔案管理人員應當樹立起責任意識，保持開放的心態，虛心學習先進的大數據管理技術。企業也應當對管理人員定期進行培訓，提高管理人員的各項技能。企業要有建立信息化平臺的意識，檔案管理員要積極推動與建立起企業檔案信息平臺，方便企業信息的檢索和應用，這些功能實現中最重要的是保護好企業檔案的安全，提高警惕意識，運用加密技術對企業檔案進行保護，防止信息泄露。