大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的SWOT分析

李 莉

（鄭州市第七人民醫(yī)院，河南 鄭州 450000）

隨著當(dāng)今社會(huì)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展與多種制度的逐步改進(jìn)與完善，群眾可接收的信息量也在不斷增加，傳統(tǒng)形式上的紙質(zhì)檔案存儲媒介已無法滿足當(dāng)今社會(huì)的需求，伴隨著數(shù)字化醫(yī)院的發(fā)展，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理中引入信息技術(shù)并使之適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)信息化發(fā)展進(jìn)程是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)的持續(xù)完善，為各行各業(yè)的進(jìn)步發(fā)展提供了新的機(jī)遇，更形成了現(xiàn)如今獨(dú)特的大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，隨著海量數(shù)據(jù)的收集與處理，大數(shù)據(jù)分析需要在特殊的分析工具中進(jìn)行。但是，憑借大數(shù)據(jù)本身強(qiáng)大的應(yīng)用特點(diǎn)，要求數(shù)據(jù)處理相關(guān)人員必須能夠找到新型的處理模式，以證明大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理時(shí)信息決策和流程優(yōu)化中的獨(dú)特優(yōu)勢。在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，出現(xiàn)的醫(yī)療大數(shù)據(jù)也相對繁多，并最終以醫(yī)院檔案的獨(dú)特形式出現(xiàn)。因此，在管理醫(yī)院檔案時(shí)，需要注意大數(shù)據(jù)技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。現(xiàn)有的管理方法已無法滿足目前檔案管理的基本需求。

其次，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的特殊背景下，檔案管理工作更加關(guān)注數(shù)據(jù)資源的有效收集和分類。建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫正成為醫(yī)院檔案信息化管理的必然趨勢，諸如云存儲與云計(jì)算攝影技術(shù)之類的信息技術(shù)的應(yīng)用頻率正在顯著增加。通過數(shù)字化管理的不斷深入與完善，醫(yī)院的檔案管理手段變得更加便捷智能，更加高安全性與高度相關(guān)性，醫(yī)院的檔案管理員應(yīng)繼續(xù)提高數(shù)據(jù)的洞察力和分析能力，從而使醫(yī)院檔案的價(jià)值發(fā)揮作用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的SWOT分析

1）大數(shù)據(jù)時(shí)代基本概況。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與完善，大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的重要價(jià)值越來越被群眾所認(rèn)可。大數(shù)據(jù)主要通過技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展以及對數(shù)據(jù)的全面識別，收集，分析和共享來提供，可以創(chuàng)建更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)決策能力，洞察力和流程優(yōu)化功能。數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)應(yīng)該從數(shù)據(jù)事故數(shù)據(jù)應(yīng)用數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)和控制的三個(gè)方面中提取。

2）人事檔案的使用價(jià)值。在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理過程中，第一是人力資源方面的管理工作，但是人力資源管理與人員管理密不可分。人事檔案是人事管理的最基本的數(shù)據(jù)信息，其特征是必須客觀、真實(shí)地記錄著每個(gè)人員的全面信息，如人員發(fā)展表現(xiàn)與個(gè)人履歷等等，包含完整的數(shù)據(jù)信息，并且其開發(fā)和使用非價(jià)值較大，大數(shù)據(jù)思維的科學(xué)開發(fā)和利用對于規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，并為醫(yī)院的戰(zhàn)略決策，人員的優(yōu)化配置和人才開發(fā)注入了新的動(dòng)力。

3）分析工具與人事檔案有機(jī)組合。SWOT分析是一種相對成熟的戰(zhàn)略性分析工具，已被廣泛使用于各行業(yè)。主要是通過分析內(nèi)外競爭環(huán)境和形勢現(xiàn)狀，將它們安排成矩陣形式，并共同得出相關(guān)的對策和發(fā)展指向。SWOT分析中的四個(gè)英文字符為：S，強(qiáng)度，優(yōu)勢。W，弱點(diǎn)，缺點(diǎn)；O，機(jī)會(huì)，機(jī)遇；T，威脅，對手。總體而言，SWOT可以分為兩個(gè)部分，第一部分主要用于內(nèi)部狀態(tài)分析。第二部分主要用于OT的外部條件分析。對這四個(gè)方面的分析確定了醫(yī)院人事檔案的當(dāng)前和實(shí)際狀態(tài)。基本思想是充分利用客戶服務(wù)優(yōu)勢的弱點(diǎn)，以抓住機(jī)遇，應(yīng)對威脅，制定科學(xué)合理的未來發(fā)展計(jì)劃，促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

3 基于SWOT分析的醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展路徑

1）系統(tǒng)升級，注重創(chuàng)新。在構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)時(shí)，請?jiān)谠撓到y(tǒng)上構(gòu)建信息。警告可能需要升級和維護(hù)現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，以保護(hù)系統(tǒng)的所有點(diǎn)，包括檔案的收集和存儲。優(yōu)化并簡化了系統(tǒng)運(yùn)行過程，提高了系統(tǒng)敏捷性。在醫(yī)院檔案管理工作中，文書的處理是重要的部分，管理者需要注意文書的處理程度。基于信息的管理系統(tǒng)要求醫(yī)院的文件管理器在處理文檔時(shí)在計(jì)算機(jī)上注冊文檔的內(nèi)容，然后根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)程序?qū)⑵鋫鬏數(shù)骄钟蚓W(wǎng)。文檔文件的周期和收集時(shí)間應(yīng)合理調(diào)整。發(fā)行文件時(shí)，有必要使用網(wǎng)絡(luò)來減輕文件處理的負(fù)擔(dān)并提高效率。為了積極應(yīng)用新技術(shù)與新項(xiàng)目的應(yīng)用，有關(guān)人員應(yīng)科學(xué)有效地將手術(shù)名稱進(jìn)行一定的編碼處理，并準(zhǔn)確輸入到信息化管理平臺內(nèi)，局域網(wǎng)可以支持計(jì)算機(jī)設(shè)備的全面搜索和分析功能，能夠列出每種手術(shù)的具體治療效果。醫(yī)院內(nèi)的各個(gè)部門都能夠連接到計(jì)算機(jī)設(shè)備以獲取所需的信息。計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)自動(dòng)分析病歷的內(nèi)容，并直接向臨床部門提供反饋，臨床部門可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并及時(shí)解決問題，這可以進(jìn)一步提高衛(wèi)生保健的總體質(zhì)量。醫(yī)院的日常工作與財(cái)務(wù)管理密不可分，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)還要求管理人員也要注意財(cái)務(wù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。在某些主管部門，管理人員必須將現(xiàn)有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為完整的電子財(cái)務(wù)系統(tǒng)。在進(jìn)行財(cái)務(wù)文件管理時(shí)，經(jīng)理應(yīng)是使用邏輯分析對財(cái)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行有機(jī)分類并設(shè)計(jì)特殊的財(cái)務(wù)管理錯(cuò)誤識別系統(tǒng)以增強(qiáng)財(cái)務(wù)計(jì)劃數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2）安全防護(hù)，加強(qiáng)保密。在醫(yī)院檔案管理中，管理員應(yīng)將醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的安全管理視為管理工作的重中之重，因此，管理人員必須根據(jù)對常見數(shù)據(jù)安全問題進(jìn)行分析研究，不斷完善安全系統(tǒng)，并建立一套詳細(xì)的信息泄漏應(yīng)急預(yù)案。總體而言，需要在以下幾個(gè)方面加強(qiáng)安全性：數(shù)據(jù)備份是確保醫(yī)院電子檔案館安全的重要手段之一，醫(yī)院檔案館管理人員必須有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)備份理念。進(jìn)行特定的數(shù)據(jù)備份管理時(shí)，應(yīng)從3種方法開始：差分備份，增量備份和完全備份。可以選擇在線或離線備份，備份電子文件數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用特殊的軟件。最常用的是Veritas Backup Exec備份軟件。要執(zhí)行特定的本地或遠(yuǎn)程備份，必須使用合適的存儲介質(zhì)，例如磁盤陣列，磁帶庫，光盤庫等。在管理電子檔案數(shù)據(jù)的安全性時(shí)，最常用的方法之一是：控制用戶訪問。具體來說，它設(shè)置用戶對電子檔案數(shù)據(jù)的訪問級別。從增強(qiáng)用戶訪問控制的角度來看，醫(yī)院檔案管理技術(shù)人員應(yīng)設(shè)置身份認(rèn)證防火墻，以阻止可能被人為損壞或非法使用電子檔案數(shù)據(jù)的路徑。

在這種模式中，用戶登錄文件信息系統(tǒng)時(shí)必須執(zhí)行ID驗(yàn)證。系統(tǒng)將自動(dòng)檢查用戶的身份并比較已存儲的信息，以確定是否滿足授權(quán)要求。在較為嚴(yán)格的權(quán)限管理下，可以更加廣泛地保證醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。另外，數(shù)據(jù)加密技術(shù)更是可以有效保護(hù)電子數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵技術(shù)形式之一。通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)的合理應(yīng)用，電子檔案中的數(shù)據(jù)將會(huì)更加完整安全。通常，可以結(jié)合使用公共密鑰和密鑰加密方法來提高敏感文件的機(jī)密性。對于高級共享電子檔案數(shù)據(jù)，醫(yī)院的檔案管理人員必須適當(dāng)?shù)貙﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進(jìn)行防病毒處理并及時(shí)安裝補(bǔ)丁。根據(jù)此概念，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)技術(shù)人員必須處理好網(wǎng)關(guān)，以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息資源安全性。防病毒處理時(shí)應(yīng)完善醫(yī)院的防病毒網(wǎng)關(guān)防御系統(tǒng)，以阻止并有效防止非法程序和間諜軟件進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)，補(bǔ)丁程序安裝的醫(yī)院歸檔技術(shù)人員應(yīng)注意補(bǔ)丁和修復(fù)電子檔案信息管理系統(tǒng)，以有效阻止木馬病毒等的侵害。

4 總結(jié)

分析認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)抓住現(xiàn)如今社會(huì)信息化的機(jī)遇，促進(jìn)了檔案的信息化建立，使用戶能夠最大限度地發(fā)揮信息輸出。