人口計生檔案管理創新及檔案管理數字化問題思考

盛日靈

（莒縣計劃生育協會，山東 日照 276500）

國家的發展離不開創新，創新精神是推動社會經濟和各個行業進步的源泉，人口計生檔案管理也不例外，以原有人口計生檔案管理模式為基礎創造新的管理模式，努力提高人口計生檔案管理數字化程度，從而適應社會發展的需求，為我國人口計生檔案管理工作提供信息化支撐[1]。

1 人口計生檔案管理現狀

人口計生檔案管理工作是一項復雜且繁瑣的工作，有高度重復性、記錄性和永久性的特點，但是檔案管理人員自身業務素質不夠強，傳統的檔案管理工作模式粗放，容易造成人口計生檔案資料的丟失，從而對人口計生檔案資料的完整性有很大影響。另外，人口計生管理工作沒有充分利用數字化和信息化技術，依舊采用紙質的管理模式，人口計生管理信息資料無法及時完成傳遞，嚴重地影響數據化建設的發展。隨著科學技術發展進程，數字化管理已經成為核心，很多人口計生管理部門已經開始實施信息化辦公建設，但是信息的共享效率還有待提高，在人工為主的管理模式中，缺乏先進的管理理念，缺乏創新思想和意識，管理水平落后，檔案管理人員工作量和壓力不斷的增大，從而影響人口計生檔案管理效率和質量。

2 人口計生檔案管理中存在的問題

2.1 數字化管理存在的問題

我國人口計生檔案管理部門對檔案管理數字化系統建設的資金投入有待增加，經費不足造成數據化系統設備落后。設備的落后導致數據庫和軟件管理的運用相對困難，信息化存在孤島問題，數據不能有效的共享，利用率不高，人口計生檔案資料查找還需要人工幫助，增加了檔案管理人員的工作量[2]。

2.2 人口計生檔案管理部門存在的問題

我國人口計生檔案管理部門的工作人員大多都是臨時調配人員或兼職，沒有專業的管理機制和考核機制。絕大部分人口計生檔案管理人員都沒有經過專業的學習和培訓，無法達到人口計生檔案管理工作的標準，對人口計生檔案管理工作的重要性認識不到位，意識和責任心淡薄，對工作流程和業務認知不熟悉，難以勝任人口計生管理日常檔案資料的形成、累積、保管和整理等基本檔案管理工作。

2.3 人口計生檔案管理制度存在的問題

我國目前對人口計生檔案管理制度沒有一個標準化概念，人口計生檔案管理工作缺乏規范與標準。絕大部分人口計生檔案管理的工作人員不是專業人員，所以人口計生檔案管理工作者的業務素質較低，專業性較差，在工作中的表現往往是不專一不敬業，從而導致工作中出現漏洞。由于機制的不健全，責任的不明確，將造成工作人員對檔案的保密性不夠嚴格，在工作出現差錯時，無法及時追究責任，從而導致檔案管理工作問題較多[3]。

3 提高人口計生檔案管理水平的有效措施

3.1 加強人口計生檔案管理的認知

人口計生檔案管理工作必須進行改革，落實責任制，使檔案管理工作人員認識該項工作的重要性，從而改進工作態度，提高檔案管理水準；推行人口計生檔案管理部門標準化管理模式，采取有效措施提高人口計生檔案工作人員素質。

3.2 提高人口計生檔案管理的規劃標準

強化人口計生檔案的規范化管理，建立完善的信息管理系統，既要提高人口計生檔案的數字化程度，也要提高人口計生檔案管理的專業化水準。同時，優化資源配置，定期維護檔案管理設備，提高管理效率，充分利用最新技術和設備，提高人口計生檔案管理數字化建設標準。

3.3 提高人口計生檔案管理人員素質

人口計生檔案管理模式的創新需要高素質的人才支撐。強化人口計生檔案管理工作，需要提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重更新檔案管理理念，增強檔案信息服務能力，提高其處理問題的能力和水平。只有這樣，才能做好人口計生檔案管理工作。在此基礎上，人口計生檔案管理部門應定期對人口計生檔案管理人員進行職能培訓，組織或積極參加檔案管理機構組織的專業技能培訓，分析人口計生檔案管理人員在工作中遇到的問題和困難，提出解決方法。另外，在提高人口計生檔案工作人員自身素質的同時，要優化人口計生檔案管理的硬件設備和對應軟件。在人口計生檔案管理工作中，應盡量利用網絡技術，以提高人口計生檔案管理工作的效率。

4 人口計生檔案管理數字化分析

4.1 虛擬化的人口計生檔案管理資源

人口計生檔案數字化管理中，虛擬檔案是一個重要組成部分。強化人口計生檔案的虛擬化管理，有利于數據庫信息資源的集中管理，提高服務器管理效率，實現人口計生檔案的長期保存。采用虛擬檔案管理，通過虛擬資源模式，使人口計生檔案資源與公共信息平臺相連接，有助于提高檔案資料的共享程度，降低相應的存管費用，更好地推進人口計生檔案管理工作。利用計算機技術管理人口計生檔案，可以提高工作效率，有效地應用人口計生管理軟件和數據庫，使傳統文本模式的檔案管理向數字化方式轉變，擴展人口計生檔案管理的功能。

4.2 人口計生檔案管理中的信息管理

鑒于人口計生檔案管理工作中涉及的信息資料較多，可以建立有針對性的包含各種信息資料的數據樹，對人口計生檔案管理進行數據化管理。數據化具有傳輸性、可靠性、靈活性等性能，通過互聯網來實施信息的瀏覽就是數據化的表現形式，進而施行人口計生檔案信息共享。因此，人口計生檔案管理工作對數據化的應用有助于工作效率的提高。

5 結束語

目前人口計生檔案管理工作還存在一定的不足，但改革工作正在有序展開，加強軟硬件設備，可以通過現代化信息技術和數據化的科學管理得到有效地解決，有關部門應該積極配合，為數字化人口計生檔案管理的實現奠定基礎。