信息化背景下高校檔案工作轉型發展的路徑

張 瑤

（天津城建大學，天津 300384）

高校檔案管理工作是我國檔案數據工作的重要組成部分。在信息技術發展和社會需求的雙向推動下，高校檔案資料服務的內容和范圍不斷擴展，呈現出細分行業門類、優化服務質量的發展趨勢，其對信息技術的依賴性增強，在服務目標和服務方法等方面更加多樣化。而信息內容基礎建設的不平衡，服務能力的不足以及對存在問題認識的不夠，對高校檔案和相關服務工作的開展提出了新的挑戰。面對這些問題，高校檔案館必須培養專業人才，改進服務形式，明確信息化服務的發展方向，從而促進檔案服務功能的轉型和服務水平的提升。

1 新時期高校檔案信息化管理內涵

簡單講，數據化檔案管理是對信息化檔案管理的升級應用，即通過將信息化檔案管理作為一個整體，在其“信息”特征上，借助大數據技術構建“虛擬網絡”，將“現場場景”中的信息化檔案，轉換為“虛擬場域”的數據化檔案，透過專門化的數據采集、整理、分析、預測等，實現對高校檔案綜合關聯因素分析，為高校檔案管理提供“工具理性”和“價值理性”。比如，在“工具理性”層面，高校檔案信息化管理作為整體的應用功能可以獲得實現，并從方法論或工具論角度，強化信息化檔案的工具屬性，使所有的信息化檔案以數據庫的形式進行利用。在“價值理性”層面，將原來高校檔案常規化的應用價值，擴展到了可以為高校行政管理、高校教育產品創新、高校教育教學創新、高校人力資源配置、高校人才培育方案的調整與優化，提供相對精準的參考依據。從而在根本上使高校檔案管理實踐，轉變成了一種以“數據中心管理”支配高校所有活動的新可能，學界也有人將其稱為“高校智慧檔案管理”。

2 高校檔案管理信息化現狀

1）檔案管理信息化制度不夠完善。管理制度是指導工作實踐的規范，但從當前來看，很多高校并沒有圍繞檔案管理信息化建立完善的管理制度。高校的不同部門對信息化檔案的管理有著不同的要求，也使檔案管理信息化的標準化管理難以實施，而且在管理制度的建設方面也得不到應有的重視，所以制度建設方面的工作成效并不明顯。

2）管理人員專業素質不夠。隨著信息時代的到來，高校檔案管理服務已進入信息管理的快速軌道。為了實現高校檔案服務的信息化管理，優秀的檔案服務人才至關重要。在現階段，高校檔案服務中的大多數工作人員技術水平較低，無法滿足信息管理檔案服務的要求。這些人員長期受傳統檔案存儲意識的影響，缺乏對檔案存儲的責任感，檔案存儲服務被視為瑣事和一般性工作，導致檔案服務水平達不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當事人造成無法彌補的損失。

3 高校檔案工作轉型發展的路徑

1）加強檔案信息化管理制度建設。一是應將檔案管理納入高校信息化發展規劃中，成為高校信息化發展的重要內容。為此，檔案部門應與其他各部門密切合作，對檔案管理系統中電子檔案目錄與紙質檔案原文統一化管理。二是檔案部門要按照信息化管理的特點和規律，對傳統的檔案管理流程、制度等給予徹底改造，“對檔案的收集、分類、整理、管理和利用等所有工作流程建立統一的管理條例和操作流程”，使不同類型的檔案文件從掃描、分類、整理、入庫等環節都能做到可查可控。三是建立檔案管理的目標責任制。檔案部門應根據本校的實際，吸收其他院校建檔經驗，建立一套符合本校實際的檔案管理目標責任制度，層層落實到每個人，使檔案管理信息化建設能夠按步驟、有計劃有條不紊地向前推進。

2）培養高素質人才。高素質的人才是信息化檔案服務展開的前提。在檔案技術部門，檔案的維護和管理也伴隨著一定的風險。如果有錯誤或遺漏，將危及檔案的安全性。這就要求檔案工作人員必須具有較強的邏輯思維能力、判斷力和一定水準的電子信息技術，并具有高度的責任意識。在當前，檔案管理人員普遍存在專業知識不足和知識體系一元化，難以滿足信息化檔案管理工作要求的現象。因此要不斷調整和升級工作人員的技術結構和知識體系，使其能夠適應檔案數據工作快速發展的趨勢，更好地提高檔案存儲和服務的效率。

3）對現有基礎建設進行完善?；A建設薄弱是目前國內多數高校在開展高校檔案管理信息化建設工作中所面臨的最突出問題之一，并且也是高校檔案信息化建設過程中的最顯著短板。處理這一問題，高校必須要下大力氣，來處理高校軟硬件基礎設施建設薄弱的問題。第一，有效保障軟硬件基礎設施建設的資金落實狀況；第二，高校中相關部門需要帶頭督促軟件開發方面的工作，并盡快完成針對硬件設備的采購，形成完善的高校檔案管理信息化建設軟硬件環境，讓高校檔案管理信息化建設有序推進。

4）加大資金投入力度。高校應以自身實際情況為依據，量力而行，對基本硬件設施進行完善，為工作人員配好技術設備。除此之外，高校應明確信息化的管理執行標準，相關工作的開展內容均應細化，并以相關標準為依據進行操作。相關工作人員在對檔案基礎資料進行整理之后，需要開展技術處理，對網絡技術進行充分應用，對檔案進行技術化處理，這樣才能夠落實信息的交流與共享。高校開展信息化檔案管理工作的最終目的是對教學檔案進行充分利用開發，這將會對院校之后長遠發展產生促進作用。

5）以安全防御為限，增強信息化管理安全。就當前計算機技術發展現狀看，量子計算機的研發設計及應用已經成為現實，不久的將來即會應用到高校檔案之中。從微觀現實層面看，當前宜從權宜之計出發，積極以安全防御作為限定條件，增強信息化管理安全。比如，信息化管理在高校檔案管理的升級運用新時期，即可從軟件、硬件方面，進行技術性安全防御。一方面，可以結合高校計算網絡，在總體上進行高校檔案數據化管理應用層面的安全防御，做好接入網絡安全方面的防御工作，如設置多重密碼、在線生成授權登錄賬戶驗證碼等；另一方面，應該從高校檔案管理終端設備安全防御入手，積極安裝具有國內知識產權的殺毒軟件，如360安全殺毒軟件、金山毒霸安全殺毒軟件、QQ管家安全殺毒軟件等。

4 結語

信息技術的普及已經慢慢改變了每個人的生活條件和思維方式，給社會經濟發展也帶來極大的影響。在高校檔案信息管理服務的過程中，必須堅持不懈地發展和創新核心理念，創新高校檔案的服務模式，改進檔案服務觀念，構建多元化的服務渠道，并提高檔案信息管理的水平和效率。要培養專業化的高素質人才，利用信息化技術提高高校檔案管理服務的質量，使檔案信息化服務真正做到有效落實、有序推進。