淺談電子文件管理存在的問題及對策

張翠翠

（哈爾濱市衛生健康統計監測應用中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

信息技術時代做好電子文件的收集、歸檔管理，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性是擺在每一位檔案工作者面前的課題。為此，筆者結合自身在檔案管理工作中的研究和實踐，以問題為導向，從思想理念、制度建設、信息技術保障等方面提出解決對策和建議。

1 電子文件管理存在的主要問題

1.1 對電子文件管理的重要性認識不足，管理缺失

與傳統的紙質文件相比，檔案管理人員對電子文件的功能和作用還沒有充分的認識，電子文件從生成到歸檔，在歸檔方法和管理制度上存在混亂狀態，具體分工不明確，有關部門相互推諉。主要原因在于，電子文件形成者或囿于傳統觀念，認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或囿于電子文件對計算機系統的依賴性，怕增加工作量而不愿承擔此項工作，產生畏難情緒。最終導致電子文件有人辦、沒人管，造成電子文件收集不完整、不齊全、不規范或者在收集過程中造成不必要的重復和資源浪費。

1.2 電子文件管理制度還不完善

電子文件管理制度還存在不嚴密、不健全的地方，電子文件歸檔方法、格式要求等方面都沒有明確的標準，也沒有嚴格的管理程序來保證電子文件的憑證作用。電子文件歸檔的完整性、安全性得不到保障，造成電子文件存儲分散，甚至容易丟失。這種隨意性給電子文件歸檔管理工作帶來了很大的不便，影響了電子文件后續一系列工作的開展，包括整理、保管以及安全利用等。

1.3 電子文件管理模式較為落后

在辦公自動化快速發展的同時，信息檔案管理的發展步伐卻顯得較為緩慢，管理工作還處于探索階段，造成大量電子公文不能及時歸檔，甚至流失。究其原因，一是在應對電子文件檔案管理工作時還沒有一個科學體系去規范歸檔工作，造成歸檔工作開展的混亂無序。二是電子歸檔工作還沒有一個科學、規范的渠道，導致歸檔效率不高。

1.4 電子檔案在管理中存在諸多風險

一是電子文件可讀性受到挑戰。在日常實踐中，不同部門、人員往往安裝和使用不同的軟、硬件系統，系統的不兼容導致電子文件出現可讀性障礙。此外，基于軟件及操作系統的不斷更新，一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出，對于具有永久保存價值的電子文件將造成嚴重危害。二是電子文件信息安全難以保障。電子文件由于它的存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接收對象的開放性及文件內容的可分解性，導致電子文件信息在閱讀、瀏覽、傳輸、保存的過程中，隨時有被修改、竊取、銷毀的風險。電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，一旦遭到破壞，不僅會導致數據的丟失，甚至會造成信息系統的癱瘓。

2 加強電子文件管理的對策建議

2.1 轉變檔案管理人員的思想觀念，實行電子文件與紙質文件的同步管理

一是加大宣傳力度，提高檔案管理人員素質。在新舊管理體制交織的時代，要利用各種形式，加大宣傳力度，促使檔案管理人員由傳統的紙質時代的管理理念轉向現在的電子文件管理理念，增強對電子文件歸檔保存意識，以適應信息技術發展的需要。二是建立崗位責任制，整合相關部門職能。電子文件從形成到歸檔，跨越了多個部門，部門間通過電子計算機網絡聯成一個有機整體，工作互有交錯，職責界限難以區分，僅靠檔案部門很難完全部歸檔工作。應加強組織管理，采取電子文件形成部門、檔案部門、信息管理部門三者相結合的管理方法，明確各部門職責，將電子文件歸檔管理納入其日常工作，并通過目標考核的方式監督落實。

2.2 探索建立電子文件管理體系

一是參照國家標準，并結合實際制定《電子文件收集歸檔管理辦法》，明確電子文件的概念、收集歸檔要求，收集范圍和規范技術處理等若干實施細則，使之有章可循，收而不漏。二是建立電子文件與紙質文件“同步收集”制度，即電子文件與紙質文件同步歸檔，并形成制度常態化執行，以實現歸檔文件的憑證、依據作用。三是建立電子文件收集歸檔制度：“三人會簽制”，即定稿的電子文件由簽發人、撰稿人、打印人三方會簽，并將其輸入每份文件，確保真實性；“統一管理制”，即指定專人負責鑒定、收集、保存本部門形成的電子文件和相應的紙質文件，按要求對拷貝入盤的電子文件進行分類；“機讀目錄制”，即電子文件一經生成便由各部門兼職檔案員填寫并打印《機讀文件目錄》；“規范技術”制，即收集時應明確歸檔電子文件應采用的漢字處理、存儲格式等技術要求。

2.3 加強電子文件系統管理

在辦公自動化系統中建立公文管理模塊，設置發文處理、發文登記、發文查詢、發文檢索四個子系統，主要流程為：發文人擬稿－部門核稿－會稿－辦公室核稿－領導審簽－文書登記－文秘繕印。整個過程須按照行文要求，選定文種、擬制標題、標注密級、時限、發送范圍等背景信息，且能夠顯示出文稿歷次修改標記。在電子文件歸檔處理部分，應堅持隨辦隨歸的原則，在系統中文書人員可以強制性對網上傳閱文件進行歸檔，并設置一年自動歸檔功能，對文件按保存期限和業務內容進行分類。正式的紙質文件定稿要在規定時間內向文書部門進行移交，便于對電子文件進行核對，防止電子文件錯亂或被人為刪改現象。

2.4 加強電子文件的信息安全和保密管理

一是做好電子文件歸檔的技術處理工作，專兼職檔案管理人員要了解文件信息重新組合的來龍去脈，掌握電子檔案信息收集、鑒定、復制、調閱、管理等各個環節，控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實用性。二是采取切實可行的信息保護措施，須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施，技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章等，對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。三是積極開辟電子檔案存儲的新途徑。在軟件管理上，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限；在硬件管理上，進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防高溫、防濕、防酸、防蟲害、防磁等設施的完善和維護，及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。