事業單位檔案管理工作深化改革的措施

肖璐璐

（海倫市衛生健康宣傳服務中心，黑龍江 海倫 152300）

檔案在事業單位管理體系中占有重要的地位，事業單位應當發揮信息化檔案資源的實用價值，著力發揮專業檔案管理人員的重要作用，優化檔案管理工作制度規范，基于檔案管理工作的現實問題提出改革路徑，發揮檔案資源的實用價值，達到高效、科學、系統化的開展檔案管理工作的目標。

1 事業單位檔案管理工作的問題

1）檔案管理方式陳舊。目前，事業單位檔案管理還主要以質紙檔案管理為主，檔案管理具有人工化特征，傳統的檔案管理方式與現代化的辦公手段不適應，不足以發揮檔案的實用價值。事業單位檔案管理工作的方式較為固定，檔案管理制度傳統，檔案管理工作的效率較低，檔案管理工作中的失誤概率較高，一些事業單位存在著檔案信息泄露和丟失的較高風險，傳統的檔案管理方式往往存在較大問題。

2）檔案管理設施落后。信息化時代需要構建高質量、高效率、高水平的運轉機制。有些事業單位檔案管理缺乏專業的庫房，沒能基于檔案管理信息化引進專業的檔案管理設備。一方面，紙質檔案未能全面實現數字化，紙質檔案掃描水平較低，檔案管理工作仍使用陳舊的展柜。另一方面，事業單位檔案管理系統開發速度較慢，檔案管理軟件更新不足，檔案管理工作缺乏智能化的技術手段，不足以提高檔案的使用效率。而且，事業單位檔案管理的防護設備不足，缺乏安全防控系統，現有的檔案信息化安全防護能力較低，不足以有效應對互聯網傳遞共享檔案的現實工作需要。

3）管理人員素質較低。事業單位檔案管理工作落后，檔案管理改革的步伐較慢，主要原因在于缺乏專業的檔案管理工作團隊，檔案管理人員的工作能力有限，檔案管理缺乏必要的部分配合機制，相關從業人員難以適應信息化時代檔案管理工作的需要。首先，事業單位缺乏先進檔案管理工作標準，檔案管理方式方法較為僵化。其次，事業單位檔案資源浪費嚴重，檔案管理人員不熟悉新型的檔案管理運轉方式，檔案管理專業技術的培訓不足，難以滿足新時代事業單位檔案管理運轉的需要。

2 事業單位檔案管理的優化路徑

1）建立專業人才隊伍。事業單位還要積極采用多種方式打造現代化的檔案管理工作隊伍，著力提高檔案管理從業人員的專業素養。首先，事業單位檔案應當優化檔案管理工作方式，基于現代化的檔案管理工作需要配置專業的檔案管理人才，積極優化檔案管理人才結構，按照信息化、智能化檔案管理的需要配置專業技術人才，通過特殊人才引進、人才招聘、人才交流的方式充分檔案管理工作隊伍。其次，大力的培訓現有的檔案管理人員，積極的組織開展專題性、長期性或創新性的培訓活動，根據檔案員的發展需要與本職工作開展專業技術培訓工作，提高檔案管理人員的工作效能。第三，還要完善人才交流機制，依托為事業單位進行檔案管理軟件開發的單位或企業進行人才委托培養，強調通過專業的技術人員指導，服務團隊的介入，提高檔案管理人才配置水平。

2）強化基礎設施建設。事業單位為了滿足新時代檔案管理與使用的需要，還要提高檔案管理專業設施水平，著力加強信息技術與資金的投入。首先，事業單位應當完善檔案管理的基礎設施，給檔案管理人員提供優質的檔案管理工作環境，著力滿足信息化時代檔案管理必要的設施設備，大力強化信息基礎建設工作。其次，還要根據事業單位檔案管理的發展需要大力引進電子信息技術設備，加強計算機、電子簽到系統、監管系統的配置，盡可能的成立專職檔案管理中心，形成一個更加統一的廣闊的檔案管理工作環境。第三，發揮各部門的配合作用，積極完善檔案管理存儲利用機制，大力提高檔案的保存效率，從而達到提高事業單位檔案管理工作質量和效率的目標。事業單位必須加大檔案管理資金的投入，強調擬定充分的檔案管理設施設備的更新計劃，積極的爭取財政資金的支持，從而加強檔案管理設備的配置水平，提高檔案管理設備配置有效性。

3）充分保障檔案安全。檔案管理工作還要把重點放在保證檔案安全方面，事業單位應當基于信息化的檔案管理工作理念完善檔案管理的監管機制，加強檔案管理安全防控，保證檔案數據信息的安全性和完整性。首先，進一步修訂事業單位檔案管理工作的制度，強調采用科學的模式保證檔案管理的有效運轉，進一步優化檔案管理的程序，明確檔案管理安全責任制度，提高檔案數據信息的備份水平。其次，大力的研發符合事業單位需要的檔案管理工作系統，積極的建設和引進檔案管理防盜系統，按照分類存儲的方式進行檔案管理，從而達到提高檔案管理工作效率和質量的目標。第三，還要采用現代與傳統相結合的方式，重視優化檔案數據信息備份管理的工作方式，大力保證檔案數據信息完整性，從而發揮檔案資源的實用價值，達到提高檔案管理質量目標。

4）構建專業重平臺。事業單位還要從現實出發構建專業的檔案管理平臺，強調采用一體化的方式提高檔案管理的整體效率。現代檔案管理平臺需要面向移動互聯網網絡，強調發揮多媒體在檔案管理中的積極作用。首先，開發專業的檔案管理系統，基于移動互聯網環境實現檔案管理網站與APP的緊密結合，構建專業的檔案存儲使用系統，從而實現檔案管理一體化，讓員工積極地參與到檔案管理實踐當中。其次，加強檔案管理權限設備，不僅要明確各級檔案管理人員的工作權限，優化檔案管理的級別設置，這樣才能有效提高的使用質量，實現檔案管理的專業化控制。第三，檔案管理信息平臺應當重點發揮信息庫的作用，強調加強檔案管理數據信息的深度管理，積極的分析檔案數據信息的實用價值，從而達到構建科學化、智能化檔案管理體系的目標。

5）完善工作評價機制。事業單位應當提高檔案管理評價的科學性，注重建立完善的獎懲制度，優化檔案管理工作的評價機制在，從而達到提高檔案管理工作效率的目標。事業單位應當保證檔案管理工作的規范性，掌握員工的工作動態，激發員工的工作動力，從而達到提高檔案管理工作效率與質量的目標。完善檔案管理評價機制，建立檔案管理的獎懲制度，主管部門應當對檔案管理人員進行積極的評價，指出檔案管理人員的問題，明確優化改進的方式，從而提高檔案員管理創新的水平。第三，應當建立有效的獎懲機制，強調完善檔案管理的激勵機制，從而提升檔案管理的整體質量。應當通過職稱等制度提高檔案管理員的奉獻意識，促進檔案管理員積極的研究檔案管理中的新課程，達到以全面提高檔案管理制度，消除檔案管理風險，滿足檔案管理需要的目標。事業單位還要從整體上評估檔案管理的問題，按照質量管理的方式加強檔案管理建設效率的審核，從而指出檔案管理人員能力提升的著眼點，滿足新時代檔案管理工作的需要。

3 結論

事業單位檔案管理人員應當具有深化改革的意識，強調從事業單位改革的基本理念出發，創新檔案管理工作的方式，優化檔案管理的體系，著力加強專業技術人才配置，從而達到提高檔案管理工作質量的目標。新時代還要優化檔案管理的方式，達到系統化的開展檔案管理的目標。