事業單位檔案管理制度建設的科學化探索

蒲春華

（黑龍江省海林市人力資源和社會保障局就業創業服務指導中心，黑龍江 海林 157100）

隨著信息技術的快速發展，檔案管理技術手段的不斷升級，大數據時代要求采用制度化的檔案管理方式，進一步發揮信息技術在檔案管理中的指導作用，轉化檔案信息化的特征修訂事業單位檔案管理制度，保證檔案管理制度有助于推動檔案管理深化改革，提高檔案管理服務水平，約束檔案管理隨意、低效和高成本問題。事業單位基于信息化趨勢修訂檔案管理制度刻不容緩。

1 檔案管理制度科學化的意義

1）提高檔案管理工作質量。事業單位加強檔案管理制度建設工作，圍繞現代檔案管理工作需要修訂檔案管理的基本制度規范，有助于保證檔案管理工作質量，發揮檔案信息記錄載體的重要作用，推動檔案管理工作的深化改革，降低檔案管理工作的風險，滿足檔案管理建設的現實需要，為檔案管理工作提供充分的依據。信息化檔案管理還要構建科學的檔案管理工作環境，強調以信息化的思維方式開展檔案管理工作，基于制度建設提高檔案資源的服務應用價值，提升檔案資源的運轉效率，保障事業單位檔案管理的正常運行，實現檔案管理的精準化，消除檔案運轉中的潛在風險。

2）發揮檔案資源服務價值。信息化時代檔案管理制度建設不僅規范了檔案收集、存儲、整理工作，而且極大的指向了優化檔案資源服務方式，強調保持檔案資源管理的開放性，進一步擴展檔案數據信息資源的來源渠道，能夠圍繞檔案資源共享使用建立科學的工作制度。通過檔案管理制度科學化建設可以進一步創新檔案服務方式，規范檔案服務辦法，明確檔案服務操作規程，有助于滿足日益個性化的檔案使用需要，符合了信息化時代檔案管理的趨勢，為檔案資源共享奠定了良好的基礎。

3）降低檔案信息資源風險。檔案管理制度是從檔案管理目標、技術、人員與運轉需要基礎上制定出來的基本檔案管理操作行為規范。一方面，通過檔案管理制度可以有效彌補傳統檔案管理漏洞，消除檔案管理的潛在風險。另一方面，新型檔案管理制度符合檔案管理的發展趨勢，融入了最先進的檔案管理工作思維，提高了檔案管理工作的前瞻性，有助于規范檔案運行方式，減少檔案管理運行實踐中的風險，為檔案管理深化改革奠定了良好基礎，推動檔案管理現代化、專業化與規范化發展進步。

2 檔案管理制度建設主要問題

1）管理制度不完善。目前，有些事業單位檔案管理人員的思維理念陳舊，檔案管理不具備信息化意識，不能創新檔案管理工作方式方法，導致檔案管理工作制度不完善，現有檔案管理工作制度不具備較強的監督力與執行力。一些事業單位現行檔案管理制度或者不符合現有檔案管理技術設備運轉的實際需要，或者不具備較強的專業性指導性，不具有信息技術時代檔案管理工作的基本特征，影響了檔案管理制度的建設水平與效用發揮。還有的事業單位檔案管理制度過于重視收集、存儲等環節，對傳統檔案管理工作方式約束較細，但是不注重信息化背景下檔案制度的建設工作，檔案管理服務制度缺失嚴重，檔案管理制度不具備全面指導性，不能約束檔案管理實踐。

2）管理制度較粗糙。檔案管理制度精細化水平低，檔案管理制度不具備前瞻性，與檔案管理工作實際不相符問題仍存在。例如，有些檔案管理制度與檔案管理崗位工作不符，不能基于制度建設提高檔案管理水平，檔案管理制度缺乏必要的解析，基層檔案員沒能深入理解檔案管理制度。檔案管理制度雖然從國家的《檔案法》各種新要求出發，但是不符合事業單位檔案管理工作的實際情況。例如，一些事業單位檔案管理制度僅僅指向傳統紙質檔案管理時代有關檔案保管的基本要求，未能細化檔案運轉的流程，不能對檔案服務過程進行約束，沒能對檔案數據信息挖掘進行有效約束，致使檔案數據信息在不安全的環境運轉，還有一些事業單位檔案管理制度對檔案建設資金使用要求不系統，因此影響了檔案管理工作的質量，沒能提高檔案管理的實際效能。

3）不適應未來需要。目前，我國事業單位檔案管理制度修訂的速度較慢，檔案管理制度的科學化水平低，檔案管理制度建設的較為緩慢。有時僅一味的固守原來的檔案管理工作方法，已有檔案管理制度不能隨著技術設備革新而創新發展。一些事業單位檔案管理人員素質較低，不熟悉信息化檔案管理工作環境，不懂得網絡時代檔案管理工作的方式，不注重基于智能化檔案管理需要修訂檔案管理管理工作制度。還有一些事業單位檔案管理工作缺乏對制度的評價機制，不能對制度執行情況進行綜合分析，未能有效找出檔案管理制度的漏洞，不能基于檔案管理制度建設的問題進行針對性的整改，沒能在檔案管理制度的對比中，不斷更新現行的檔案管理工作制度。

3 檔案管理制度科學化的措施

1）更新檔案管理理念。檔案管理制度是對檔案管理思想理念的直接反映，事業單位還要從現代檔案管理發展的需要出發，不斷修訂檔案管理工作制度，加快檔案管理制度建設的進程。首先，細化檔案管理制度的要點，明確檔案管理制度內容，基于信息技術的發展需要科學界定檔案管理工作制度的內容，不斷創新檔案管理制度建設的方式，提高檔案管理制度建設的科學性，針對本單位實際情況解決檔案管理的主要問題。其次，提高檔案管理制度內容的科學性，以清晰的語言描述檔案管理制度，強調檔案重制度具有較強的普及性功能，發揮檔案管理制度對實際檔案管理工作的約束作用。例如，檔案管理制度應當具有多層次的條文，檔案管理制度內容應豐富詳實，這樣才能滿足檔案管理工作的需要，全面提高檔案管理建設質量，提高檔案管理制度建設效能。

2）提高檔案人員素質。為了促進檔案管理制度的深度履行，發揮檔案管理制度的指導作用，進一步按照既定的制度規范開展檔案管理工作，還要提高檔案管理人員素質，要求檔案管理人員嚴格的落實相關工作制度。首先，大力提高檔案管理人員技術水平，提升檔案管理人員的專業性，保證檔案管理人員具備較強的工作能力，扎實的檔案管理工作理論素養，保證檔案員深化理解并廣泛應用檔案管理規章制度。其次，發揮檔案員對檔案管理制度建設修訂的作用，能夠根據實際需要情況總結檔案管理制度存在的問題，基于工作需要深化檔案管理制度建設，不斷完善修訂檔案管理制度。第三，建立檔案管理制度執行監督機制，既考察檔案員的工作情況，又分析檔案管理制度存在的漏洞，全面細化檔案管理制度內容，做到與時俱進的修訂完善檔案管理制度。

3）創新制度建設方法。為了全面加強檔案管理制度建設工作，提高事業單位檔案管理制度建設水平，盡快的推動檔案管理制度改革，應當細化檔案管理制度建設方法。首先，依托專業機構、上級主管部門對事業單位現行檔案管理制度進行審查，指出檔案管理制度的主要問題，分析檔案管理制度的漏洞，提高檔案管理制度建設水平。其次，加強檔案管理工作經驗交流，依托行業協會細化檔案管理制度的內容，在同行業檔案管理制度的對比中找出檔案管理制度的漏洞，不斷完善檔案管理工作制度。第三，檔案管理制度建設還要立足本單位的實際，綜合性的考察檔案管理制度建設情況，針對性地進行檔案管理制度整改，達到全面提高檔案管理制度建設水平的目標。

4 結論

事業單位應當提高檔案管理制度建設的科學化水平，細化檔案管理制度要求，明確檔案管理制度內容，讓檔案管理制度達到科學化的效果，解決檔案管理制度建設存在的具體問題。新時代還要在信息化的背景下提檔案管理制度建設水平，解決檔案管理工作存在的具問題。