企業應如何利用“國際檔案日”做好檔案宣傳工作

劉 靜

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200000）

國際檔案日是企業檔案宣傳的活動日，檔案部門和檔案管理人員應研究如何利用“國際檔案日”將企業的檔案宣傳工作辦出特色，辦出影響力，從而推動企業檔案事業的發展，提升檔案在企業中的地位，并展現檔案部門和檔案工作者的專業形象和精神風貌。本文將從夯實檔案宣傳基礎、豐富檔案宣傳內容、創新檔案宣傳形式、發掘培養宣傳骨干、做好檔案宣傳評估五個方面進行論述。

1 夯實檔案宣傳基礎

策劃是一種策略、籌謀、計劃或者打算，是組織開展活動的基礎。“國際檔案日”活動策劃是整個宣傳活動的基石，對活動的每個環節都具有指導作用，策劃質量的優劣，很大程度上影響和決定活動的成敗。因此，“國際檔案日”宣傳活動需要精心策劃、全面布局。

為夯實檔案宣傳基礎，做好“國際檔案日”宣傳活動策劃需要考慮以下四個方面。第一，確定宣傳活動主題。“國際檔案日”宣傳主題是宣傳活動的點睛之筆，是貫穿整個宣傳活動的主線。在策劃中應明確主題，而且主題應該內容集中、簡潔明亮，能給參與者留下深刻的印象。第二，確定宣傳內容。“國際檔案日”的宣傳內容，除了傳統企業發展史、檔案法律法規、檔案先進事跡以外，內容還應豐富多彩、新穎別致，且同時兼具趣味性和知識性。第三，確定宣傳活動的形式。檔案宣傳活動的形式是對宣傳內容的表達。宣傳活動的形式要多種多樣，除了最大限度挖掘傳統媒體形式的潛力外，還應創新宣傳形式，選擇公司員工使用頻繁、關注度較高的宣傳形式，并與宣傳內容相契合，提升宣傳效果。

2 豐富檔案宣傳內容

“國際檔案日”宣傳內容通常以檔案的發展史、檔案法律法規和技術規范、檔案先進事跡、檔案管理中取得的各種成果為主。但企業普通員工對檔案并不是很了解，對檔案管理人員從事的工作也不清楚，宣傳檔案的基本概念和法規條文并不能引起他們的注意，枯燥乏味，導致宣傳效果不佳。因此，在宣傳內容上要打破常規，以反映公司職工感興趣、普遍關心的問題為主，應與大家工作和生活緊密相關，選擇全體職工有需求、有幫助、有意義的專題來開展宣傳活動。

為豐富“國際檔案日”宣傳活動內容，檔案宣傳工作還要把中華5000年悠久歷史沉淀積累下來的檔案精華作為切入點，增加歷史和文化的百分比。作為企業，應重點利用已保管期限較長、價值較高的檔案，組織開展展覽、講座、知識競賽等系列宣傳活動，滿足企業職工了解企業歷史、文化的需求；也可以充分利用當地檔案館的資源，共同策劃，聯合舉辦參觀或專題講座，從中感受到檔案的歷史價值、現實價值和文化魅力；還可以與近期社會熱點問題、行業重點關注問題、公司重大工作等相結合，編寫宣傳推文；推文標題應吸引讀者眼球，細品內容給人耳目一新之感。要創新檔案宣傳內容，挖掘檔案里的故事，利用檔案工作中的實例，把枯燥乏味的檔案轉換成趣味十足的故事，使檔案具有鮮活力；宣傳材料要圖文并茂，切記長篇累牘，亦可使用當前社會流行的漫畫、微動畫、短視頻等元素進行宣傳，使宣傳材料兼具趣味性和知識性，提高“國際檔案日”宣傳內容的吸引力、感召力。

3 創新檔案宣傳形式

“檔案宣傳形式是活動組織者把宣傳內容傳達給宣傳者的途徑和方式”[1]，為了擴大檔案宣傳力度、增強檔案宣傳效果，企業檔案部門和檔案管理人員應創新檔案宣傳形式。因此，企業檔案部門必須充分利用報刊雜志、電視電臺、網絡社交等各種傳播媒介，在“國際檔案日”宣傳活動中建立平面媒體、廣播電視媒體、網絡媒體相結合的三維立體宣傳架構。

首先，充分發揮平面媒體、廣電媒體兩種傳統媒體的宣傳作用。“國際檔案日”宣傳工作主要是通過自辦的報紙、期刊和工作簡報等傳播，或者通過海報、展板、展覽、參觀、征文、知識競賽、講座、業務指導等傳統形式進行宣傳。企業檔案部門和檔案管理人員應積極與公司宣傳資源主控部門進行溝通，爭取他們的支持，充分利用公司已有的宣傳資源，做好“國際檔案日”的基礎宣傳。

除此之外，還應該大力借助網絡媒體的宣傳優勢，拓展新的宣傳領域。“國際檔案日”宣傳工作應借助網絡媒體高速發展的東風，利用網絡新媒體（如抖音、論壇、貼吧、微博、微信、網絡直播等）互動性強、受眾面廣、精準宣傳、性價比高、推廣方便等優勢，使檔案宣傳更新更廣更高效。

4 發掘培養宣傳骨干

由于“國際檔案日”宣傳活動一般是檔案部門組織、策劃、實施的，宣傳隊伍都是由檔案管理人員組成，人數稀少且身兼數職，往往還沒有接受過專業的宣傳技能培訓，存在重點抓不住、亮點不突出、寫不出好的宣傳稿件等問題。因此，在日常工作中積極發掘培養宣傳骨干，提升“國際檔案日”宣傳活動效果。

一般宣傳骨干應具備以下三項專業素養。第一，具備良好的策劃能力。策劃是“國際檔案日”宣傳活動的基礎，用于指導活動的順利實施，這要求宣傳骨干具備良好的策劃能力。第二，具備較強的撰稿能力。宣傳稿件的優劣決定了宣傳內容對讀者的吸引力，將直接影響活動宣傳效果；只有具有較強的撰稿能力才能寫出優秀的稿件。第三，具備獨立的編輯能力。編輯是一門學問，是對稿件和素材（圖文、動畫、視頻等）的再創作，優秀的宣傳作品都離不開編輯。因此，企業檔案部門在日常工作中應著重挖掘有潛力的宣傳人才，輔以專業的宣傳技能培訓，再結合部門宣傳活動實踐，培養自己的檔案宣傳骨干，為“國際檔案日”宣傳活動提供人力保障。

5 做好檔案宣傳評估

在檔案宣傳過程中，由于企業檔案宣傳評估意識不足，認為評估工作可有可無，更有甚者完全取消評估工作，導致宣傳工作大同小異、宣傳效果不佳。因此，企業檔案部門應重視宣傳評估工作，做好評估結果經驗反饋工作，并將評估結果落實到后續的宣傳活動中，提升宣傳效果。

對于檔案宣傳效果的評估工作，檔案部門應建立完善的評估體系，明確由誰評估、評估方法、影響因素、評估范圍等，使評估工作有據可依。對于“國際檔案日”宣傳效果評估，企業應視活動每年開展的具體情況，采用內部自評或專業機構評估，亦或采用二者相結合的方式進行有效的評估；應采用科學的評估方法，例如：“抽樣調查法、訪談調查法、觀察法、問卷調查法、文獻法、試驗調查法等”[2]，這是做好評估工作的前提；綜合考慮影響宣傳效果的各種因素，像宣傳對象、宣傳者、宣傳內容、宣傳形式等，使評估結果更具有說服力；還應將評估工作貫穿“國際檔案日”宣傳活動的全過程和每個環節，使評估工作更全面。通過對“國際檔案日”宣傳工作系統、科學、全面的評估，實現對宣傳活動的全局把控，從而不斷優化檔案宣傳工作，提升檔案宣傳效果。

6 結語

“國際檔案日”為企業檔案宣傳工作提供了一個宣傳良機，檔案部門和檔案管理人員應抓住這個契機，推出內容豐富、形式多樣的宣傳活動，拉近企業職工與檔案的距離，讓大家了解檔案，更好地利用檔案，并提升全員檔案意識。