淺談事業單位檔案管理工作的優化路徑

宋家為

（蘭陵縣民政局，山東 臨沂 277700）

1 事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質不高。由于受到傳統思想以及客觀歷史因素的影響，當前事業單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質量。首先，事業單位檔案管理中的人員素質普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導致當前檔案管理工作質量得不到有效提升。事業單位檔案管理人員工作素質不高主要體現在三個方面：第一，缺乏對檔案管理工作的重視。該項工作一般都是由年紀較大或者專業水平不高的人員擔任，不僅業務能力低下，學習能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓制度。關于檔案管理人員的專業培訓，大多是流于形式，培訓作用得不到有效發揮，人員素質無法提升。第三，人才引進制度不夠完善，人才引進數量和質量無法滿足檔案管理發展的需求。

2）信息化技術的利用率太低。信息化時代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發現，當前我國基層事業單位對于信息化技術的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術來發揮其諸多的作用，而檔案資源作為對社會各界資料的儲存，信息量非常大，包含的數據非常巨大，但是目前我國基層事業單位對于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費，這對于檔案管理信息化建設的開展無疑是相互矛盾的，需要進一步改善與調整。

3）事業單位檔案管理方式不合理。伴隨信息技術和通信技術的深入發展，事業單位開始邁向信息化的方向，但是在檔案管理的過程中，管理人員沒有積極利用信息技術，事業單位沒有培養和檔案信息化管理相關的計算機維護人員。

2 提升事業單位檔案管理規范化的措施

1）健全檔案管理制度體系。任何工作的開展都需要做好制度建設工作。一是建立責任制。對于檔案管理工作，各級領導及人員都應清楚自身的職責。二是將檔案管理工作分解。事業單位中檔案管理機構屬于內部機構，單位要建立考核評價標準，推動單位認真開展檔案管理工作。三是管理制度專業化。為使檔案管理更加規范和科學，事業單位需對檔案管理部門制定詳細的工作制度。

2）拓展事業單位檔案管理服務能力。事業單位檔案管理的本質是服務，檔案管理服務能力是事業單位檔案信息化發展的關鍵。因此，事業單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務能力。第一，拓展服務能力。事業單位以往的檔案管理服務職能是檢索、查閱，在信息化技術的支持下，事業單位檔案管理要注重借助強大的信息技術功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進的信息技術實現對檔案信息的自動化歸檔管理、自動化篩選、自動化比對、自動化分析。第二，拓展服務內容。以往的檔案管理服務內容更多的是被動等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進的技術形式來拓展檔案服務內容，將檔案內容從被動等待拓展到主動提供，將檔案信息從單純的指導轉變為教導，從普通的服務拓展到專業化、個性化的服務。在技術的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務功能，在檔案應用的時候和其他信息打造出一個清晰的對比模型，并在檔案服務過程中增加其他服務功能，比如根據所查找數據信息提供對應的檔案信息、在檢索中設置高級檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據數據出現的年份和使用方向找到同類檔案信息。

3）提升檔案管理手段的更新速度。我國基層事業單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區別，所以基層事業單位在檔案管理現代化進程時，應該不斷學習國外先進的檔案管理方法，根據基層事業單位的發展狀況，不斷更新和豐富檔案管理數據庫的資源。基層事業單位的檔案管理現代化建設通過有效實踐才能發展，因此基層事業單位應該改變自己傳統的觀念，根據社會發展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業單位在發展過程中的綜合競爭力。

4）提高檔案管理人員的素質。提高檔案管理人員的素質是提升事業單位檔案管理質量的重要舉措，所以事業單位不僅要重視引進優秀的檔案管理人才，也要加強對原有檔案管理人員的培訓和考核，提高其業務能力。檔案管理人員在接受培訓以及考核的同時，也要重視自我學習，及時了解檔案管理最新的發展狀態、最新的理論和技術，致力于提高工作效率和質量。如果事業單位內部缺乏專業的檔案管理人才，可以選擇外聘的方式聘請專業的檔案管理人才，進而對內部人員進行培訓。為了保證培訓的有效性，應當成立監督部門，專門負責培訓和考核工作。監督部門的管理者應當選擇經驗豐富的人員來擔任，指導檔案管理工作的規范化開展。

5）加快檔案管理工作信息化建設。在開展檔案管理與服務模式改革的過程中，信息化技術十分重要。目前，我國網絡及信息技術發展較快，檔案管理實現了數字化，極大地提高了檔案管理效率，順應了時代的發展需求。在檔案管理過程中，事業單位需要依據單位的需求及特點，制定科學的工作計劃，采取相應的模式，并對每個環節都制定規范和實施方案，落實好相關要求。事業單位還應建立自己的網站，為檔案服務提供更加便捷的服務，提高檔案管理的工作效率。此外，事業單位需要完善檔案管理的數字化體系，收集和整理檔案信息，促進檔案數據的發展。目前，檔案管理都離不開計算機。雖然計算機可以提高管理的效率，但檔案管理人員需要做好檔案信息的保護工作，做好安全工作。

6）優化事業單位檔案管理機制。在行政事業單位經濟快速發展下，人事檔案管理工作在實踐應用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業單位的發展需要，事業單位人事檔案管理工作要進一步優化創新。其中，針對國內人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需要相關部門和事業單位管理人員積極商討具體的對策，針對當前人事檔案管理工作實際情況制定出科學合理的人事檔案管理體制，在這個體制的作用下，更好地發揮出人事檔案工作在行政事業單位中的作用。在事業單位檔案管理的過程中，還需要強化事業單位內部人性化管理模式的運作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務條款，為事業單位檔案管理工作人員提供必要的工作環境和福利支持。根據檔案管理工作發展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時候要制定嚴格的規劃標準，在標準的規范和約束下，提升事業單位管理人員的綜合素質，不斷提升檔案人員的職業道德精神和技術水平，使得整個事業單位的檔案管理工作始終處于一個不斷上升的發展狀態。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個完善的檔案管理網絡，在網絡資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發揮出自身的職能作用，不斷為企業的發展創造更多的經濟價值和社會價值。

3 結論

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細匯總分析事業單位的發展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學使用的重要保障，也是整個事業單位發展的重要支持。為此，結合新時期事業單位的變化發展，需要相關人員應用更先進的技術形式來進行檔案管理，創新檔案管理服務模式，從而更好地發揮出檔案資源信息在事業單位管理發展中的作用。