淺談國有企業檔案管理效能提升策略

楊少芹

（山東省臨沂市蘭陵縣自來水公司，山東 臨沂 277700）

1 檔案管理的重要性

國有企業檔案信息化建設，是指國有企業利用現代信息化技術，對紙質、照片、聲像等檔案資料進行信息化處理，并將其中的檔案信息內容進行采集、歸檔，轉化成二次文獻信息，最終實現國有企業檔案的信息網絡化利用。

國有企業檔案信息化建設，需要借助物聯網、互聯網等信息技術，在信息網絡平臺上將企業生產、經營、管理等環節所產生的具有保存價值的文件資料，通過信息網絡技術實現檔案信息資源共享，強化信息交流，在互聯網信息平臺中實現檔案信息資源的合理優化配置。因此，國有企業檔案作為企業生產、經營、管理過程中產生的重要信息資源，做好國有企業檔案信息化建設和管理，對進一步提升企業現代化管理水平，完善現代企業制度，增強國有企業市場競爭力等，有著不可替代的重要作用。

2 國有企業檔案管理的創新策略

隨著現代信息技術在日常生活中的普及，傳統的文件管理模式已不能滿足當今社會的需求。為了與國企改革相適應，國有企業檔案管理改革創新已成為一種趨勢，可以從以下幾個方面進一步優化企業的檔案管理工作。

1）建立創新檔案管理理念。在社會發展的新的時期，為確保國有企業在檔案管理工作中的創新性水平，國有企業檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設工作，樹立“大檔案”觀念，科學整合檔案信息資源。第二，要轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發工作，找準檔案工作服務公司發展的切入點、結合點，將檔案資料提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保企業各方面工作的有效實施。第三，檔案管理人員應當樹立創新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應當多思考怎樣能夠對檔案管理方法、思路與措施進行創新，爭取突破企業原有的檔案管理內容和體制，全面增強企業檔案管理創新效果。

2）構建創新檔案管理模式。科學合理的檔案管理模式是檔案管理發展的關鍵。檔案工作要創新，一是檔案管理流程要創新，由事后搜集材料變為事前介入、事中參與；二是檔案管理部門角色定位要創新，要從“倉庫管理員”變成“文化傳播者”，協同其他業務部門積極開展宣傳教育工作，堅定企業文化自信。

3 國有企業檔案管理效能提升路徑

針對制約國有企業檔案管理效能的因素，認真研究，立足國有企業檔案管理實際，采取切實可行、有針對性地舉措，不斷提升國有企業檔案管理效能，發揮國有企業檔案應有價值功能。

1）增強檔案人員業務素質。新時期，國有企業檔案管理效能的提升，離不開一支高素質、專業匹配的檔案管理人員。為此，一是要設立檔案管理崗位。明確國有企業檔案管理崗位職責內容，根據企業檔案管理數量及規模，配置一定數量的檔案管理人員。二是要建立檔案培訓體系。從內容和形式等多方面，抓好國有企業檔案崗位人員素能培訓。在內容上，要合理安排《檔案法》《保密法》《公司法》《企業檔案管理辦法》《科學技術檔案工作條例》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等專業知識培訓，并適當安排計算機、大數據、云計算、云存儲等信息技術內容教育，提升國有企業檔案工作人員的綜合業務素能培訓。在形式上，要針對檔案工作崗位的新進員工和老員工，采取差異化培訓方式，培訓方法上可采取外出學習、邀請專家講座、講座等。三是注重職業精神培育。要把國有企業檔案人員的創新素養、創新精神的培育納入國有企業文化建設體系中，營造良好的檔案管理氛圍，引導檔案工作者重視創新、大膽創新，增強檔案崗位工作的責任感、榮譽感。四是建立完善獎懲機制。建立健全完善的檔案管理獎懲機制，既要加大獎勵力度，樹立正面引導功能；也要對不規范或不負責任行為進行懲處，暢通約束機制。

2）健全檔案管理相關制度。要想確保國有企業檔案管理工作的有效開展，就需要系統分析總結經驗，根據時代發展的要求來不斷創新，建立檔案工作責任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發利用工作，制度種類可以根據需要分為具體的管理規定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結以往的檔案管理經驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業新發展需求。只有這樣，國有企業檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，才能夠實現更加優化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發揮出來。

健全的國有企業檔案管理制度體系是提升企業檔案管理效能的重要外在保障。科學、規范的國有企業檔案管理體系能夠促使國有企業檔案管理環節、流程更加規范、更加科學，有利于管理效能的提升。具體來說，就是要針對國有企業檔案管理實際，制定具體的檔案管理標準、實施規范和細則。相關的規章制度要隨著國有企業檔案管理形勢的發展和變化，不斷地進行補充、修繕，要始終保持國有企業檔案管理制度的可操作性、可執行力。

3）改善檔案管理條件。國有企業檔案管理效能的提升，也是現代國有企業制度建立的內在要求。因此，國有企業經營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據國有企業檔案管理實際需要，嚴格按照國有企業檔案數字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環境，為國有企業檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好國有企業數字化檔案館建設規劃、科學研究檔案館建筑結構和布局要求，因地制宜地做好功能分區，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化、智能化等，切實改善國有企業檔案管理軟硬件條件。

4 總結

現代企業制度體系下，促進國有企業檔案管理職能轉變，提升國有企業檔案管理效能，能夠激發國有企業檔案管理活力，在維護國有企業經濟效益、合法權益和歷史真實面貌等方面，發揮著越來越重要的作用。本文簡要闡述了國有企業檔案管理效能價值，通過影響企業檔案效能因素的分析，有針對性地提出了解決路徑，為提升國有企業檔案管理效能提供指導和參考。