疾控檔案管理的現代化建設分析

傅宏然

（吉林省梅河口市疾病預防控制中心，吉林 梅河口 135000）

疾控檔案管理現代化建設的實現，關鍵在于引入互聯網，將信息網絡化。實現檔案資料的共享，便于全面實行信息的錄入、保存、修整和傳遞使用環節。最近，國家越來越關注疾控工作的實行，疾病的防預和治療影響社會的發展。檔案的管理工作成為疾控工作關注的重點，所以應該重視起檔案管理的現代化，積極落實相關措施。

1 疾控中心檔案管理的現狀

1.1 人員缺乏專業性、組織結構落后不合理

當前，檔案管理的工作人員專業能力不足，主要表現在三個方面：缺乏專業的醫療知識、缺乏檔案管理知識、缺乏計算機信息處理知識。由于工作人員不具備專業的知識能力，往往很難進行針對性的管理工作，大大降低工作的準確性和效率。同時，因為專業的管理人員有限，造成負責檔案資料工作的人員組織結構不平衡。這影響著檔案工作的迅速高效進行，進一步減弱了檔案工作的實際效用[1]。

1.2 檔案管理模式落后

伴隨著社會的不斷發展，我國的疾控中心也先后相應的引進了醫療的信息管理模式。這些模式的應用大多是在門診、化驗科室等部門之中，而檔案信息的管理方式仍舊是傳統的模式。在檔案資料的處理方面，不管是整理分類還是存檔運用都顯示出落后性。特別是一些電子檔案資料的儲存和管理呈現出不科學不完善的特點，造成疾控中心的檔案工作效率低下，質量不高。

1.3 受重視程度低

我國有些地區（如小城鎮、偏遠山區）的疾控中心，因為對檔案工作認識不全面，不理解其重要性，故而未成立專門的檔案管理部門，這使得各科室需要自行負責各自的檔案資料，導致檔案管理工作缺少了統一性和系統性，不利于檔案信息庫的建立。

2 疾控檔案管理的現代化建設方法

2.1 制定完善的工作制度

當前，大多數的疾控部門都缺少完善、實施有效的檔案管理制度，使得相關工作不能落實，影響著信息保存的完整性。檔案資料的現代化管理方式，需要進行嚴格的管理控制。疾控部門應該從實際出發，制定明確有效的管理制度，使之符合自身狀況與檔案管理的建設情況，從根源確保檔案信息的真實性和準確性。完善的工作制度能夠規范工作人員的言行，引起工作重視，避免管理的形式化。例如：某衛生疾控組織創建了完善的管理制度，其中包括日常的工作制度、行為考察制度、績效評定制度等，通過這些制度的實施，能夠有效的實行管理工作，保證高效的檔案工作質量。工作人員也因為制度的約束明確具體的工作標準和范圍，進而更加快速開展檔案管理工作，最終推進疾控工作的開展[2]。

2.2 加強對管理人員的培養

工作人員是管理工作完成的動力核心，大力培養提高工作人員的素質，對于提升工作質量有重要意義，同時也能提高管理工作的現代化水平。在培養的過程中，最為關鍵的是轉變管理觀念。要拋棄傳統過時的管理方法，采取全面培養；激發工作人員的責任感和使命感，深刻認識到自身的工作責任與義務；調動工作的積極性，主動投身于管理工作之中，將身心奉獻于檔案管理工作。以某疾控中心為例，為滿足社會發展需要，全面提高人員素質，從人員結構進行了調整改變，從內部制度進行了完善，在管理人員的引進工作上大量投入了資金和時間。此外，還展開了相關的檔案管理培訓工作，定期為管理人員提供專業學習的機會。這不僅有助于提升管理人員的知識水平，還有助于工作的順利進行，加速檔案管理的現代化步伐[3]。

2.3 全面落實多級化管理

從近幾年疾控工作的實踐發展來看，信息化技術在管理工作中得到運用，但是其運用尚且存在問題，這些問題主要來源于管理力度與具體需要的矛盾，管理的水平和范圍無法滿足檔案管理的真正需要。由此來看，為解決信息化檔案管理的問題，必須落實多極化的管理方式。通過不同級別的管理，實現需求的真正滿足，實現信息資源的共同享用。在這一方面，疾控部門的工作具有代表性。其工作中由于人員數量龐大，檔案的管理任務繁重，涉及了多個工作環節：資料收集、數據整理、分類儲存等，同時還有一些數據編寫檢索的內容。從此來看非常需要管理工作的多極化工作方式，這樣能夠提高工作效率，有效利用資源。例如：某衛生疾控部門實行“深化改”措施，使得工作內容流程走向規范化，有效提升了工作的效率和管理的質量。多級化的管理方式在一定程度上做到了信息化和現代化的管理，檔案資料逐步進行電子化存檔，為后續工作奠定基礎，便于資源的使用共享。

2.4 加強網絡建設

在檔案資料的處理工作中，非常重要的部分是網絡工作形式的運用，特別是網絡的軟硬件設備的使用，比如掃描器械，計算機，網絡平臺，小程序等系統。網絡工作中設備的運用能夠提高檔案資料處理的質量，減少工作的時間，推進檔案管理工作的現代化建設。例如：某衛生疾控部門在工作中建立使用OA工作平臺，辦公人員在此平臺開展相關工作，感受著網絡的便利。檔案資料可以在此平臺被搜索、查取、運用。同時網絡的工作方式還可以保障檔案信息的安全性和保密性。可以在平臺設置工作人員的查取權限，對于特殊資料只有特定人員能夠查看使用，在一定程度上提高了檔案管理的現代化發展水平。

2.5 建立健全檔案信息化管理機制

面對傳統的檔案管理模式，疾控中心首先應該對此采取措施：引進先進的檔案管理模式進行使用；變革優化管理的運行機制。使這些措施符合檔案管理的工作需要和自身建設的發展需求。再從詳細之處入手，了解檔案資料的類別，整理情況，儲存方法和管理過程，為進行后續信息化的融化打好基礎。將信息化技術運用到各個環節之中，使檔案資料的管理工作信息化、自動化、共享化，最終實現檔案管理的信息化建設，建立起信息化處理的管理機制。

2.6 加強對檔案信息化管理的重視

檔案管理中引入信息化處理的工作方法，不僅能夠提高工作質量還能提升工作的效率，這些都顯示出信息化技術的重要性。在檔案工作過程中，就需要領導人員發揮信息化技術的作用，正面看待信息化建設在檔案管理中的運用。領導部門應該大力支持檔案的信息化工作模式，在資金、專業人員和技術方面進行投入，為檔案管理工作提供相關保障，使其獲得更多的關注與重視。領導部門的重視將會促使疾控中心的相關部門進一步認識到檔案管理的重要性，在人員配合和資源配置方面都會更加合理完善，使得檔案工作的信息化建設開展的更加順利。

3 結語

從以上內容來看，疾控工作的質量好壞受社會發展的影響，檔案管理工作方面仍舊存在問題，矛盾凸顯。如此情況下，需要實行有效的管理制度、提升工作人員的專業性、合理化管理的方式，并且建立全面現代化的管理平臺，從而做到落實疾控工作，服務社會。