新形勢下教育人事檔案動態管理

朱碧雯

（廣東省肇慶市龍禧小學，廣東 肇慶 526040）

目前，我國教育人事檔案動態管理工作中依舊存在不少問題，這問題對檔案管理的進一步發展起到了負面作用。根據新形勢下檔案管理解決辦法，相關行業應該進一步提高工作效率和質量，促進教育部門順應時代要求可持續發展。因此，在新形勢下進一步研究教育人事檔案管理問題有著深遠的意義和作用。

1 新形勢下教育人事檔案動態管理存在的問題

1）檔案更新不及時，檔案內容陳舊。在許多教育單位人事檔案動態管理中許多檔案因為更新不及時，經常出現檔案內容缺項少項問題，現有的檔案內容已經過時，對于新補充的個人檔案信息沒有及時更新和上傳，失去了人事檔案管理的現實意義和作用[1]。對于一些教育人才的學歷、獎勵以及近期參與過的培訓資料檔案管理員很少主動找其進行存檔，大部分都是教育人員自己送來人事檔案管理部進行保存存檔，難免會遇到有些人嫌麻煩或各種原因不愿意主動來人事檔案管理部門報到，久而久之，導致教育部人事檔案管理出現人事檔案內容陳舊，資料不全，更新不及時等問題。

2）人事檔案動態管理的相應配套設施不夠全面。有些教育部人事檔案管理的庫房設施不健全，如防火、防盜、防潮、防蟲蟻、防污染等基礎設施不全面，導致在檔案保管和存放上存在安全隱患，同時有些辦公機器如復印機、掃描機等設備陳舊，嚴重影響了人事檔案動態管理的工作效率和質量。除此之外，有些存放檔案的柜組，未能集中放置，在整理和儲存和查找檔案時工作效率低。

3）人事檔案管理人才選拔和培訓存在問題。教育人事檔案動態管理是一項專業的工作，關系到每一位教育單位工作人員的利益，在人事檔案管理中應該嚴肅認真對待檔案管理，但實際上，許多教育人事動態管理部門對檔案管理人才的選拔和培訓工作的重視度不高，認為檔案只需要看管好就可以，忽視對檔案的管理，對部門人才專業度要求不高認為工作簡單沒必要引進檔案管理高技術人才[2]。有的教育人事檔案動態管理部門從來不進行專業培訓，導致許多管理人員綜合能力不高，專業技術不強，加上相關人員主動學習意識淺薄，積極性不高，整個部門工作氛圍懶散，業務水平低。

4）人事檔案管理人員技能有待提高。人事檔案動態管理需要專業的人員進行工作，這對人事檔案動態管理人員的綜合能力和技術水平有著一定的要求，但是目前許多教育部人事檔案管理人員有的是其他部門轉崗并不是檔案管理專業人員，也沒有進行過系統的專業培訓，相應的培訓經費不足和培訓意識不夠，直接影響了人事檔案管理人員工作專業度和工作效率，在檔案管理中難免出現不規范的工作行為，不利于教育部人事檔案動態管理工作的正常開展。

5）教育人事檔案動態管理缺乏時效性。在教育人事檔案動態管理過程中，由于檔案管理工作人員在保存歸檔人事信息時不夠規范化，調度人事檔案不及時，短時間內沒有做好歸檔工作，使一些檔案內容信息與實際要解決的人事問題存在偏差，存放檔案的柜組比較分散，查找不方便，用的時候招不到相應的檔案，導致人事檔案動態管理缺乏時效性。除此之外，依舊采取傳統的檔案管理方式，對信息化檔案管理模式接受度不高，相關計算機技能欠缺，嚴重影響工作效率和質量。

6）缺少系統化人事檔案管理模式。目前，隨著我國教育事業的飛速發，教育從業人員激增，教育人事檔案管理部門工作量日益增長，工作內容也越來越繁瑣，許多教育人事檔案管理依舊停留在人工分類整理上，難免會出現工作失誤，對采用的檔案管理模式比較單一，先進的信息化管理技術不夠扎實，對計算機設備的使用不夠嫻熟，落后的管理模式阻礙了教育人事管理部門整體的發展。

同時，許多地方教育人事檔案管理比較分散，對于教育人員的檔案存放不夠集中，對后期工作人員調取查找檔案增加了難度，同時加大了檔案管理工作的人工成本和實踐成本，嚴重影響檔案管理人員的工作效率。

2 新形勢下改進教育人事檔案動態管理辦法

1）及時更新教育人事檔案信息，完善檔案動態管理辦法。作為一名教育部人事檔案管理人員應該提高工作熱情和積極性，肩負起工作職責，明確認識教育單位人事檔案管理的動態性，并不是簡單的存放不變的檔案管理工作，要及時根據教育工作人員的檔案更新速度，做出內容更新并及時存檔。對老干部人員檔案遺留的問題進行追查，不斷完善相應的檔案資料，補全遺漏信息。

2）注重檔案管理人才的培養。教育人事檔案管理部門應該注重培訓人事檔案從業人員的專業技能，提高檔案管理人員的工作水平和工作效率，在崗位人員招聘中應該注重人才的技術能力方面的篩選，同時也要致力于后期對從業人員專業知識和業務能力的培訓，使相關檔案管理人員不斷吸取新的專業知識理論，熟練掌握相應檔案管理技能，加大對計算機的學習和檔案歸納方法的總結[3]。實現專業的人做專業的事，保障教育人事管理整體部門健康有序的發展。

3）完善設施設備，杜絕安全隱患。在日常教育人事檔案動態管理工作中，對經常使用的辦公電腦、打印機、復印機、掃描儀等辦公設備進行及時維護和更換，為檔案管理信息化提供基礎設施保障[4]。除此之外，對于紙質版檔案存放環境也要加強安全隱患的防范，使用密集檔案柜和存放環境應該注重防潮、防火、防盜、防蟲鼠等災害的發生，保證檔案存放環境優良，有利于長久完好無損的保存紙質檔案。

4）安裝密集柜組進行檔案管理，提高工作人員工作效率。傳統的檔案存放比較分散，柜組不集中導致辦公面積使用不合理，有的甚至阻擋了安全通道和走廊，對工作人員日常工作帶來安全隱患。因為檔案存放比較分散，所以對檔案管理人員在查找檔案時也增加了工作量和時間，歸還檔案時也增加了查找出處的難度。安裝密集柜不僅可以節約辦公場地面積，提高辦公區域使用率，同時方便管理人員進行檔案歸納和分類存放，方便檔案查找與歸還，縮短查找時間，提高工作人員的辦事效率。

3 結束語

人事檔案動態管理工作要不斷實現規范化，專業化才能進一步提高教育事業單位的發展水平，結合當前教育事業單位的發展具體情況，相關教育人事檔案動態管理工作者應該不斷提高自身的專業水平和綜合能力[5]。管理部門完善檔案存儲設施設備，改善檔案存放環境，對檔案進行集中化柜組整理，提高工作人員工作效率，改進系統化管理方式和方法，使教育人事檔案動態管理工作有序開展和進行，整體部門的業務水平得到進一步的提升。