新時代人事檔案管理制度與模式的創新路徑探討

張紫云

（河北省應急管理宣傳教育中心，河北 石家莊 050000）

人事檔案是我國特色人事管理制度下的產物，其主要是記錄個人經歷、品德作風以及政治面貌等，具有憑證、參考以及依據三重功能。對于個人而言，人事檔案記錄了自己的身份、學歷、工作經歷等多方面信息，是有效的憑證；對于組織而言，人事檔案是崗位調動、升職的重要參考；對于人事部門而言，這是決定工資待遇、勞動保障等的重要依據。現階段，隨著社會發展，傳統的人事檔案管理制度以及模式已經難以適應當前的現實需求，難以使人事檔案的作用得到充分地發揮，因此，必須要創新人事檔案管理制度與模式，從而在妥善保管人事檔案的基礎上，最大限度發揮人事檔案的作用。

1 檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機構的檔案實體與信息進行有效管理，并形成利用服務的工作總稱。作為檔案事業的基本構成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，事業單位在不斷推動檔案管理工作的開展，用于發揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質，還需要凸顯自己的服務性價值。所以事業單位需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務價值，為廣大事業單位職工提供更為多元化的檔案利用服務。

2 人事檔案管理制度與模式的現狀

2.1 人事檔案管理模式的信息化程度較低

很多事業單位的人事檔案依舊是紙質版的，這樣在對人事檔案進行查閱的時候就會花費大量的時間和精力，導致人事檔案管理工作的效率低下。尤其是在對人事檔案進行記錄和整理的過程中，人工的方式會為管理人員帶來較大的工作壓力，并且工作中出現錯誤的概率也會有所提升。所以為了解決這一問題，則需要管理人員對人事檔案的管理模式進行轉變，引進先進的管理技術和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一點，對于一些需要進行重點保存的檔案應該采用紙質版和電子版兩種保管方式進行管理。

2.2 人才流動中的扣檔現象

事業單位是以聘用制的合同管理來印證檔案材料的合法性。我國法律規定，事業單位工作人員調動工作需解除與原單位的勞動關系，合同解除后原單位需在規定時間內調出其人事檔案并移交新單位，未確定新單位的，暫由戶籍所在地勞動部門保管。原用人單位以違約金、培訓費為由扣留事業單位人事檔案的行為均屬違法行為。用人單位應積極配合中斷勞動協議的員工開具相關證明，為調離的事業單位工作人員順利完成人事檔案的轉遞辦理相關材料。當下事業單位通過公開招考、高層次人才引進、選聘和調動等方式實現檔案的流轉，在聘期內個人單方面解除勞動合同，辭職所引發扣案成為事業單位防止人才流失的主要手段，嚴重影響人才的正常流動，造成人事檔案糾紛。

3 新時代人事檔案管理制度與模式的創新路徑

3.1 強化人事檔案管理的信息化

隨著我國信息技術的高速發展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理地將信息技術和人事檔案管理相融合，從而促進人事檔案管理工作向更加現代化和信息化的方向發展。通過利用信息技術能夠加強對各項資源開發和高效應用，使管理人員的工作質量和工作效率大幅度提升。另外，事業單位需要建立完整的人力資源管理系統，將人員的信息錄入到管理系統當中，從而對工作人員進行統一的管理，不僅能夠實現對人員信息的及時查找和修改，也能夠實現跨地區的信息共享。紙質版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發生，有利于促進人事檔案管理工作更加高效地開展。

3.2 提升事業單位人事檔案管理人員的素質

首先，事業單位在選人用人上把好關，設置高標準的人事檔案管理人員選拔條件。工作人員應政治素養過硬，做到堅持原則、遵守紀律、保守秘密，檔案管理水平專業、細致耐心、責任感強。其次，事業單位要加強人事檔案管理專業培訓。一是進行入職培訓。讓初入職的人事檔案管理人員對人事檔案管理機制、內容、需注意的問題等基本常識熟悉；還可通過老帶新，讓新入職員工在老員工指導下盡快熟悉人事檔案日常管理工作。二是重點培訓。新入職員工經過一段時間工作后，一方面初步了解了人事檔案管理工作，另一方面肯定會遇到很多不確定或不太清楚的專業性問題。事業單位針對這種情況開展重點培訓，著重解決員工業務實踐中的具體問題，加深其對檔案管理知識的理解。三是提升培訓。人事檔案管理人員要與時俱進，參加檔案業務新知識的培訓，比如人事檔案信息化建設培訓、安全性培訓等。通過培訓促使其快速成長，從而更好、更高效地管理人事檔案，提高人事檔案利用率。

3.3 創新人事檔案分類

自我國建立起人事檔案管理制度以來，人事檔案分類基本沒有發生變化，至今仍是分為干部人事檔案、學生檔案以及普通人事檔案三大類，缺乏創新與變革，其中干部人事檔案是人事檔案管理的核心，其余兩類人事檔案的管理基本參照的干部人事檔案管理機制。以往由于人員流動性較差，用人單位對于人事檔案的利用需求相對較少，然而在當前的社會環境下，人員流動性明顯增加，對于人事檔案的利用需求較大。因此，這種簡單的人事檔案管理模式難以滿足現實需求，在一定程度上限制了對人事檔案的開發與利用。基于此，應當考慮將人事檔案的類別進行細化，比如按照職業類別進行分類或者按照人才屬性進行分類，以高校人事檔案為例，可以將檔案分為管理人員人事檔案、教職工人事檔案、行政、后勤工作人員人事檔案等，這樣不僅便于管理，而且也能使人事檔案得到充分地利用。

4 結語

總之，事業單位必須適應時代的發展，根據目前人事檔案管理工作現狀，結合其存在的問題，采取有效的對策，提高自身人事檔案管理工作水平和效率，促進事業單位高質量發展。