新時期加強交通運輸檔案管理水平的思考

張麗紅

（黑龍江省伊春市交通運輸局，黑龍江 伊春 153000）

交通運輸業在經濟社會持續發展背景下，逐漸成為國民經濟的一個基礎性產業，并且在新時期發生了巨大的變化。交通運輸檔案即交通運輸業各個單位在工作當中形成的，記錄并體現著交通運輸業發展狀況的文化資料，是促進交通運輸業持續發展的重要前提。交通運輸單位相對其他行業而言，其形成的檔案內容更加復雜，涉及的范圍也更廣泛。明確交通運輸檔案管理工作現存問題，提出相應的檔案管理水平提升對策，對交通運輸業與我國經濟社會的發展都具有深遠意義。

1 交通運輸檔案管理工作現存問題分析

1）受以前的檔案管理模式限制。以往的交通運輸檔案管理更多的是采用紙質檔案記錄車輛、從業人員、業務進展等信息，有關工作者借閱紙質檔案時，只能通過傳遞紙質檔案來實現。然而這種檔案載體使用壽命較短，并且在保存與復制應用等過程中極易被磨損和遺失。同時，紙質檔案管理是通過檔案袋、檔案盒來保管文件資料，需要占據較大的空間，這使安全管理工作難度增大。交通運輸檔案管理與使用工作牽涉到多個部門與機構，空間跨度與時間跨度都極大，同時交通運輸中的人、車、路等因素也含有復雜且巨大的信息量，通過人工的檔案檢索方法進行檢索難度較大，工作效率也較低。受這種檔案管理模式的限制，大多交通運輸管理部門都只進行本地區的檔案資料信息管理工作，假如其他地區要檢索并查閱所需檔案資料，就要獲取本地檔案管理部門的批示，信息共享具有較大難度。

2）工作者專業程度不高。因為交通運輸部門沒有充分關注檔案管理工作，相關工作者的專業素質不一，業務知識不能實時更新，缺少工作經驗，在實際工作中是直接學習他人經驗，再結合自身主觀想法，從而讓檔案管理存在較為突出的個人主觀因素，安全性和完善度不足，管理工作質量不高，通用性與保存價值不能充分發揮出來。并且交通運輸部門很少舉行檔案管理業務能力培訓工作，相關工作者的各項業務技能無法進一步提高，很難達到新時期下檔案管理工作的要求。

3）檔案管理制度急需改進。一般來說，交通運輸檔案的收集、整理、歸檔及保存都需要具有配套制度與規范，然而在當前檔案管理工作中，相關工作制度與規范都未有所改進，部分單位在實際工作中存在些許的隨意性，為形成相對科學、規范的完整流程；還有一些單位的檔案管理工作相對錯亂，未安排專業人員對交通運輸檔案的真實性與完整性進行審核，特別是一些年代久遠的檔案，沒有及時進行補充和更新。

4）檔案管理信息化程度不高。當前，交通運輸單位辦公方面普遍實現了信息化，相關檔案管理也應包括在單位的信息系統中。然而，一些交通運輸單位檔案管理工作方面的軟件系統和軟件程序在操作上還較為復雜，實用性與可操作性都不高。同時有關工作人員對于信息技術軟件的熟練度還需提高，令交通運輸檔案管理工作質量受到極大影響。此外，一些交通運輸單位檔案管理工作尚處于人工管理階段，現代化與信息化管理程度并不高，這對交通運輸業檔案管理工作與檔案作用的有效發揮都帶來了影響。

2 新時期提高交通運輸檔案工作水平的對策

1）提高檔案管理科學化程度。從某種程度上來說，交通運輸業是一項艱巨且繁重的工作，因此，有關工作者需要加速探索交通運輸檔案管理工作水平提高的相應途徑，加強規范交通運輸業檔案管理工作，為該項工作的高效開展提供保障。也就是說，在實際工作中，相關工作者需要嚴格遵循有關規定提出的檔案案卷質量管理標準、檔案裝具標準、技術保護規范等，同時切實落實檔案管理相關要求，面對不同種類的交通運輸檔案，真正實現精細化管理，并且運輸管理部門需要制定規范化的檔案處理流程，令檔案處理從根本上實現規范化及流程化。另外，對各種類型的檔案管理工作加強規范，如果出現沒有及時歸檔的檔案材料，就需要及時督促相關工作者做好歸檔工作、跟蹤收回工作。并依照國內交通運輸管理制度進行檔案管理工作，通過電子文檔形式，推進檔案管理工作實現自動化，從而保證檔案核實工作的真實性與完好性，為交通運輸提供有效的信息資源，推進我國交通運輸業更好發展。

2）進一步加強完善保障體制。交通運輸單位必須認識到檔案管理工作具有的重要意義，并切實提升檔案管理水平。對此，需要從實際出發，建立一個科學、有效的檔案管理支持保障體制是極為必要的。如此一來，除了可以保證充分發揮檔案管理工作的作用，為交通運輸業提供服務，也可以進一步明確管理責任。在建立與實際相符的檔案管理制度及標準規范的同時，還需要從投入與支持兩方面進一步加強交通運輸檔案管理基礎建設，增強交通運輸檔案管理部門的職能作用，同時在交通運輸單位內形成良好的檔案管理工作氛圍，通過全體人員的共同努力，有效提升交通運輸檔案管理工作質量。

3）加強檔案管理隊伍專業化建設。為提升交通運輸檔案管理水平，需要面向交通運輸業加大《檔案法》的宣傳力度，讓相關工作者認識到檔案管理的重要作用，將檔案管理工作提升到單位工作計劃與各部門的實際工作日程上，確保檔案管理工作有序開展。交通運輸單位需要構建完善的網絡管理系統，實現檔案管理信息化。并且需要提高有關工作者的工作能力，做好相關業務培訓工作。對檔案管理工作進行統籌規劃，針對人員培訓投入提供更多的資金支持，同時加強信息化建設，實現信息資源共享，讓交通運輸業檔案管理工作可以滿足新時期下交通運輸業發展的需求。

4）提高檔案管理信息化程度。新時期背景下，交通運輸檔案管理急需加強信息化建設，在檔案管理工作中廣泛運用信息管理系統，以此提高檔案管理效率，減少有關工作者的工作壓力，并創新檔案載體，促使檔案信息實現無限備份。針對當前一些交通運輸單位檔案管理工作依然采用紙質實體管理模式的情況，需要根據新時期下不同需求構建相應的檔案管理網絡，將紙質檔案轉變為電子檔案，強化各類檔案信息間的聯系性，讓交通運輸檔案管理的作用可以真正發揮出來。

3 結語

綜上，新時期下，交通運動檔案管理工作面對著“新常態”發展形勢，不管是交通運輸單位還是相關企業，都需要積極適應新時期對檔案管理工作的新要求，在全力增強交通運輸檔案管理工作水平方面加強研究，提高交通運輸檔案管理工作的科學性與規范性，令檔案管理水平獲得質的飛躍。今后，交通運輸相關部門和企業還需在具體實踐中加強探索檔案管理工作水平進一步提高的措施，讓交通運輸檔案管理和利用方面體現出新作為。