新時期醫(yī)院文書檔案管理策略分析

余小竹

（湖北省十堰市太和醫(yī)院西苑院區(qū)（十堰市傳染病醫(yī)院），湖北 十堰 442004）

近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院重要事件及公文活動資料的匯總，作為醫(yī)院綜合類檔案的重要組成部分，對于新時期醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義。醫(yī)院文書檔案的管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院檔案資料的完整性和檔案工作的質(zhì)量，因此在當(dāng)前新形勢下，要求醫(yī)院要對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化和制度化管理，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

1 新時期醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對其進(jìn)行規(guī)范性保存和利用，有效地提高醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。醫(yī)院文書檔案多是記錄醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露問題，以此來提高醫(yī)院文書檔案的安全性，使其更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院文書檔案對于各科室及醫(yī)院各類決策都具有較強(qiáng)的參考性作用，顯示出服務(wù)性特點(diǎn)，所以在實際工作中要重視醫(yī)院文書檔案的服務(wù)性，加快推進(jìn)醫(yī)院文書檔案的信息化建設(shè)，從而為醫(yī)院各項工作效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院對檔案工作缺乏重視，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，不利于各項檔案工作的順利開展。在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實現(xiàn)有效的銜接。文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

3 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的策略分析

1）優(yōu)化文書檔案管理工作醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且，針對文書檔案進(jìn)行實體管理系統(tǒng)完善，保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高。

2）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要對文書檔案管理工作給予充分重視。這樣檔案管理人員才能意識到文書檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要性，并樹立科學(xué)發(fā)展管理意識。醫(yī)院開始重視文書檔案管理工作后，才能進(jìn)一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度，及時對醫(yī)院文書檔案管理所需要的配套設(shè)施進(jìn)行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫(yī)院文書檔案主要服務(wù)于醫(yī)院各項工作的開展，因此在當(dāng)前信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員需要努力提高自身的專業(yè)技能，熟練掌握和運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的信息查詢和幫助。

3）對檔案管理人員的進(jìn)行培訓(xùn)醫(yī)院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質(zhì)密切相關(guān)，所以醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，采用培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)交流活動來努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，而且在培訓(xùn)工作中，還要立足于醫(yī)院文書檔案管理工作的實際情況，注重基礎(chǔ)、細(xì)節(jié)和操作；并對檔案搜集、整理和歸檔等諸多環(huán)節(jié)的細(xì)則和規(guī)范要求進(jìn)行明確，還要重視檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統(tǒng)推進(jìn)文書檔案信息化的發(fā)展。

4）加大醫(yī)院文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對醫(yī)院文書檔案工作環(huán)境進(jìn)行完善。通過購置各種相關(guān)硬件設(shè)施，并加快建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構(gòu)，充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，全面提升醫(yī)院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好檔案信息的備份工作，對于具有較高保密級別的電子檔案，要利用加密技術(shù)對其進(jìn)行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

5）管理模式與時俱進(jìn)在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價值和有效利用率。

4 結(jié)束語

醫(yī)院文書管理需要與醫(yī)院的實際情況有效結(jié)合，當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作中還存在一些不足之處，這就促使我們要不斷提高醫(yī)院文書檔案管理水平，實現(xiàn)文書檔案的有效利用，充分地發(fā)揮出醫(yī)院文書檔案的重要價值，從而為醫(yī)院發(fā)展提供重要的依據(jù)，不僅有利于促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，也有利于醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展。