新形勢下建設(shè)工程檔案信息化管理探討

周 琦

（鄭州華潤燃?xì)夤煞萦邢薰荆幽?鄭州 450007）

建設(shè)工程檔案是對建設(shè)工程工作的歷史記載，反映了工作的內(nèi)容，工作的進(jìn)程，是單位檔案的一個(gè)重要構(gòu)成成分，因此對建設(shè)工程檔案的管理是一個(gè)非常重要且不能含糊的步驟。隨著科技的高速發(fā)展，信息化的管理方法不僅能縮短在管理上花費(fèi)的精力，而且還可以提高管理質(zhì)量。

1 建設(shè)工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀及存在的不足之處

1.1 檔案管理職員的思想上不夠重視

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，相關(guān)部門也越來越重視工程檔案的管理工作.從目前情況來看，建設(shè)檔案的作用不僅能夠記錄以及檢索相關(guān)信息，相的相關(guān)人員也應(yīng)該認(rèn)識到，建設(shè)工程檔案也是大數(shù)據(jù)時(shí)代可以用來共享以及利用資料.檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定了檔案管理的層次高低，首先，需要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，檔案管理者需要具備較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)堅(jiān)定的工作作風(fēng)。其次，檔案管理人員要分工明確，各盡其責(zé)，所以說，建設(shè)工程檔案的工作人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，對原有的模式進(jìn)行改變，以形成信息化管理系統(tǒng)，從而對信息更好的管理和運(yùn)用。在建設(shè)工程檔案信息化管理事務(wù)中，很多工作職員覺得這僅僅是對檔案的一個(gè)保管，沒有任何難度，缺乏挑戰(zhàn)，因此只是按部就班地聽從上級安排，沒有從根本上認(rèn)識到它的重要性。在這樣的思想觀念下，增加了實(shí)行科學(xué)的、信息化的管理方式的難度，阻礙了工作效率和工作質(zhì)量的提升。

1.2 檔案信息化的基礎(chǔ)較弱

首先，很多企業(yè)并未完全掌握現(xiàn)代化、信息化管理方法，在促進(jìn)企業(yè)智能化、信息化發(fā)展方面仍處于空白狀態(tài)，沒有在整體上對企業(yè)的發(fā)展作出策略計(jì)劃。其次，建設(shè)工程檔案信息化管理的基礎(chǔ)較差，沒有成立專門的檔案數(shù)字化、信息化庫房，基層工作職員偏重于收集紙質(zhì)的資料，手工整理歸納，很多職員可能還會有計(jì)算機(jī)操作水平較低的問題，從而影響了檔案管理信息化的發(fā)展。最后，電子檔案的收集不夠完整，沒有健全的檔案信息化管理建設(shè)計(jì)劃，缺少建設(shè)工程檔案管理信息化管理的信息系統(tǒng)，缺少一套執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及檢查機(jī)制。

1.3 使用建設(shè)工程檔案的效率不高，不夠便利

現(xiàn)在，在提供社會化服務(wù)時(shí)，為了保障建設(shè)工程檔案的安全性，如果需要查詢使用某工程項(xiàng)目的檔案，查詢檔案的人必須要親自到相關(guān)檔案管理部門，提供查詢所需的證件，經(jīng)檢驗(yàn)核實(shí)才可以進(jìn)行查詢。此外，檔案管理職員將檔案交到管理部門時(shí)可能會有疏漏，檔案缺乏完整性，所以去查詢檔案也并不能確保一定可以查詢得到想要的檔案。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息化管理的措施

2.1 增強(qiáng)檔案管理信息化的意識

要想從根本上促進(jìn)檔案管理信息化，就得要從思想上提高重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員要提升檔案管理信息化的意識，并培養(yǎng)檔案打理職員對信息化管理檔案重要性的認(rèn)知，保證相關(guān)職員可以全面負(fù)責(zé)管理事務(wù)，從源頭上增快檔案管理的速度，并且提高質(zhì)量。建設(shè)工程檔案信息化管理的過程中，要全面了解到工程檔案管理對于公司發(fā)展的必需性和必要性，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，從思想上提高重視。同時(shí)，要根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展要求，運(yùn)用信息化技術(shù)、智能化技術(shù)，不停地創(chuàng)新建設(shè)工程管理模式，改進(jìn)管理方法，由此來促進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化管理的成長。

2.2 推進(jìn)建設(shè)工程檔案存儲與增加的數(shù)字化工作的進(jìn)展

不斷完善打理機(jī)制，做好規(guī)劃，加快數(shù)字化管理的開展。要從各方面落實(shí)人力、物力和財(cái)力，從經(jīng)濟(jì)上給予充足的支持，加快建設(shè)工程檔案數(shù)字化的發(fā)展。另外，要采取必要的措施防止數(shù)據(jù)的泄露和丟失，建立健全監(jiān)管和懲戒機(jī)制，文件做到嚴(yán)格保密處理。此外，添加新的文件時(shí)落實(shí)好數(shù)字化記錄事務(wù)，嚴(yán)格要求每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，增強(qiáng)管理建設(shè)工程檔案的整體發(fā)展。在收取文件檔案時(shí)，要查驗(yàn)檔案的完整性，以及是否根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行了數(shù)字化處理等工作，從而確保其加入檔案之后可以同步數(shù)字化。

2.3 建立建設(shè)工程檔案信息化管理模式，提升管理水平

建立一套健全的管理模式對于提升打理水平是十分必要的。要根據(jù)客戶的實(shí)際需求，建立健全最優(yōu)的檔案信息化管理模式，提高電子數(shù)據(jù)信息的處理速度，為使用者提供相適應(yīng)的服務(wù)，滿足客戶需求。在存儲和管理工作的過程中，引進(jìn)前端的技術(shù)提高電子數(shù)據(jù)處理的完整性和準(zhǔn)確性，確保其可以適用于不同的系統(tǒng)。創(chuàng)建先進(jìn)、智能的打理模式才能發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢，更好地為企業(yè)的發(fā)展助力。

2.4 信息化建設(shè)要立足于提升紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的整體水平

工程檔案的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的、整體的工作，系統(tǒng)里面的每一項(xiàng)工作都要提高，這樣整體才會有所突破。我們要嚴(yán)格把控紙質(zhì)文件的質(zhì)量，精確分類紙質(zhì)檔案，優(yōu)化紙質(zhì)文件，要求紙質(zhì)文件的內(nèi)容和數(shù)據(jù)記錄的內(nèi)容相貼合，使得文件內(nèi)容可以充分體現(xiàn)檔案本身，管理系統(tǒng)可以放心提取信息，從而提高系統(tǒng)的整體水平。

3 結(jié)束語

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，建設(shè)工程檔案的管理等各方面也應(yīng)該推陳出新，運(yùn)用現(xiàn)代化、數(shù)字化的技術(shù)提高管理效率和質(zhì)量。努力盡快實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化管理。同時(shí)，建筑工程企業(yè)的經(jīng)營管理者也要加強(qiáng)對檔案管理的重視，意識到檔案管理作為企業(yè)管理中重要的一環(huán)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，才能更適合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的發(fā)展趨勢。但是目前在信息化管理的過程中還留存著思想上的、執(zhí)行上的眾多不足之處，需要我們從思想認(rèn)識、管理模式、數(shù)字化發(fā)展、整體水平等多個(gè)方面加以調(diào)整和改進(jìn)，從而提高建設(shè)工程檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。