大數據時代對檔案現代化的影響和要求

王志輝

（山西省偏關縣衛生健康綜合行政執法隊，山西 忻州 036400）

在計算機、網絡與通信技術迅猛發展的時代背景之下，人類社會也開始從之前的工業社會逐漸進入到了信息化社會，特別是20世紀90年代互聯網的出現，促使信息量呈現出了幾何級數增長，整個世界都步入到了一個大數據時代。大數據方法以及思想在新時代背景下也受到了越來越多的關注和應用，檔案接在檔案信息化發展過程中也需要保持對于信息技術發展的高度敏感性，及時追蹤新技術發展趨勢，深入探討各種信息技術應用于檔案現代化發展中的可能性，準確認識其帶來的影響和要求，這樣才能有效促進我國檔案事業得以發展。

1 大數據時代檔案工作面臨的挑戰

1.1 為檔案工作理念及模式帶來了影響

從之前的傳統檔案管理理念與管理模式來分析的話，其明顯具有單一性，工作內容也主要是對相關資料進行分類、搜集、整理和標記，這一種檔案管理方式基本上能夠滿足對于檔案的管理要求，可是同樣也存在著一定的不足之處，具體表現為占用了大量的人力資源，同時檔案管理工作人員工作量也較多。在大數據時代背景之下，檔案信息量有了明顯的增加，檔案信息也涉及了較多領域，信息冗雜問題更是十分明顯，處在這種情況下若依然還是采用傳統檔案管理模式，整個工作效率自然會大大降低，更甚至還會引發較為嚴重的后果。為此，及時改變傳統檔案管理模式及方法可謂是大數據時代檔案現代化受到的影響。

1.2 檔案存儲形式受到影響

在檔案管理過程中，檔案存儲是其中較為重要的一項工作，假設沒有存儲自然也就無法有效利用檔案信息資源，更甚至還會促使檔案出現丟失與損壞等情況。在傳統檔案存儲過程中，檔案材料大多是紙質存在，可是在大數據時代背景之下，音頻、視頻等資料也成為檔案存儲主要形式之一。除此之外，在檔案存儲過程中還需要結合檔案類型來選擇恰當的存儲方式，同時及時對其進行歸類，充分利用大數據技術來實現關鍵詞提取與調動，這樣才能更加的便捷。

1.3 對檔案工作人員造成了影響

大數據時代對于檔案現代化發展造成的影響，還體現在檔案管理人員這一方面，在檔案現代化發展過程中，很多工作都與科學技術緊密相關，并且在不斷發展過程中還呈現出了多樣化的形式，這種情況下檔案管理人員自然需要具備一定的大數據意識以及計算機應用能力，這樣才能在工作過程中有效利用相關技術來優化檔案管理。

2 大數據時代對檔案現代化的影響和要求

2.1 促進檔案概念泛化

檔案概念與本質問題一直都是檔案學較為基礎的問題，在檔案學界之中一直廣受探討。有學者在研究過程中有對檔案進行定義，其認為檔案是社會組織與個人在社會實踐過程中直接形成的具有清晰、確定原始記錄作用的固化信息，同時還認為原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然在信息時代背景之下，早就已經出現了電子檔案這一概念，可是在電子文件整理、搜集、歸檔與存儲的時候，依然還是有出現紙質檔案分類與鑒定等方式。在信息稀缺、存儲信息代價較大的紙質時代，如何有效存儲與甄選出對社會以及個人具有明顯價值的檔案就顯得尤為重要。很多信息雖然已經具備了“原始記錄性”，可是因其自身單位信息價值十分有限，而無法將其作為檔案來存儲，例如網絡訪問日志、顧客在購物商場的記錄、鼠標在網頁上的軌跡等等。可是在大數據時代背景之下，大規模的數字存儲系統得到了較為廣泛的應用，這也促使數據存儲成本變得越來越低，很多之前無法存儲的信息數據即可有效存儲下來。當這些價值密度較低的數據有效匯合成為PB級別的時候，人們自然也可以從中挖掘出其本應該具有的價值。例如，商場可以按照大量顧客在商場之中的路線、滯留時間、關注方向等相關數據來對商場進行合理布局，這樣就能進一步提高商場人流量。這些價值密度較低的原始數據記錄在大數據時代背景之下能夠產生較大的價值，也具有了檔案完全屬性，這也促使越來越多的學者開始重新對電子檔案范圍進行重新審視。一般情況下學者們會將檔案定義為事件結束之后經過整理歸檔的文件，而且還會將檔案分割成為較小且相對獨立的信息單元，身處在信息化時代背景之下，記錄就是檔案，數字化的記錄一旦生成即可成為不可刪改的檔案。廣泛應用于社會實踐的稅務管理系統、車輛交通管理系統、戶籍管理系統等即可實時將記錄有效轉化成為檔案，而且每一條記錄均可以將其變成具有價值的檔案及時存儲下來，這樣就能有效將其價值充分發揮出來。身處在大數據時代背景之下，檔案概念依然還是存在著較為嚴重的泛化問題，我們需要提高重視，這樣才能促進檔案現代化發展。

2.2 有助于破除檔案信息化難題

檔案工作長時間以來一直都存在著效益較為滯后等問題，這樣促使檔案信息化工作在開展的時候經常會陷入資金不足、領導不夠重視等情況。財政部門對于檔案現代化、信息化建設投入是以獲得良好效益作為基礎的，傳統紙質信息時代對于大量的檔案信息資源分析與整合開發的時候通常都需要耗費較大的人力、物力。隨著大數據而來，這一問題即可迎刃而解，只需要擁有良好的數字資源基礎，計算機即可快速處理海量不同類型的數據信息，并且還能及時挖掘廉價數據信息所具備的潛在價值，從而有效為經營與管理決策服務，最終有效獲得能夠看得見的效益。長時間以來，檔案信息化發展都缺少明確的總體規劃與計劃安排，人們普遍認為檔案數字化發展目的不外乎兩個，一個是為了保護檔案尤其是瀕危檔案而制作數字化副本，另一個則是為了實現網絡環境下檔案信息共享利用而展開的數字化處理。這一種認識促使檔案信息化、現代化發展局限于傳統檔案工作模式的計算機化，對于檔案信息資源整體價值尚未起到足夠的重視，無法有效將其深層次價值有效發揮出來。檔案存在的價值應該是幫助人們客觀認識世界、輔助決策、產生效益等多方面，大數據分析并不單單是檔案人員的專長，可是為大數據分析提供基礎數據則是檔案工作在大數據時代背景下的重要價值。為此，在發展過程中一定要及時抓住大數據時代帶來的機遇，這樣才能避免出現邊緣化，有效促進檔案工作及時擺脫困境。

2.3 對于電子文件工程造成深刻影響

《電子文件歸檔與管理規范》是我國為檔案工作制定的相應管理規章制度，可是就檔案工作實踐情況來分析的話，很多工作人員在工作過程中依然會沿用紙質時代背景下的鑒定方式來對單份電子文件進行歸檔處理，更甚至還有部分檔案管理部門會對電子文件界定存在不清楚而不愿意接受電子化記錄，從而促使檔案信息出現缺失等情況。《大數據時代》這一本書籍之中有明確提到，在大數據的價值鏈上有三種類型的公司，基于數據本身的公司、基于思維的公司以及基于技能的公司，其中基于數據本身的公司主要指的是一些有用了大量數據亦或者是至少可以搜集到大量數據的公司，可是其不一定有從數據中提取價值亦或者是數據催生創新思維的價值，他們通常是通過數據收集給其它公司來創造價值。很顯然，檔案管理部門應該要成為大數據的擁有者，檔案管理工作人員也需要在工作過程中對電子文件態度進行重新審視。長時間以來我國在電子文件存儲的時候主要有兩種管理方式，一種是分散存儲管理，另一種則是集中式存儲管理。在大數據時代背景之下，數據可謂是最為核心的財富，所以在檔案現代化發展過程中也需要最先考慮數據的擁有才是關鍵，不管是任何一種管理模式，檔案管理部門最好是占據數據鏈的中心，這樣才能有效發揮出其作用，保證檔案數據信息完整性。身處在大數據時代背景之下，還要求對信息進行數據化處理，不能是數字化處理，這里提到的數據化主要指的是將現象變成指標分析的量化形式的一個過程，而非是將其轉化成為“O”和 “1”的數字格式的過程。對于電子文件管理工作而言，其要去具備較為完善的元數據以及實現全文檢索，而現如今電子文件元數據的研究大多是集中于如何有效保證電子文件完整、真實、安全與可讀等方面，對于電子文件其它方面的開發利用重視程度不足，所以完善元數據標準也是有效促進大數據時代背景下檔案現代化發展的關鍵。就目前我國檔案事業來分析的話，很多檔案都存在著一些重視數字化、忽視數據化的現象，在對紙質檔案進行處理的時候采用圖片化處理方式， 亦或者是元數據收集不夠完善，這也限制了大數據開發與利用的價值，此外還有部分學者片面強調電子文件的技術安全性而忽視了人為地電子文件設置技術保障以及制度管理，這也不利于檔案現代化發展。

3 結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的時代背景之下，人類也開始從信息稀缺的時代進入到了大數據時代，處在大數據時代背景之下，檔案現代化建設也成為檔案管理與發展的重要趨勢，只有順應時代發展，做好檔案現代化建設才能有效促進我國檔案事業得以發展。為此，檔案事業在發展過程中一定要準確認識到大數據時代對于檔案現代化的影響及要求，立足于時代發展實際來做好檔案現代化建設，這樣才能有效促進我國檔案事業得以發展。