信息化條件下對事業單位檔案管理創新思路的探討

陳鳳高

（山東省榮成市總工會，山東 榮成 264300）

進入新時代，我國提出了全面深化改革的口號。在此背景下，事業單位的改革也勢在必行。事業單位的改革進程中，檔案管理工作是改革的重點部分。在新時代的背景下，傳統的工作模式以及管理模式已經明顯不能適應工作需求。傳統的工作理念給目前的工作帶來了一些困難，降低了工作效率。因此，事業單位對于創新管理模式和管理理念，結合最新的時代背景使得事業單位的發展適應時代潮流的需求十分迫切。面對互聯網信息化產生的海量信息數據，傳統的檔案管理工作感到非常吃力。因此，檔案管理工作需要得到創新。

1 事業單位檔案管理的基本要求

1.1 做到規范化和靈活化的協調統一

國家對于事業單位檔案管理的工作有一套明確的標準。因此，事業單位一切的檔案管理操作規范必須在這個標準下進行。這一工作體系也充分體現了事業單位標準化、規范化的管理工作制度。但是必須杜絕千篇一律的工作方式，要創新工作理念，形成工作特點。所以，不能對事業單位的管理方式和制度規范不能進行統一的要求。各個類型的事業單位應該要切合自身實際情況以及各個部門的不同情況，在國家標準下進行合理的調整。探索研究開發出符合單位實際情況的規章制度。只有各單位在嚴格遵守國家標準的情況下，開發出適合自己的具有自身單位特點和崗位特點的規章管理制度，才能保證各事業單位各部門流暢地進行工作，并且能夠適應時代根據社會的發展不斷地對自身體系進行靈活的調整。

1.2 明確職責的同時保障好員工權益

對事業單位各領導干部的工作職責進行劃分和明確，對于檔案管理工作的制度制定以及落實非常重要。比如對于事業單位中檔案管理的工作任務以及工作目標的制定、檔案整理的周期、檔案管理工作檢查和指導目標等，這些方面工作可以由行政事業單位的檔案部門分管領導來負責。在對事業單位各部分工作職責進行明確時，應該要注意切實保障事業單位各工作人員的自身權益，工作條例和管理規范的制度必須在保障員工權權益的前提下來制定。

只有確保各工作人員的權益不受損害，各工作人員在崗位上才能保持工作的積極性，從而能夠切實遵守所制定的檔案管理制度，做好工作本，分擔起自己所負責的工作責任，確保事業單位的穩定運行。因此在對事業單位檔案管理工作進行改革、制定新的工作制度時必須要把保護工作人員權益和明確工作職責放到同等的位置。要努力運用靈活的管理手段，將這個兩方面都做到最好。

1.3 將制定的規則落到實處

事業單位檔案管理的基本原則，最重要的一點在于所制定政策的執行。如果一個政策經過層層討論被制定出來之后，其執行部分出現問題，沒有將制定出來的政策落實到位，則事業單位的整體工作狀況不會得到任何進步。久而久之，事業單位整體會與社會脫節，出現較大的問題。因此，必須狠抓政策的落實情況。

事業單位整體制度的建設最主要是根據各個單位不同部門的不同工作需要以及自身發展特點和員工個人情況所不斷探索、創新、研究出來的。在這種情況下所制定出來的制度一般是對事業單位整體的發展十分有利的，能夠使得事業單位中各個員工的利益以及各部分工作的有效完成有所保障。如果制定的政策不能得到有效執行，一方面是浪費了制度制定者的時間和精力，最主要的一點是政策失去執行力只會使得單位整體運行機制癱瘓。因此，確保政策和制度的有效執行，對于調動工作人員的工作積極性十分重要。

2 目前事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

目前而言，我國事業單位的檔案管理工作中存在較多問題。檔案管理工作效率比較低下。主要原因是由于。工作人員仍然沿用傳統的工作模式，秉持成就的工作理念。將自己封閉起來，沒有做到積極了解最新的。工作模式，結合新型工作手段。強化工作效率。導致事業單位檔案管理工作的效率和質量都不能夠適應時代的發展。拖慢了事業單位的改革進程。

首先，事業單位整體的員工以及領導層對人事部門的檔案管理工作沒有引起足夠的重視，仍然用傳統的眼光看待檔案管理的工作內容。認為檔案管理所涉及的信息數據仍然處在一個可以通過簡單原始的工作手段進行控制的范圍內。這說明事業單位的領導部門沒有將自己的工作思想與時俱進，沒有意識到檔案管理部門的工作已經處于超飽和狀態，沒有意識到檔案管理工作的效率低下給事業單位整體工作所造成的負面影響。

檔案管理工作人員也沒有做到及時將工作情況和異常對上級部門進行匯報，沒有認識到自身的工作職責對于整個單位運行的重要性，思想存在惰性。沒有積極探索新型工作方式，更新工作理念，導致檔案管理工作常常存在混亂信息丟失等情況。對于檔案信息的保密工作以及檔案的存放都很不合理，導致工作人員搜索目標檔案時十分困難，嚴重降低檔案管理的工作效率。

2.2 檔案管理工作人員素質不達標

事業單位所需要處理和收集保管的信息一般都十分重要，與地方的行政政策息息相關，有些信息甚至達到了機密的級別。因此這些重要的信息一旦發生丟失或者錯漏，輕則會給事業單位的工作造成不小的困難，重則會導致整個地方的政策難以實施，對事業單位所負責的地方民生和群眾生活造成影響。如此重要的信息需要有十分豐富的工作經驗、具備科學的檔案管理素質的人員來負責。然而，目前事業單位信息管理部門大部分員工自身素質不高，對于工作積極性不強，存在許多應付式工作的情況。大部分工作人員對于提高自身工作素質的主動性不夠，其管理素質以及思維道德高度都達不到要求，致使重要的檔案信息丟失情況時有發生。并且這種情況延續很久而沒有得到改善，對新時代下我國提出的全面深化改革的政策在事業單位內部的推進形成不小的阻力。

2.3 沒有形成科學系統的檔案管理機制

許多事業單位由于重視程度不夠而對檔案管理部門投入的資金和關注較少，遠遠不能滿足檔案管理工作在新時代下的需求，導致檔案管理部門的管理體系一直處在散亂無規則的狀態，使得檔案管理的檔案保存、整理、歸類等工作混亂，在尋找檔案時往往需要花費大量的時間，對于事業單位其他部分的日常工作造成極大的阻力。不僅拉低了檔案管理的工作質量和效率，還致使事業單位的工作進度和改革步伐受到羈絆。

2.4 檔案管理設備陳舊落后

現在，各種科學技術手段和高科技設備已經應用到我們日常生活工作的方方面面，各行各業通過使用高效的科學技術設備使得工作效率和質量都得到了顯著的提升。而我國事業單位的檔案管理工作在信息化和智能化方面顯得有點落后，沒有積極將先進的科學設備運用到檔案管理工作中。而是固執的沿用傳統的工作方式，導致工作壓力不斷增大，工作效率降低。信息化手段和智能化設備在事業單位工作中的普及程度不足對事業單位適應新時代的改革、提高事業單位工作水平有著負面作用。

2.5 檔案資源浪費現象突出

目前我國事業單位對檔案管理和檔案的充分意識方面重視度不夠，大部分事業單位沒有意識到檔案資源對于單位發展的重要性，導致許多重要的答案沒有被充分利用起來，造成了資源的浪費。相關人員在工作中只注重對檔案進行管理，而沒有做到對檔案進行良好的運用，使得檔案喪失了其本身的價值，這對于優化檔案管理工作來說也是一種羈絆。

3 事業單位檔案管理新思路

3.1 從領導層入手加強對檔案管理工作的重視

首先應該從事業單位的領導階層為切入口，提高對檔案管理工作的重視程度。通過開會的方式將檔案管理工作的重要性普及給單位各個部門的員工，強化檔案管理部門在單位的影響力，從而給到檔案管理工作人員進行高效工作、避免檔案資源浪費、創新檔案管理工作模式以動力。其次需要從監管方面入手，對檔案管理部門的工作人員進行績效考核，增加業績要求，避免工作人員消極工作。對于創新工作方式、提高工作效率的員工進行物質獎勵和公開表揚，積極落實獎懲措施，調動起檔案管理工作人員的工作積極性。

3.2 加強檔案管理工作人員的素質提升

事業單位應該加強對檔案管理工作人員職業素質的要求，強制要求其對自己進行職業素質提升學習。積極從各渠道學習先進檔案管理經驗，學習先進檔案管理系統的操作。在事業單位進行檔案管理工作人員招聘時，必須要加強候選人在檔案管理經驗方面的要求，要求應聘者能夠熟練地掌握各種現現代化的檔案管理操作系統。

3.3 完善檔案管理工作機制

完善和改進檔案管理和工作制度才能確保檔案管理工作有章可循，從而確保事業單位改革進程的順利實施。相關人員應該對檔案管理工作進行深刻的剖析，制定出適合本單位發展的檔案管理工作改革方案，提升檔案管理工作效率。

3.4 對檔案管理設備進行更新換代

信息化和智能化已經普及到我國社會生活的方方面面，應當積極引進先進的硬件設備，安裝先進的檔案管理系統，利用計算機網絡技術高效地對檔案數據進行分析整理和歸類，將現代化設備和手段融入到事業單位檔案管理工作當中。

3.5 加強檔案資料的收集工作

檔案管理工作屬于事業單位管理工作的一部分，但由于其工作的特殊性，需要做到相對獨立。應當建立起一個符合事業單位實際情況。的檔案管理整理體系，對事業單位其他部門形成督促作用，敦促其他部門將資料信息及時準確的遞交到檔案管理部門。建立資料整理遞交考核體系，確保其他部門配合檔案管理的收集整理工作，避免由于其他部門的工作缺失導致檔案信息的錯誤和丟失。明確檔案管理責任，從而在檔案收集整理時出現工作紕漏時能夠及時找到相關責任人。

4 結束語

綜上所述，在如今信息化和智能化已經普及到工作和生活方方面面的新時代，事業單位應該積極響應國家全面深化改革進程的口號，將改革落到實處，從檔案管理部門做起，改革檔案管理工作人員的工作觀念和工作模式。鼓勵創新，將信息化管理技術應用到事業單位檔案管理部門，提高檔案管理部門人員的工作素養，符合新時代下檔案管理的工作要求，為事業單位持續深化改革提供保障。