新形勢下醫院檔案管理工作的規范化

張澤軍

（武漢市江夏區第一人民醫院，湖北 武漢 430200）

醫院檔案主要包括醫院在運營過程中所產生的文件、病例、科研成果、人事檔案等材料，檔案管理就是做好上述材料的收集、整理、分類、存儲、借閱等工作，是醫院管理的重要組成部分，涉及日常運營、醫學科研、設備引進、人才儲備、醫療糾紛記錄等多方面內容。而隨著醫療體制改革的持續推進，醫院檔案管理工作面臨新局面，要求必須要推進檔案規范化管理，助力醫療體制轉型升級。

1 醫院檔案管理的重要性

醫院檔案涉及方面較多，加強檔案管理工作是推進醫院各項工作有序進行的重要手段。科研檔案能夠為臨床治療、醫學研究等提供更加詳實的參考資料，為醫院科研人員課題研究指明方向。人事檔案涉及醫院醫務人員個人信息，是醫院人事變動、獎懲實施的重要依據，加強人事檔案管理可提高人力資源管理效應，為后續醫院管理體系轉型儲備更多人才。病例資料具有真實性、合法性、關聯性等特征，是處理醫療糾紛的重要依據，維護醫院合法權益的重要證據。

2 新形勢下醫院檔案規范化管理的路徑

2.1 建立完善的檔案管理制度

醫院開展檔案管理工作時，要想提高管理水平與成效，就必須要建立完善、健全的檔案管理制度，立足醫院發展實際，制定與醫院相符的管理機制，確保醫院各項工作有序進行。一是完善合規機制，構建“大風控”格局。圍繞醫院檔案管理，建立權責分明、流程清晰、監督有力、運行高效的合規管理機制。檔案作為合規管理的載體，加強檔案管理是醫院高質量發展的重要基石，是確保醫院各項工作有例可循、經營決策有據可依、內部審查有證可循、各項科研成果推介有史可溯的重要前提。二是規范檔案收集、移交、借閱、存儲等流程，明確歸檔范圍與歸檔要求，明確檔案歸檔時間、整理原則；構建檔案管理考核機制，確保檔案管理的時效性。三是落實獎懲機制。通過激勵措施來帶動工作人員的積極性，激發其創新思維，為檔案管理提供更有價值的意見；將檔案管理納入績效考核范疇，直接與年終績效掛鉤。四是健全檔案安全管理制度，完善檔案審批流程，制定檔案管理保密機制、檔案管理安全應急預案等，定期對檔案工作進行抽查，積極借力現代科技提高對檔案實體的保護力度[1]。持續加強電子檔案安全管理，以形成源頭為切入點，妥善解決好電子檔案丟失、被盜等安全問題。對于重要檔案應采取“異地異質”方式進行備份。

2.2 加強醫院檔案室建設

檔案室是存放醫院檔案資料的重要場所，加強檔案室建設是保證檔案資料安全的重要舉措。因此，必須要定期對檔案室進行安全隱患排查，如若檔案室設施設備出現損壞要及時維修。在檔案室建設過程中，還需要從防水、防火、防盜、防霉等方面出發，做好檔案室布局；定期更換防蟲鼠蟻藥物，做好檔案室溫度、濕度調節，合理配備空調、除濕機、光電設備等；對于一些對光源比較敏感的檔案，還可以通過安裝防光窗簾，構建無光環境，提高醫院紙質檔案的保存期限；檔案管理人員應做好檔案室清潔工作，減少霉菌、蟲害的發生，全面落實檔案室“八防”要求。

2.3 規范醫院檔案借閱流程

醫院在運營過程中每天都出產生大量的檔案資料，因此對于檔案管理人員而言其工作量較大，為提高管理成效，就必須要落實檔案規范化管理。在檔案整理過程中，需要對各類檔案進行編號，形成規范化的檔案體系，為日后查閱、借調提供便利，從而也能提高工作效率[2]。以病例資料為例，其涉及患者隱私，規范病例資料查閱可降低患者隱私泄露的風險。同時，嚴格管理檔案室人員出入，設置權限，除管理人員外，任何人借閱檔案資料都必須出具相關手續，而對于患者病例資料則需要在檔案管理人員的監督下查閱，且不得隨意翻閱其他患者資料。若需要外出借閱，則必須要嚴格按照檔案借閱制度按流程進行，做好借閱人姓名、聯系方式、借還時間及方式等信息，保證檔案資料的安全性。

2.4 加強醫院檔案管理信息化水平

隨著醫院的發展，檔案資料呈海量增長態勢，傳統的紙質檔案管理模式已不再適用，檔案信息化、智能化管理成為必然趨勢。在此背景下，醫院要與時俱進，利用好現代信息技術創新檔案管理模式，提高檔案管理水平。如醫院可以借助計算機檢索工具，對數字檔案進行分類歸檔，其他人員只需要通過檢索關鍵詞就可查閱到所需檔案。當然，在推進檔案管理信息化的同時，還是要按照檔案管理要求，規范化操作紙質檔案，保證醫院檔案信息的通用性。在檔案室門禁上，可以引進指紋識別、人臉識別技術，提高檔案的安全性[3]。同時，醫院也需要進一步加強硬件設施的投入，優化計算機系統，確保醫院檔案管理能夠高效開展。此外，聚焦“十四五”發展規劃，推進覆蓋面廣、服務便利、管理有效、網絡健全的醫院智慧檔案室，深化智慧檔案體系，提高檔案管理信息化水平。

2.5 建設醫院高素質檔案管理隊伍

隨著時代的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了全新要求，一是要掌握專業的檔案管理知識，二是要掌握醫療行業信息，了解臨床相關知識，三是要具有計算機知識，能熟練操作和運用計算機及相關軟件。對此，醫院應當重視人才培養，加強建設一支高素質復合型檔案管理隊伍。具體可以從以下入手：首先，加強人才培訓。定期組織召開檔案管理專題講座，宣傳檔案管理事業的最新政策及要求，確保檔案管理人員了解行業前沿信息，及時完善檔案管理工作；其次，組織檔案管理人員到兄弟醫院參觀學習，通過交流汲取成功經驗；再者，加大人才引進力度。加強對檔案管理復合型高層次人才的引進，建立良性的人才晉升機制，提供廣闊的發展平臺，通過政策吸引人才加入，為醫院檔案管理注入更多新鮮血液，以激發檔案管理活力。

3 結語

時代發展不止，思想解放不息。檔案管理人員必須要緊跟時代步伐，開拓進取，實踐創新，讓檔案在新時代發展潮流中大聲發聲，助力檔案管理提質增效，為醫院戰略發展提供參考、為臨床治療提供詳實依據，從而提高醫院在社會中的影響力，提高臨床診斷率，有效保證廣大患者的生命安全，為醫院發展添磚加瓦。因此，作為一名檔案管理人員，必須要轉變思想，做好檔案規范化管理工作，提高檔案管理水平，助力醫院各項工作有序開展，為醫院社會經濟地位的提升提供全面保障。