檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

霍青華

（菏澤市公共資源交易中心，山東 菏澤 274000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)在各行各業(yè)當(dāng)中得到了廣泛應(yīng)用，針對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，電子化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供了可靠保障。從現(xiàn)階段檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不僅需要積極的推動(dòng)信息化建設(shè)，同時(shí)需要強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新，發(fā)揮出其在推動(dòng)下現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中的作用。在檔案管理當(dāng)中，基礎(chǔ)工作包括檔案的搜集、分類、整理等，同時(shí)需要為人們提供檔案查詢服務(wù)，發(fā)揮出檔案信息在社會(huì)發(fā)展中的作用[1]。由此可見(jiàn)，通過(guò)正確把握檔案管理基礎(chǔ)工作的價(jià)值，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對(duì)目前檔案管理中存在的問(wèn)題，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

1.1 推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

在開(kāi)展檔案工作管理的過(guò)程中，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化成為衡量其工作水平的重要因素。在實(shí)際工作當(dāng)中，部分單位在開(kāi)展工作檔案管理的過(guò)程中，由于缺乏規(guī)范性，造成其所搜集的一些檔案并不具備價(jià)值，這就需要發(fā)揮基礎(chǔ)工作的作用，對(duì)這些原始數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理分類，剔除其中存在的一些無(wú)價(jià)值信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升[2]。通過(guò)開(kāi)展高效的檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類管理水平的提升，進(jìn)而為使用者提供高效的檔案查找服務(wù)，同時(shí)保證內(nèi)容的完整度，為現(xiàn)代檔案管理工作的開(kāi)展提供可靠保障。

1.2 提升檔案檢索的準(zhǔn)確性

在現(xiàn)代檔案管理中，基礎(chǔ)工作的內(nèi)容很多，其中檔案信息的輸入與歸類作為其中的重要組成，能夠?yàn)槿藗儾檎覚n案內(nèi)容提供便利條件，在高效的檔案管理基礎(chǔ)工作的過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)檔案檢索的便捷性。在電子信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展下，現(xiàn)代檔案管理管理中出現(xiàn)了越來(lái)越多的電子信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)元素，通過(guò)發(fā)揮出這些技術(shù)的作用，能夠構(gòu)建完善的電子檔案信息庫(kù)，為檔案內(nèi)容的檢索打下良好基礎(chǔ)[3]。但是為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索的便捷性與準(zhǔn)確性，必須要在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集與整理的構(gòu)成中，進(jìn)行正確的分類以及準(zhǔn)確輸入，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，滿足快速檢索、準(zhǔn)確查找的要求。

1.3 加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，通過(guò)發(fā)揮出各種現(xiàn)代化技術(shù)的作用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展下，檔案資料檢索的速度與便捷性得到了顯著提升，同時(shí)也為檔案保管工作的開(kāi)展提供了便利條件。通過(guò)開(kāi)展高效的檔案管理基礎(chǔ)工作，可以加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，為檔案資料錄入的正確性提供保障，同時(shí)也減少信息錄入失誤的情況，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

2 強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

2.1 提高基礎(chǔ)工作認(rèn)知

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，許多單位對(duì)于基礎(chǔ)工作的重視程度存在明顯不足，比如說(shuō)在菏澤市公共資源交易中心的檔案管理基礎(chǔ)工作當(dāng)中，許多信息的錄入并沒(méi)有形成規(guī)范的機(jī)制，造成許多數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性存在明顯不足。在這種情況下，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生了不利影響，出現(xiàn)了檔案管理不規(guī)范的情況，甚至?xí)?duì)現(xiàn)代檔案管理的正常運(yùn)行產(chǎn)生損害。在這種情況下，必須要提升對(duì)基礎(chǔ)工作的重視程度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的教育培訓(xùn)工作，嚴(yán)格的落實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的要求。與此同時(shí)，必須要制定規(guī)范的管理制度，對(duì)自身的行為進(jìn)行約束，實(shí)現(xiàn)檔案資料準(zhǔn)確性與規(guī)范性水平的提升。

2.2 制定完善檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)

在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，受到管理不到位以及工作不規(guī)范的情況，造成檔案管理的正常運(yùn)行產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。特別是在目前的檔案管理當(dāng)中，并沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)不同檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，在規(guī)章制度以及管理模式方面存在許多的差異，造成檔案資料數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳遞以及共享的過(guò)程中，出現(xiàn)了許多的問(wèn)題。為了更好地提升檔案管理基礎(chǔ)工作的水平，必須要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案資料管理工作的系統(tǒng)化與正規(guī)化，滿足行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，必須要開(kāi)展正規(guī)化建設(shè)工作，優(yōu)化自身的工作體系，實(shí)現(xiàn)工作人員綜合素養(yǎng)的改善，落實(shí)各項(xiàng)培訓(xùn)工作的要求，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

2.3 強(qiáng)化信息系統(tǒng)構(gòu)建

在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建更為重要，通過(guò)開(kāi)展高校的數(shù)字化建設(shè)工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理水平的提升。但是從目前的信息管理系統(tǒng)構(gòu)建來(lái)看，還存在許多不完善的情況，對(duì)于檔案信息檢索的準(zhǔn)確性產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙，造成檔案管理基礎(chǔ)工作無(wú)法得到有效落實(shí)。在這一過(guò)程中，為了將檔案管理基礎(chǔ)工作的作用發(fā)揮出來(lái)，必須要強(qiáng)化信息系統(tǒng)構(gòu)建工作，對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類，在進(jìn)行檔案信息編號(hào)與分類的時(shí)候，需要做到細(xì)致準(zhǔn)確，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檢索效率的提升。與此同時(shí)，必須要定期的對(duì)檔案資料信息進(jìn)行更新，做到與時(shí)俱進(jìn)，保證時(shí)代信息與檔案資料之間的同步協(xié)調(diào)。

3 結(jié)語(yǔ)

在目前的檔案管理過(guò)程中，基礎(chǔ)工作作為其中的重要內(nèi)容，為檔案管理的規(guī)范化、準(zhǔn)確化提供了可靠保障。如果在基礎(chǔ)工作當(dāng)中出現(xiàn)疏忽，則會(huì)對(duì)檔案信息的使用以及查詢產(chǎn)生不利影響，很難將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來(lái)。這就需要在推動(dòng)檔案管理工作的過(guò)程中，必須要強(qiáng)化各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理工作水平的提升。特別是在檔案管理形勢(shì)不斷變化的情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，必須要不斷的優(yōu)化自身的檔案管理工作，從而對(duì)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。