芻議新時期提高審計檔案工作效率的路徑

溫德超

（平昌縣審計綜合信息中心，四川 巴中 636400）

1 認知存在不足，是做好審計檔案工作的前提

1）重“審計“輕”檔案管理。新時期，隨著經濟不斷發展，建設項目逐漸增多，基礎建設力度不斷加大，各級審計部門按照要求也相應增加了審計頻率和內容，擴大了審計范圍，自然也就產生了大量的審計檔案資料。由于一些縣級審計部門和具體審計人員缺乏檔案意識，因此出現了一些重審計過程，輕審計過后的檔案資料收集、整理和后期利用。導致我國當前階段的審計檔案管理存在著一定的疏漏；相關審計人員對檔案管理的原則以及政策法規缺乏應有的了解，對檔案管理重視程度較低。因此，一些縣級審計部門的審計人員在審計工作中對產生的審計資料，難以判斷起重要價值，對于檔案信息的掌握不夠及時，檔案資料的收集就會出現遺漏，內容不夠全面；歸類就會出現差錯，整理不規范，所收集的檔案資料不能真實反映審計的全過程和審計的結果，這也就直接影響到審計工作的質量。

2）“重”用老辦法“輕”創新管理。首先，觀念老化。縣級尤其是欠發達縣的審計部門收集審計檔案資料時，拘泥于過去的舊要求，注重收集紙質審計資料，不太注重收集現代辦公條件下的電子、光盤或其他影像資料的收集。其次，方法原始。有的工作人員還用老式檔案盒，手動打孔用線裝訂檔案，一定程度上不但影響工作的效率，還讓檔案管理工作落后于新時代的要求。再次，設備簡陋。一些貧困山區縣級審計部門，在資金投入上欠缺，檔案裝訂和儲藏設備落后且不齊備，專用檔案室面積不夠，儲藏柜也不規范。

3）“重”常規管理“輕”制度建設。山區縣的審計檔案專業化、標準化管理工作起步較晚，因此工作中習慣于“人管人”，不注重“制度管人”，審計署印發的“審計檔案管理”系列規章制度，執行落實到位做得不夠，單位自身出臺的審計檔案管理制度不夠健全，內容過于寬泛，缺乏實際操作性，難免審計檔案工作中會產生或多或少的漏洞。

4）“重”工作“輕”檔案業務培訓。貧困山區從事審計檔案管理的工作人員缺乏檔案業務培訓，缺少相關的工作經驗，業務能力低下，自身素養不足，造成了審計檔案工作的整體水平偏低。一般從事該項工作的人員大都是從教育、農業等事業單位選調的，因此本身沒有接觸多少檔案管理知識和技能。對它們缺乏應有的檔案業務知識和技能培訓，導致他們檔案業務水平偏低，檔案管理規范意識缺乏，工作效率不高。

2 重視理念創新，是做好審計檔案工作的基礎

1）創新是檔案工作發展的需要。檔案工作數量繁多，內容冗雜，收集時間較長，并且伴隨著傳統操作復雜的多重壓力，在收集整理和保存的過程當中，有很大的困難，迫切需要進行創新。為了保證審計事項的準確性、完整性和時效性，需要開展跟蹤審計。在跟蹤審計中，要定期進行審計資料歸檔，詢問相關人員的審計意見。可以結合圖像影視、電子記賬、紙質憑證復印件等資料，運用現代科技手段將復雜的審計檔案工作高效化、簡單化，以計算機和信息技術代替手工傳統操作，從而適應新時代審計工作發展的要求。

2）創新是信息技術發展的需要。信息技術的發展給新時期的檔案審計工作帶來了一定的便利條件。由于計算機網絡的普及，計算機已經逐漸應用到了審計過程中，提高了審計工作的效率，通過自動化的辦公系統，自然也就產生了信息化的審計檔案資料，使得審計檔案工作在存儲時實現多樣化的介質，檔案審計的信息化含量組建增加。

3 創新工作方式，提升新時期審計檔案管理效率

1）重視審計檔案工作。任何工作離開了單位的領導的重視好支持，是難以順利完成的。首先，審計部門要嚴格審計署、國家檔案局聯合發布的第10號令，即《審計機關審計檔案管理規定》，高度重視審計檔案管理，樹立“審計檔案是國家檔案的組成部分”和“審計文件材料歸檔工作實行審計組組長負責制”的理念，進一步端正審計工作人員和檔案管理人員的工作觀念，每個財務審計人員既是審計工作工作地參與者，同時也是審計乎檔案資料的收集者。其次，強化認識審計檔案工作的重要性。審計部門主要通過日常政策宣傳以及日常工作要求，讓審計人員和檔案管理者都能夠理解審計檔案工作的重要性。例如，通過集中培訓、每次職工會實行“會前學法”制度，加強對審計檔案工作重要性宣傳，讓審計人員時刻把審計檔案資料的收集記在心中、做在手上，讓檔案工作把俺歲審計全過程。第三，審計部門要加大審計檔案工作的投入。分期分批安排相關人員到四川省檔案培訓機構參加業務培訓，購置檔案管理修的設備，建好標準的檔案室，購置標準的密集架檔案柜，促進審計檔案工作規范化、標準化建設。

2）創新檔案工作形式。由于傳統的檔案工作都是依靠人力整理、裝訂、查閱等行，費力費時效率低，使得審計檔案工作的質量不高，也難以確保檔案工作的準確性。因此，審計部門要舍得投入購買現代檔案管理軟件，購買專用檔案管理電腦，實現檔案管理計算機化、信息化，購買必須的現代化的檔案整理集結設備，可以減少審計檔案管理中投入大量人力、物力、財力，同時也能大大提高審計檔案管理的效率和準確性，特別是利用檔案管理軟件系統等現代化管理技術，編制適用參考材料和檢索工具，便利查詢利用審計檔案。建立標準化的分類體系，將審計文件材料按照“備查類、立項類、證明類和結論類等”4個單元的順序進行分類排列歸檔。

3）建立健全審計檔案管理相關制度。審計部門要嚴格按照第10號令規定，建立健全審計檔案的《歸檔制度》《利用制度》《查閱審批制度》《保管制度》《銷毀制度》《保密制度》等。方便審計過程中明確需要收集哪些資料，如何整理及保存等，確保審計檔案工作有序進行，提高檔案工作的準確性、保密性和安全性。

4）提升山區審計檔案工作人員的業務技能。在當今信息技術快速發展新時代，很多新技術已經廣泛運用與各行各業中，也給審計工作帶來很大的便利，但是審計檔案的管理依然需要人力去做大量的工作，因此檔案管理人員的業務能力和思想政治素養是確保檔案工作高質量發展的重要保障。因此，新時代要重視提升審計部門檔案工作人員的水平與素質。首先，在招聘或調入審計人員時，要把檔案管理能力作為一個重要方面考核，同時挑選1-2個檔案管理專業人員進入到審計部門，以帶動高審計檔案工作人員的整體素質提高。其次，定期對審計檔案工作人員培訓，采取“送出去，請進來”的辦法，培訓檔案業務，培養更多的審計檔案管理的行家里手。第三，加強年度目標檔案考核。審計部門進行年度工作總結中，檔案管理人員要專項進行工作述職外，其余審計人員要把審計檔案工作列為述職內容，進一步規范提高審計檔案工作的自覺性。同時，可以積極地與其他檔案審計工作部門進行交流合作，學習先進的管理理念，實現審計檔案工作的進步，并且也可以加大審計案工作的硬件設施，加大投資力度，確保工作人員在實施工作時有較好的基礎。

4 結論

總之，創新必須結合實際的工作情況，做出及時的改變，創新管理模式與方，式從整體上提高審計檔案工作的效率和質量，以促進審計檔案管理工作長遠發展。