檔案高效化管理的重要性及策略探究

姜海燕

（山東省煙臺市園林建設養護中心，山東 煙臺 264000）

檔案管理是各事業部門工作的重要組成部分，其管理水平與質量不僅反映了各部門組織的工作作風，同時也事關我國事業單位的外在形象。近年來，隨著事業單位全面發展工作的逐步推進，推動部門檔案管理工作的高效化轉型成為新時期事業單位活動的重要發展趨勢。然而縱觀我國事業單位基層檔案管理工作，仍或多或少存在一些認知層面的缺陷或不足，從而制約了檔案高效化管理模式的構建。筆者結合自身工作經驗，就檔案高效化管理提出個人見解和建議，希望能夠為相關領域工作者提供必要的參考和幫助。

1 檔案與高效化管理

檔案是指各企事業單位在各部門工作中形成的文件材料，其中既包含了傳統的紙質文件和實物，同時也涉及了聲像、電子文件等現代化信息資料。對于各部門而言，檔案客觀、真實和全面地反映了企事業單位活動，并記錄了部門員工個體的行為和思想認知。現階段，隨著社會發展水平的不斷提升，各事業單位部門活動也愈加頻繁且內容豐富多樣，從而生成了大量多樣的檔案資料。檔案管理是各部門日常工作的重要組成部分，通過規范有效的檔案管理工作能夠較為系統全面的反饋出事業單位部門工作的內容，并對事業單位及其各部門員工的成長及發展進行客觀完善的呈現，這對于事業單位的健康穩定發展具有十分深遠的價值和影響。現階段，在我國事業單位全面發展的全新歷史背景下，各部門均強化了對檔案的管理工作，并積極推動各部門建設本領，確保各項規定得到貫徹執行，具有十分重要的意義。

2 檔案內容

2.1 會議類檔案

一般情況下，各級事業單位在發展過程中會開展多種形式的會議，必學的“三會一課”制度、并在上述會議中生成大量的工作方案、政策決議、工作報告、會議記錄等所形成會議的重要文件。與此同時，部分會議內容還會進行錄像和錄音，從而對會議內容進行更加全面和有效的記錄。通過對上述資料進行歸檔處理，不僅記錄了事業單位每一段重要的發展歷程，同時也能夠為后期相關工作及關鍵決策的制定提供參考和依據。

2.2 組織生活類檔案

所謂組織生活類檔案，是指部門人員在日常學習、報告及議事等重要活動中所生成的檔案資料，同時也是檔案中占比最高的資料內容。例如一些組織生活中所涉及的發言材料、簽到表、學習材料及學習心得等重要資料，這些都需要進行歸檔整理，從而來體現與證明其部門工作人員在工作中所取得的成果。除此之外，在各部門開展的民主生活會及組織生活會中，相關人員就自身對照檢查及問題整改等相關材料，其歸檔整理工作也能夠為其管理工作提供重要參考；黨員活動中所形成的材料和視頻以及組織的培訓課程也要及時歸檔，都是反映歷史時期相應工作的重要資料。

2.3 文件類檔案

相對而言，文件類檔案是檔案中最為龐雜的一類資料，主要包含了制度文件、花名冊及個人材料文件等，可以說是事業單位日常工作中所生成材料的集合體。其中，制度文件主要指單位出臺的一系列學習制度文件、主題文件、廉政建設文件等。而花名冊則包含了部門關系轉接文件、各類臺賬及人員名冊等。最后，個人材料主要指與相關人員相關的個人資料信息，同時也是事業部門發展及部門人員工作發展、管理相關人員的重要參考依據，部門相關人員的相關材料還要及時存入個人的檔案中。

3 檔案高效化管理的重要性

3.1 規范與約束相關人員行為意識

眾所周知，檔案是事業部門工作的真實反映，因此從某種角度來講也起到了對相關部門工作人員的監督與管理作用，推動檔案高效化管理則對相關人員起到了良好的規范作用。現階段，事業單位檔案建設題材多樣，充分采用影像資料、音頻、照片等檔案資料進行企業文化、企業高層，基層的教育工作，而通過對這些檔案資料的高效化管理能夠有效、及時的對部門干部進行言行等方面的約束，使其能夠做到廉潔自律、正派作風。

3.2 提高有關部門決策的準確性

現階段，我國社會經濟正處于調整專業的重要歷史節點，任何一個發展決策的制定都將對未來產生深遠影響。其相關檔案記錄了各部門組織建設及工作情況等基礎信息，強化檔案的管理工作一方面是對各部門歷史活動的詳細記錄，另一方面也能夠更好地幫助各部門進行歷史的回顧和經驗的總結，從而起到以史為鏡的作用和效果。由此可見，檔案的高效化管理是我們客觀記錄事業單位發展史的基礎保障，并為相關決策的科學準確制定提供參考和依據。

3.3 優秀部門干部培養與選拔

優秀部門干部的培養和提拔是相關事業單位保持健康穩定發展的關鍵所在，為能夠對年輕優秀的各部門人員進行客觀全面的考核評價工作，還需要建立于真實完整的檔案內容之上。事業單位對于部門領導干部的選拔十分嚴格，特別是對“三齡兩歷”等重要信息必須要求做到準確、真實和完整。而其個人檔案中則包含了部門干部的年齡、黨齡、工齡、學歷及履歷等基礎信息，同時也涵蓋了干部評級晉升、功過記錄等重要信息，因此檔案的高效化管理工作還能夠為優秀部門干部的培養和選拔提供準確的參考依據。

4 當前我國基層檔案管理現狀

現階段，雖然各單位對于檔案的價值與作用給予了更多的重視與關注，但整體而言其管理工作仍存在許多問題與不足，并給事業單位建設發展帶來諸多不利影響。具體而言，當前我們基層檔案管理主要存在以下幾方面不足：1）管理意識有待強化。目前，許多基層單位將更多的工作精力放在工作上，而對于工作結束后生成的檔案資料缺乏歸檔管理意識，甚至部分單位都沒有專門的檔案室及相關管理人員，如此造成檔案管理難以實現高效化開展。2）管理制度有待完善。任何管理工作的落實與開展都需要基于完善的管理制度，然而當前許多基層單位尚未形成一套完整有效的檔案管理制度體系，不僅管理工作無法高效規范開展，同時管理崗位及職責也并不明確，如此嚴重降低了檔案管理工作的質量和效率。3）管理技術有待創新。目前，我國大多數基層機關事業單位檔案仍沿用人工管理模式和方法，信息化水平嚴重不足，如此不僅無法滿足新時期數字化檔案資料的有效歸檔和管理，同時也制約了我國基層檔案管理水平的發展與提升。

5 推進檔案高效化管理的有效策略

5.1 強化檔案管理意識

現階段，隨著我國社會發展水平的不斷提升，各部門工作在形式上和內容上均發生了重要轉變，特別是信息化網絡技術的廣泛應用提高了各部門工作的水平和質量。在此背景下，檔案管理工作也隨之發生了改變，如果不能采用現代化檔案管理模式方法則無法全面發揮檔案的價值與作用。檔案高效化管理是一種科學合理的檔案管理模式，這里要求各檔案管理部門及工作人員積極強化自身檔案管理意識，不僅要明確檔案管理工作的范圍與內容，同時也要就管理模式和方法給予細化和完善，如此才能起到事半功倍的管理效果，并為其工作的落實奠定堅實的基礎。

5.2 完善檔案管理制度

從管理角度來看，檔案要想實現高效化管理，構建一套科學完善的檔案管理制度體系是必要的基礎和支撐。首先，檔案管理是一項系統復雜的工作內容，相關部門要想提高工作質量和效率則需要明確相關工作內容、崗位職責及工作流程，如此才能促進工作效率的提升。其次，作為一項私密性較強的資料信息，檔案管理還需要設置必要的查閱權限，從而規范其使用和利用。最后，還要對檔案管理人員給予必要的績效考核，并量化管理職責和考核指標，由此來督促相關管理人員認真落實檔案管理工作。相信隨著檔案管理制度體系的構建與完善，必將實現其高效化轉型與發展。

5.3 加強檔案管理信息建設

近年來，隨著全面完善各事業單位發展的目標提出，各事業單位部門工作也如火如荼般開展，從而生成了大量的檔案資料。為更好地存儲與管理日益增多的檔案資料，我們需要以現代化管理模式和方法開展檔案管理工作。具體而言，我們要積極推動檔案管理的信息化建設，一方面通過構建檔案信息化管理平臺，并逐步豐富管理平臺功能板塊，如檔案科目分類、關鍵詞檢索等，從而為檔案資料的高效開發和利用提供便利的管理條件。另一方面還要推進檔案數據庫建設，并將一些紙質檔案資料進行數字化轉變，如此才能夠對日益豐富和多樣的檔案資源進行有效的歸檔和存儲。

6 結論

綜上所述，檔案高效化管理是新時代背景下歷史發展的大勢所趨，是不斷提高各事業單位工作水平和質量的基礎與保障。在此背景下，各部門要正確認知檔案高效化管理的重要性，并采取科學合理的強化策略，由此在正確發揮檔案作用與價值的同時，助推我國社會經濟的健康穩定發展。