事業單位人事檔案規范化管理建設

侯曉霞

（佳木斯大學附屬第一醫院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154003）

現階段人事檔案管理建設的變革，日益凸顯出人事檔案的影響作用，國民越來越關注個人信息的有效性及其真實性。所以，事業單位應重視人事檔案管理的規模化，創新其管理模式，完善和優化管理信息化建設，并結合自身實際發展狀況，實施合理有效的措施，充分發揮人事檔案管理在事業單位中的積極作用。

1 事業單位人事檔案管理中出現的問題

1.1 檔案管理質量以及效率低下

在現階段的檔案管理中，雖然一些事業單位已經建立了信息化的管理平臺，但在實際的使用過程中，由于其使用效率相對來說較低，直接影響了檔案的信息化管理，使檔案管理的效率以及質量大幅度降低，并在一定程度上阻礙了事業單位的有效可持續發展，不能滿足事業單位對于人事管理建設的發展需求。

1.2 缺乏相關的檔案管理制度

隨著現階段信息時代的到來，以往的檔案管理制度已經不再適應事業單位的發展要求，但由于檔案管理部門沒有健全的相關管理制度，導致一些事業單位無法制定符合自身發展、切實可行的管理制度，并且業部門及時有效的收集歸納檔案管理信息材料。久而久之，導致事業單位的人事檔案管理出現了信息失真以及信息有效的問題。

1.3 檔案管理人員素質不高

檔案管理人員素質的高低對檔案管理工作有一定的影響作用。由于現階段檔案管理工作缺少專業的管理人才，且現有的管理人員綜合素質能力比較低，使檔案管理模式難以實現改革創新。盡管事業單位對于管理人員的招聘提出了相關的要求，但由于一些檔案管理部門并設立相應的崗位，多數都是其他崗位人員兼任，這些兼任人員沒有有專業的管理知識以及也沒有參加相關培訓，所以在實際工作中就會出現一系列問題，降低了檔案管理的工作效率以及工作質量，使檔案管理的規模化建設工作無法順利開展。

2 推動事業單位人事檔案規范化管理建設的建議

2.1 加強檔案管理的信息化建設

以往傳統的檔案管理是采用紙質保存以及記載的方式將檔案放置在文件柜力，這樣的方式容易讓紙質檔案遇到丟失和破損的問題，占用的空間比較大，保存的時間也會受到一定的局限性[1]。在人事檔案管理的建設工作中，檔案的信息化能夠促進規范化管理建設工作的有序開展，因此，事業單位應結合自身發展的實際情況，構建信息化管理平臺，使管理人員能夠合理運用管理平臺來進行對人事檔案的管理工作。我們可以將信息技術應用到檔案管理方式中去，采用信息化管理模式，利用網絡平臺進行對檔案信息的管理，改革和創新人事檔案管理模式。一是事業單位應該重視紙質檔案的轉移工作，用人工錄入或者掃描的方式來實行檔案信息化管理建設，有效避免出現紙質檔案丟失或者損壞的問題，增加建立電子檔案信息，不斷完善電子檔案的建設結構，推動電子檔案在單位工作中的廣泛使用，為檔案管理帶來更加方便快捷的工作方式，從而提升管理的效率和管理質量；二是需要定期更新和維護信息化檔案，促進檔案管理的信息化建設能夠適應社會時代發展，確保檔案的信息化管理建設能夠切實事業單位的實際發展要求。由于現階段檔案管理信息化建設發展時間相對較短，因此導致其管理平臺利用率較低，針對這種現象，事業單位應該在保障平臺的實際價值和功能的基礎上，加強提高管理平臺的有效使用率，為后期的檔案管理可持續發展奠定良好的基礎。三是事業單位需要增加管理建設中軟硬件設備的投資成本，為檔案管理的信息化建設營造一個良好的發展環境，將信息化管理建設的實際作用充分發揮出來，實現檔案管理的信息化建設。

2.2 增強檔案管理的規范科學化

以往傳統的人事檔案管理模式盡管有著比較全面的工作流程，但是由于各部門之間有著不同的組織體制，因此，整理檔案的方式上也存在著差異，導致各部門之間的銜接有著很大的問題，也直接影響到了檔案信息的資源共享。針對以上問題，相關的管理部門應該協調統一的規則以及格式來整理人事檔案，在嚴格的管理制度之下，對人事檔案信息進行類型分類、編寫排序、排版編目、和收納歸檔，確保其檔案管理整體的系統化以及規范化。針對這種情況，需要制定統一的檔案信息標準和格式，具體來講，就是如何填寫各項檔案資料，保障每項數據能夠整體統一和協調[2]。而要想有效提升人事檔案的信息化管理建設水平，就應該正確認識到檔案信息化管理的重要性，從而有效促進檔案管理的穩定健康發展。應用信息數據技術，實現各部門之間人事檔案的資源共享，深入開發和有效利用人事檔案信息資源，有效實現信息的真實有效性，從而推動事業部門人事檔案的規范化管理建設工作。

2.3 提高管理人員綜合素養以及專業素質能力

有效提升檔案管理人員的專業能力以及綜合素養能力對于事業單位檔案的總體管理水平有著積極影響。隨著現代化時代的發展，檔案的管理者需要具備一定的服務管理意識以及專業能力，定期組織相關的培訓活動，讓管理人員有機會去參加學習新型的檔案管理理念，側重關注管理人員的心理素質、專業知識以及管理能力等等，使管理人員能夠及時更換管理理念以及改變自身工作方式，有效提升管理人員的專業素質素養以及綜合能力；加強對人事招聘制度的改進和優化，結合事業單位的實際發展需求，合理增加管理人員的勞動報酬，進而吸引更多的優秀人才投身到事業單位的建設工作中，針對這些人員制定相關的培訓教育計劃，讓其能夠在實操訓練中提高自身的專業工作技能的同時，并有效提升其綜合業務能力，從而規范檔案管理人員的行為，建設管理隊伍的整體水平和質量[3]。另外，還需要加強培訓管理人員具備計算機方面的基本專業技能與理論知識，增加管理人員與專業技術人員間的溝通與交流，使管理人員有一定基礎的計算機維護能力，有效維護檔案管理的網絡技術平臺。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理工作想要達到穩定可持續發展，還是要在維持現有價值以及功能的基礎上，提升管理人員的專業能力以及綜合素質，推動管理的規劃化建設，充分發揮檔案管理在事業部門中的積極作用。事業單位還需要結合自身的實際發展情況，制定科學合理的管理制度，形成協調統一且有自身特色的管理流程，以保障事業單位的不斷發展。