做好中學檔案管理工作的策略分析

王麗芳

（黑龍江省齊齊哈爾市龍江縣白山鎮中心學校，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

1 前言

中學檔案管理是確保其教育工作順利開展的基本前提，通常來說主要以文字、圖表、音像、實物等多種形式存在。但在實際的檔案管理工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，并未深入貫徹落實各項檔案管理工作，嚴重影響到中學教育工作的順利開展，因此當前必須對中學檔案管理引起足夠的重視，深入分析研究檔案管理存在的問題。

2 中學檔案管理工作的現狀

2.1 校方的重視程度不夠

考慮到中學教育管理工作的開展與實際的檔案管理并沒有十分緊密地聯系，因此在具體的中學管理過程中仍然缺乏對檔案管理的重視程度，甚至錯誤地認為答案管理僅僅是形式而已，并沒有注重檔案數據的有效挖掘和歸類整理，因此也就導致中學檔案管理工作中頻頻出現信息錯誤以及數據混亂的現象，嚴重影響到中學教育工作的順利開展。甚至某些學校為了迎合檢查只做表面工作，并未充分意識到檔案管理的重要性。

2.2 管理的目的不確切

中學檔案管理工作的開展往往缺乏清晰明確的目標和管理內容，因此在管理過程中并未對中學的教育工作開展提供切實可行的幫助，甚至在管理過程中出現了盲目的重復工作，缺乏必要的創新與完善優化，導致中學檔案管理根本無法發揮其有效作用。另外在檔案管理工作過程中缺乏規范化執行標準，相關工作人員只能從事簡單的檔案收納，相關檔案管理標準根本無法滿足要求，甚至很多檔案管理行為都是個人行為，并無正確的操作規范和標準。

2.3 管理工作被動，缺乏主動性

學校檔案管理工作不同于其他管理工作，由于檔案管理并不能直接對學校的教育工作以及經濟效益產生直接影響，所以在開展檔案管理工作時過于被動，缺乏檔案管理工作開展的主動性，這也是目前中學教育工作開展過程中的主要問題之一。很多中學教研部門忙于教學評估和檢查，所以忽略了檔案管理工作的重要性，檔案的檢查收集整理工作往往處于被動狀態。

3 加強中學檔案管理的有效途徑

3.1 嚴格檔案管理要求

首先，檔案管理工作人員在日常檔案工作中一定要特別注重做好學校各類檔案材料的管理收集，努力不斷拓寬檔案收集資源范圍，挖掘有價值的學校檔案管理資源；各教學科室、各專業年級教師應該積極向各級學校相關檔案管理部門索取提供的具有歷史記錄的高價值的學校教育科研教學資料，由各檔案部門相關檔案管理責任人進行審核、全面收集清理后再送交學校檔案室管理存檔；對那些散落在個人手上的檔案資料由各檔案部門相關檔案管理責任人專門負責及時追繳，以免導致資料的遺失，確保學校檔案的管理收集既齊全又完整。制定實施符合高等教育學科教學管理的項目分類實施方案。一般來說，檔案資料可以劃分為電子文書文件檔案、音像檔及電子文件檔案、實物影像檔案等幾類。以不同管理期限分別按照對黨群組織類、行政事務管理類、教育類和教學研究類等進行排列，根據資料分類管理方案和資料保管管理期限對已通過分類的歷史檔案資料進行分類排列、組合、編號、入庫。

3.2 結合需求積極開展檔案管理

學校歷史檔案工作蘊藏著十分豐富的實用價值，中學檔案管理工作人員只需要通過積極主動地搜索查找出并整理篩選出所屬學校最具中國特色的中學歷史檔案相關資料，編輯制作成各種展示媒介，開放式參觀地展出供所屬學校的專任教師和在校學生學習觀賞，會議地使學校檔案工作發揮更突出更多的實用功效。同時，學校各級領導和檔案服務工作者們也應該不斷創新德育檔案服務工作思路，以充分利用學校現有中學檔案資源服務于普通學校各職能部門檔案工作，服務于廣大學生的思想德育工作，讓優秀的普通學校檔案工作成為學生愛國主義思想教育的新重要陣地。

3.3 引進先進的檔案管理技術

建立網絡化的檔案管理模式是建立現代教學檔案管理系統區別于其他傳統的教學檔案管理的主要技術標準，將中學學生的個人檔案以網絡化的服務形式管理使之由各個體相互直接聯系管理起來，這樣不僅可以有利于有效避免學生檔案的嚴重丟失而且在教學檔案管理中也大大減輕了檔案工作人員的管理工作壓力負擔。另外這對提高高校參與學生檔案管理的所有操作人員的自身職業素質也是在整體上加強學生檔案管理的有效解決辦法，只有參與相關具體操作的所有人員的自身素質不斷提升提高才能真正確保其具體操作在職業意識的高度支配下更加扎實具有操作規范性和操作科學性，才能真正使高校學生檔案業務管理工作的操作內容能夠得到高度重視。

3.4 加大軟硬件設施投入

首先加強、完善硬件建設。學校管理論文檔案要首先適當建立一個具有綜合性的論文數字檔案室，配齊專用數字計算機、打印機、掃描儀等文檔檔案設備，同時還要配備除濕設備、滅火器等基礎設施，保持庫房內清潔、明亮、通風，達到防盜、防潮、防火、防腐等目的。其次是要加強軟件的建設。加強對于檔案信息管理工作的數字化軟件建設，換句話說就是要提高對于檔案信息的數字化管理水平，將檔案的信息與互聯網等各種數字化技術有機地結合起來，對其中的一些不同類型的交叉檔案信息實施數字化的管理。凸顯檔案的編碼、查詢、轉移等日常管理的自動化，提高了準確性和工作效率；將檔案的內容直接轉成為數字信息并直接存儲于電腦或移動終端，形成了檔案資料的數據庫。

4 結語

綜上所述，進一步加強對學校檔案管理工作是大勢所趨，因此需要加強對檔案人員隊伍的建設，不斷創新中學檔案管理手段和模式，加強對于檔案管理的深入挖掘，有效提高檔案管理在中學教育中的價值。同時要以嚴肅認真的工作態度，為全校師生和職工提供檔案服務，從而確保學校的檔案事業健康地發展。