新時期房地產檔案管理的特點及優化對策

韓佳君

（天津市房信房產經營有限公司，天津 300000）

當前我國重點工程項目逐漸增多，這些重點工程項目，對國計民生具有重要的影響，對我國城市化建設和社會的發展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業的不斷發展，我國重點工程項目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應當不斷努力學習，從而更好地開展重點工程檔案管理工作。由于重點工程項目具有一定的特點，在建設時間方面，是相對較長的，對于質量要求也很高，所以一般的重點工程是比較大型的，所涉及的人員比較多。同時，相關的材料和因素涉及的比較多，所以應當加強檔案管理工作，這樣才能在一定程度上保證重點工程項目順利竣工。

1 工程檔案質量管理現狀分析

當前，工程檔案管理依據住房城鄉建設部2014年7月發布的國家標準《建設工程文件歸檔規范》以及地方性行業主管部門出臺的相關規定。總體上看，工程檔案管理制度建設還存在著部分問題，與數量和種類都發展十分迅速的工程項目不匹配，主要體現在以下兩個方面：一是細分領域的檔案制度不健全。工程檔案包含了各類建設項目工程檔案的管理，但不同項目類別參照規章制度確實統一的，部分重點領域具有較為完善的檔案管理制度，如交通、水利、房屋建筑等，但在海洋工程、民航工程、商業與物質工程、農業工程等諸多工程領域上還只能依據《建設工程文件歸檔規范》，無論是行業標準、技術規范還是制度的法律效力位階等，均難以滿足工程項目發展的現實需要。二是在制度內容上尚不完善，當前工程檔案管理制度大多還沿用著傳統工程檔案管理模式，制度上缺乏創新。隨著檔案信息化建設的不斷推進，工程檔案歸檔、保管與利用的方式也發生深刻變革，亟需針對工作需要和檔案管理發展趨勢及時更新制度內容，以真正起到指導和引領作用。

2 新時期房地產檔案管理優化對策

2.1 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養，致使業務能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負責檔案資料管理業務時，應對管理人員進行專業的技能培訓，強化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質量。管理人員在工作過程中，應不斷加強業務知識的學習與積累，自身不斷學習，有利于提升綜合業務能力。在學習過程中，不斷總結，對于自身出現的一些消極等負面思想，應及時糾正，為今后提高工作質量與效率奠定基礎。在實際工作中，檔案管理人員應充分結合工作實際需求，結合時代發展的要求，積極考取相關檔案管理方面的職業資格證書，證明自己在檔案管理行業中具備相應能力，還可以引起建筑施工企業領導對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩步發展。

2.2 借助信息化，落實各環節質量管控

從自然屬性上看，工程項目包括建筑工程、土木工程和機電工程三類，幾乎涵蓋了經濟生活的各個領域；從組成來看，工程檔案又包括單項工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復雜的。因此應根據管理和利用需求進一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強檔案收集與整理工作。管理部門可對企業開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內容資源，企業可以根據自己的需求設計不同格式的表格來展示信息資源。第二，實現工程檔案在各個階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺，在實體檔案移交流轉前先在共享平臺上進行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個環節中的透明度，有利于落實各環節的質量管控。

2.3 摒棄傳統思想，注重觀念創新

新時期，為了幫助房地產檔案管理工作的成效不斷提升，作為單位決策者和領導者需要以身作則將創新的思維和理念融入房屋檔案管理工作中去，要隨我國互聯網信息科技力量不斷發展，進行數字化檔案管理的職能轉變。要讓已有的檔案管理工作人員也同步融入到檔案創新管理的工作中來。盡管目前互聯網技術已經相對較為成熟與完善，每一個單位要結合自身的實際情況，有針對性地出臺創新房屋檔案管理工作，達到最佳的檔案管理效果。同時，還需要始終堅持良好的可持續化發展戰略，使得檔案管理工作能夠更好順應時代的發展與進步，在日常的工作中不斷取得突破。新時期檔案管理工作重新構建一個規章制度，在業務技術水平、管理能力地運用發揮上，科學評價業務能力和專業水平，以及知識更新、工作態度，通過更為合理、完善的管理機制，激發員工的工作熱情，形成良好的可持續化工作循環。相關的決策部門需要互相交叉自己的工作，力求構建一個更為和諧、完善的互相溝通、協作的機制，針對出現的檔案問題第一時間予以轉移，進一步優化整個檔案管理的流程，為廣大的客戶更好地予以服務，實現新時期下房地產檔案管理工作的科學化、現代化的轉變，為后續深度發展奠定良好基礎。

2.4 項目相關領導，要嚴把責任關

首先，應當明確項目領導相關責任。對于重點工程進行檔案管理，應當運用各種措施和辦法，將相關檔案管理工作進行落實，同時將相關的責任，納入領導責任制度中，在檔案管理過程中，應當通過有效途徑，對項目的責任人和分管領導進行一定的培訓，從而在思想和意識上，不斷增強檔案管理意識。其次，將檔案管理工作與工程建設同步。在重點工程建設過程中，應當將檔案管理工作，納入責任制度和崗位考核中。同時，將經濟責任制度考核和崗位責任制度建設以及工程建設檔案管理與規劃設計和工程施工以及竣工同步。此外，應當將工程檔案管理變成事前監督，這樣可以更好地進行全過程的監督管理和控制。最后，應當落實責任制度。在檔案管理過程中，應當更好地落實法人責任制度，這是有效確保重點工程檔案管理工作的方法之一。

3 結束語

總之，通過實踐研究，在進行房地產檔案管理工作過程，應該以提高檔案管理水平與利用效率為根本，有針對性地制定更加完善的檔案管理模式，不斷提高房地產檔案管理質量，從而為房地產事業發展奠定良好基礎。