檔案管理網絡信息化及開發(fā)利用策略

孫 瑛

（太原市迎澤區(qū)醫(yī)療保險管理服務中心，山西 太原 030000）

網絡技術的進步促進檔案管理信息化發(fā)展，在這個過程中實現(xiàn)了檔案的高效管理，為新時期檔案管理工作帶來了深刻的變化，因此，為了更好地推動檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理人員要立足時代背景，在檔案信息化管理工作中積極摸索，加強信息化資源的開發(fā)與利用，多方面利用網絡技術的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)檔案管理中的不足，推進檔案信息化方向發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有利于檔案的保存

傳統(tǒng)檔案管理工作大面積采用的是紙質檔案的保存方式，很少利用電腦技術進行保存，而這種傳統(tǒng)紙質檔案的保存方式是具有局限性的，比如，紙質檔案保存不易查找、容易受到環(huán)境的影響、占用大量的空間、保存的時間較短等等，這些都體現(xiàn)了紙質檔案在保存中還存在的弊端，因此，依托檔案信息化管理，可以在一定程度上改變傳統(tǒng)紙質檔案的不足與缺陷，檔案管理人員可以在不限時間與地點的條件下實現(xiàn)檔案的收集與統(tǒng)一管理，也不需要專門的人員整理檔案，這也方便了檔案管理人員的工作。同時，信息化技術下，檔案不需要太大的儲存空間，有利于延長檔案管理的壽命，確保檔案管理的完整性。檔案信息網絡化的建立，將改變員工使用檔案的模式，亦將改變檔案管理人員的工作模式。這是檔案管理工作的開展趨勢，也是新形勢下對檔案信息資源快速、高效的客觀要求[1]。

1.2 提升檔案資源價值和檔案綜合管理水平

傳統(tǒng)的檔案管理方式比較陳舊，檔案表管理人員在分類、查找、保管檔案上具有一定難度，不能夠全面的管理檔案，導致檔案資源的利用價值不高。因此，在檔案信息化管理下，只需要借助信息化技術就可以實現(xiàn)檔案的有序保管，工作人員只需要在信息系統(tǒng)中執(zhí)行工作內容，就能夠在第一時間找到檔案的位置，這也使檔案資源的價值得到了最大化的利用。同時，檔案管理信息化管理工作也逐漸從不成熟走向成熟的、從不完善走向完善，在信息化的開發(fā)與利用下，檔案管理部門逐漸實施新的檔案管理體系，包括，基礎業(yè)務建設、信息化建設等，在實施的過程中將信息資源管理理念融合到檔案管理工作中，有效提高檔案資源的價值與使用率[2]。

1.3 促進檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著“互聯(lián)網+”時代的到來，網絡資源共享已經融入我們生活與工作中，在信息化高速發(fā)展中，檔案管理信息化也顯得越來越重要，信息化發(fā)展促進了檔案管理工作的深入發(fā)展，為電子檔案管理帶來了新生動力。隨著檔案管理信息化的出現(xiàn)，無疑是對我們的工作生活帶來了極大的便利，我們只需要通過信息化就可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的交流與共享，因此，不得不說，檔案管理信息化的實現(xiàn)，對傳統(tǒng)檔案管理工作模式及服務模式帶來了巨大改變，也促進了我國檔案管理信息的工作的可持續(xù)發(fā)展。不管我們身處于社會的哪個領域，信息技術的價值是超乎我們想象的，我們的生活與工作也需要信息技術作為支撐，通過信息技術資源的開發(fā)與利用，能夠為檔案管理工作提供更多的幫助。可以說，信息技術已經成為檔案管理工作的重要力量。

2 新時期檔案管理信息化及開發(fā)利用的策略

2.1 加強信息化軟硬件建設，創(chuàng)新信息化技術

提高檔案信息化管理需要從硬件與軟件著手，加強對軟件與硬件技術的投入與開發(fā)，一方面，在硬件設施上要配置齊全，以便檔案管理人員開展工作；在軟件管理上還需要積極學習檔案系統(tǒng)技術，加強技術的引進與開發(fā)，通過科學的理念為檔案管理提供指導。在檔案信息化管理中，由于網絡軟件不成熟，也暴露了當前檔案信息化管理的弊端，所以，檔案管理人員要完善軟件技術，定期升級電子檔案管理軟件，為了減少計算機網絡安全隱患，加強檔案管理軟件的升級是非常有必要的。當前，計算機軟件技術的升級主要包括兩個方面：一是軟件的兼容性，就是對檔案管理中的相關操作平臺，比如瀏覽器、服務器之間的融合，二者密切聯(lián)系起來；另一方面是軟件的統(tǒng)一性，就是工作人員賬戶的文件和數(shù)據(jù)可以儲存在服務器上，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一備份與管理，這也保證了數(shù)據(jù)的安全，以免流失，因為在后期操作中如果機器一旦出現(xiàn)問題，就會造成文件丟失。因此，只有在保持兼容性與統(tǒng)一性的基礎上，才能夠為檔案管理文件升級提供條件[3]。

2.2 加強檔案信息化人才培養(yǎng)，促進檔案人才隊伍建設

當前檔案管理工作的系統(tǒng)性決定了管理工作的復雜程度，這也在一定程度上說明了互聯(lián)網+背景下檔案管理人員隊伍建設對于檔案管理工作的開展意義重大。由于檔案管理部門內許多的老員工，沒有經過科學系統(tǒng)化的指導，缺乏相關技術指導和計算機信息的掌握能力，造成電子檔案管理工作效率的普遍低下。因此，加強檔案管理人員隊伍建設的需要從以下幾個方面著手：第一，從管理人員思想意識上，加強對日常檔案管理方法的學習，從工作思想層面出發(fā)，在思想上堅持與時俱進，不斷創(chuàng)新進取，在檔案管理工作中明白自己的責任，明確自身的工作定位，意識到檔案管理工作的重要性；第二，在人員的選拔招聘與選拔過程中，要以知識技能型人才為主，從中選取具備信息技術知識的專業(yè)人才，為檔案信息化管理工作做準備。最后，相關部門要定期對管理人員進行培訓，使檔案管理人員的專業(yè)素質得以提升。因此，電子檔案管理人員隊伍的建設需要從基本上落實、只有真正的行動起來，為實現(xiàn)檔案信息化管理提供人才保證。

2.3 增強檔案安全意識，強化檔案信息安全管理

由于計算機網絡防治能力差，由于現(xiàn)代網絡發(fā)展的匿名性、虛擬性特征，還存在諸多安全隱患，比如木馬病毒、不法分子和黑客的攻擊等等，隨意地通過惡意手段盜取檔案保密信息，危害個人的同時，也嚴重的危害公共安全。從檔案信息化安全管理角度來說，對系統(tǒng)安全性保護是一項長期性工作，對此，我們可以從以下方面加強檔案信息安全管理：首先，建立與完善檔案信息管理制度，使檔案管理工作朝著標準化與規(guī)范化的方向發(fā)展[4]。由于電子檔案的使用時間并不是很長，在運用的過程存在一些比較棘手的問題，比如，檔案管理信息的泄露，檔案管理的不規(guī)范等問題都需要檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)問題并找到解決問題的辦法。從制度層面來說，需要管理部門制定相關的制度，從制度上嚴格做起，在整理檔案管理工作中，從工作人員的基本工作抓起，嚴格按照部門管理制度開展工作，在一定程度上約束檔案管理人員的行為。其次，采取計算機網絡系統(tǒng)安全防護措施。工作人員要采取一些措施對計算機網絡系統(tǒng)安全進行防護，避免病毒出現(xiàn)影響網絡系統(tǒng)的安全運行。在使用計算機的時候，可以根據(jù)計算機的屬性要求，安裝必要的病毒修復、病毒查殺、系統(tǒng)安全維護等軟件，在計算機運行的過程中能夠及時檢測問題，修復漏洞，有效提醒計算機的安全情況，如果真正的染毒時，可以對計算機進行殺毒，可以保證和保護計算機數(shù)據(jù)的安全性，這對于保護計算機網絡系統(tǒng)的安全性起到了一定作用，再次，檔案管理部門應該針對各類檔案建立專門的、獨立的檔案保密工作室，在一定程度保護檔案，在檔案室建立中要滿足防火、防潮、防蟲的要求，針對不同的檔案進行分開管理，同時，安排專門的人員實行管理，安裝監(jiān)控系統(tǒng)對檔案工作室24小時監(jiān)控，有效加強檔案室的保密安全工作。

2.4 運用微機整理檔案，提升檔案管理水平

對于檔案管理人員來說，其檔案管理工作的本質意義檔案信息的保存與重復利用，而重復利用就必須要保證檔案信息的質量，只有高質量的檔案信息才能夠長期使用，使用的壽命也會更長。而通過微機整理檔案，能夠保證信息保密性的同時，也能夠保證檔案信息數(shù)據(jù)的質量，只需要對檔案信息數(shù)據(jù)進行微機整理，對檔案進行編排和編號，就能夠在使用的時候，之間查找，這種方法，已經利用在眾多的檔案管理工作中。一方面，能夠迅速準確很快地找到相關的檔案信息，省時省心；另一方面，還能夠提高檔案管理工作的質量，保證電子檔案能夠發(fā)揮最大的效用。電子檔案對于信息的儲存沒有限制，只要儲存的空間夠大，而且計算機儲存的空間是可以人為設置的，因此，就能夠儲存更多的信息。檔案信息化管理是通過光盤、內存卡、磁盤來實現(xiàn)的，這些存儲具有密度大、信息容納高、能夠快速傳播的特點。因此，互聯(lián)網+背景下，微機整理檔案在信息存儲功能上，發(fā)揮著不可小覷的作用，通過對電子檔案信息的存儲，極大地改善了傳統(tǒng)電子檔案在對紙質檔案管理上的不足[5]。不僅，方便攜帶、保管，而且還能夠占據(jù)更小的存儲空間，節(jié)約由于存儲問題帶來的對資源的浪費，針對這一問題，微機整理檔案的應用在檔案管理工作中作用重大。

3 結語

綜上所述，信息技術背景下是檔案管理信息化已經成為一種重要形式，“互聯(lián)網+”改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式與方法，為檔案管理工作提供了新的方法與技術，在新時代環(huán)境下，檔案管理人員要積極學習信息化知識，時刻不忘自身的職責，擔負起檔案信息化管理工作的職責，推動檔案管理工作的信息化進程。