檔案管理網絡信息化及開發利用策略

孫 瑛

（太原市迎澤區醫療保險管理服務中心，山西 太原 030000）

網絡技術的進步促進檔案管理信息化發展，在這個過程中實現了檔案的高效管理，為新時期檔案管理工作帶來了深刻的變化，因此，為了更好地推動檔案管理信息化創新發展，檔案管理人員要立足時代背景，在檔案信息化管理工作中積極摸索，加強信息化資源的開發與利用，多方面利用網絡技術的優勢，改變傳統檔案管理中的不足，推進檔案信息化方向發展。

1 檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有利于檔案的保存

傳統檔案管理工作大面積采用的是紙質檔案的保存方式，很少利用電腦技術進行保存，而這種傳統紙質檔案的保存方式是具有局限性的，比如，紙質檔案保存不易查找、容易受到環境的影響、占用大量的空間、保存的時間較短等等，這些都體現了紙質檔案在保存中還存在的弊端，因此，依托檔案信息化管理，可以在一定程度上改變傳統紙質檔案的不足與缺陷，檔案管理人員可以在不限時間與地點的條件下實現檔案的收集與統一管理，也不需要專門的人員整理檔案，這也方便了檔案管理人員的工作。同時，信息化技術下，檔案不需要太大的儲存空間，有利于延長檔案管理的壽命，確保檔案管理的完整性。檔案信息網絡化的建立，將改變員工使用檔案的模式，亦將改變檔案管理人員的工作模式。這是檔案管理工作的開展趨勢，也是新形勢下對檔案信息資源快速、高效的客觀要求[1]。

1.2 提升檔案資源價值和檔案綜合管理水平

傳統的檔案管理方式比較陳舊，檔案表管理人員在分類、查找、保管檔案上具有一定難度，不能夠全面的管理檔案，導致檔案資源的利用價值不高。因此，在檔案信息化管理下，只需要借助信息化技術就可以實現檔案的有序保管，工作人員只需要在信息系統中執行工作內容，就能夠在第一時間找到檔案的位置，這也使檔案資源的價值得到了最大化的利用。同時，檔案管理信息化管理工作也逐漸從不成熟走向成熟的、從不完善走向完善，在信息化的開發與利用下，檔案管理部門逐漸實施新的檔案管理體系，包括，基礎業務建設、信息化建設等，在實施的過程中將信息資源管理理念融合到檔案管理工作中，有效提高檔案資源的價值與使用率[2]。

1.3 促進檔案工作的可持續發展

隨著“互聯網+”時代的到來，網絡資源共享已經融入我們生活與工作中，在信息化高速發展中，檔案管理信息化也顯得越來越重要，信息化發展促進了檔案管理工作的深入發展，為電子檔案管理帶來了新生動力。隨著檔案管理信息化的出現，無疑是對我們的工作生活帶來了極大的便利，我們只需要通過信息化就可以實現檔案數據信息的交流與共享，因此，不得不說，檔案管理信息化的實現，對傳統檔案管理工作模式及服務模式帶來了巨大改變，也促進了我國檔案管理信息的工作的可持續發展。不管我們身處于社會的哪個領域，信息技術的價值是超乎我們想象的，我們的生活與工作也需要信息技術作為支撐，通過信息技術資源的開發與利用，能夠為檔案管理工作提供更多的幫助。可以說，信息技術已經成為檔案管理工作的重要力量。

2 新時期檔案管理信息化及開發利用的策略

2.1 加強信息化軟硬件建設，創新信息化技術

提高檔案信息化管理需要從硬件與軟件著手，加強對軟件與硬件技術的投入與開發，一方面，在硬件設施上要配置齊全，以便檔案管理人員開展工作；在軟件管理上還需要積極學習檔案系統技術，加強技術的引進與開發，通過科學的理念為檔案管理提供指導。在檔案信息化管理中，由于網絡軟件不成熟，也暴露了當前檔案信息化管理的弊端，所以，檔案管理人員要完善軟件技術，定期升級電子檔案管理軟件，為了減少計算機網絡安全隱患，加強檔案管理軟件的升級是非常有必要的。當前，計算機軟件技術的升級主要包括兩個方面：一是軟件的兼容性，就是對檔案管理中的相關操作平臺，比如瀏覽器、服務器之間的融合，二者密切聯系起來；另一方面是軟件的統一性，就是工作人員賬戶的文件和數據可以儲存在服務器上，對數據進行統一備份與管理，這也保證了數據的安全，以免流失，因為在后期操作中如果機器一旦出現問題，就會造成文件丟失。因此，只有在保持兼容性與統一性的基礎上，才能夠為檔案管理文件升級提供條件[3]。

2.2 加強檔案信息化人才培養，促進檔案人才隊伍建設

當前檔案管理工作的系統性決定了管理工作的復雜程度，這也在一定程度上說明了互聯網+背景下檔案管理人員隊伍建設對于檔案管理工作的開展意義重大。由于檔案管理部門內許多的老員工，沒有經過科學系統化的指導，缺乏相關技術指導和計算機信息的掌握能力，造成電子檔案管理工作效率的普遍低下。因此，加強檔案管理人員隊伍建設的需要從以下幾個方面著手：第一，從管理人員思想意識上，加強對日常檔案管理方法的學習，從工作思想層面出發，在思想上堅持與時俱進，不斷創新進取，在檔案管理工作中明白自己的責任，明確自身的工作定位，意識到檔案管理工作的重要性；第二，在人員的選拔招聘與選拔過程中，要以知識技能型人才為主，從中選取具備信息技術知識的專業人才，為檔案信息化管理工作做準備。最后，相關部門要定期對管理人員進行培訓，使檔案管理人員的專業素質得以提升。因此，電子檔案管理人員隊伍的建設需要從基本上落實、只有真正的行動起來，為實現檔案信息化管理提供人才保證。

2.3 增強檔案安全意識，強化檔案信息安全管理

由于計算機網絡防治能力差，由于現代網絡發展的匿名性、虛擬性特征，還存在諸多安全隱患，比如木馬病毒、不法分子和黑客的攻擊等等，隨意地通過惡意手段盜取檔案保密信息，危害個人的同時，也嚴重的危害公共安全。從檔案信息化安全管理角度來說，對系統安全性保護是一項長期性工作，對此，我們可以從以下方面加強檔案信息安全管理：首先，建立與完善檔案信息管理制度，使檔案管理工作朝著標準化與規范化的方向發展[4]。由于電子檔案的使用時間并不是很長，在運用的過程存在一些比較棘手的問題，比如，檔案管理信息的泄露，檔案管理的不規范等問題都需要檔案管理人員及時發現問題并找到解決問題的辦法。從制度層面來說，需要管理部門制定相關的制度，從制度上嚴格做起，在整理檔案管理工作中，從工作人員的基本工作抓起，嚴格按照部門管理制度開展工作，在一定程度上約束檔案管理人員的行為。其次，采取計算機網絡系統安全防護措施。工作人員要采取一些措施對計算機網絡系統安全進行防護，避免病毒出現影響網絡系統的安全運行。在使用計算機的時候，可以根據計算機的屬性要求，安裝必要的病毒修復、病毒查殺、系統安全維護等軟件，在計算機運行的過程中能夠及時檢測問題，修復漏洞，有效提醒計算機的安全情況，如果真正的染毒時，可以對計算機進行殺毒，可以保證和保護計算機數據的安全性，這對于保護計算機網絡系統的安全性起到了一定作用，再次，檔案管理部門應該針對各類檔案建立專門的、獨立的檔案保密工作室，在一定程度保護檔案，在檔案室建立中要滿足防火、防潮、防蟲的要求，針對不同的檔案進行分開管理，同時，安排專門的人員實行管理，安裝監控系統對檔案工作室24小時監控，有效加強檔案室的保密安全工作。

2.4 運用微機整理檔案，提升檔案管理水平

對于檔案管理人員來說，其檔案管理工作的本質意義檔案信息的保存與重復利用，而重復利用就必須要保證檔案信息的質量，只有高質量的檔案信息才能夠長期使用，使用的壽命也會更長。而通過微機整理檔案，能夠保證信息保密性的同時，也能夠保證檔案信息數據的質量，只需要對檔案信息數據進行微機整理，對檔案進行編排和編號，就能夠在使用的時候，之間查找，這種方法，已經利用在眾多的檔案管理工作中。一方面，能夠迅速準確很快地找到相關的檔案信息，省時省心；另一方面，還能夠提高檔案管理工作的質量，保證電子檔案能夠發揮最大的效用。電子檔案對于信息的儲存沒有限制，只要儲存的空間夠大，而且計算機儲存的空間是可以人為設置的，因此，就能夠儲存更多的信息。檔案信息化管理是通過光盤、內存卡、磁盤來實現的，這些存儲具有密度大、信息容納高、能夠快速傳播的特點。因此，互聯網+背景下，微機整理檔案在信息存儲功能上，發揮著不可小覷的作用，通過對電子檔案信息的存儲，極大地改善了傳統電子檔案在對紙質檔案管理上的不足[5]。不僅，方便攜帶、保管，而且還能夠占據更小的存儲空間，節約由于存儲問題帶來的對資源的浪費，針對這一問題，微機整理檔案的應用在檔案管理工作中作用重大。

3 結語

綜上所述，信息技術背景下是檔案管理信息化已經成為一種重要形式，“互聯網+”改變了傳統檔案管理工作模式與方法，為檔案管理工作提供了新的方法與技術，在新時代環境下，檔案管理人員要積極學習信息化知識，時刻不忘自身的職責，擔負起檔案信息化管理工作的職責，推動檔案管理工作的信息化進程。