大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理研究

丁 俊

（湖北省石首市巡察信息中心，湖北 石首 434400）

在事業單位中，檔案管理與信息化技術結合，能夠減少事業單位人力和物力的投入，規范檔案管理工作，減少簡單而繁瑣的工作步驟，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，顯著提高工作效率，而且也減少了在檔案管理工作中存在的錯誤概率。雖然目前行政事業單位檔案管理科學化已經獲得了廣泛地運用，但是在事業單位的管理上仍然存在著信息技術的人才缺乏、硬件設施欠缺、資金投入少以及管理制度不完善的問題。應根據信息化時代發展的特點，深入探究檔案管理科學化的對策，以適應信息化時代對檔案管理的工作要求，以適應激烈的市場競爭的需求，建立健全檔案管理科學化的體系，發揮出檔案管理的真正價值。

1 事業單位檔案管理科學化的意義

1.1 精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業單位檔案管理科學化的年代，紙質檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節約了人力物力，提高了工作效率。

1.2 有利于檔案信息的永久保存

紙質檔案不利于長久保存，特別是遇有陰雨天氣或自然災害，很容易導致紙質檔案信息的破損丟失，而且紙質檔案占用空間大，不好提取查找。進行檔案管理科學化之后，利用信息技術進行檔案管理，能夠永久地解決這些問題，使得檔案的存儲和提取都變得十分簡單快捷。

1.3 有利于快速查找檔案信息

常規紙質檔案具有不可移動而且不利于傳承的特點。而進行檔案科學化管理之后，各種信息資源不是以紙質形式出現，而是以電子信號的形式出現，這樣就促進了信息資源的交流和利用。

2 大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理研究

2.1 構建完善的信息化檔案管理機制

為了切實推動行政事業單位檔案信息化工作的科學發展，有必要轉變傳統的檔案管理理念，加強對檔案管理工作的重視，有效監管日常的檔案管理行為，充分調動檔案管理人員的工作積極性，讓檔案管理人員認識到檔案管理對推動行政事業單位發展的重要性，從而樹立良好的責任意識。同時，行政事業單位還應結合自身檔案信息化管理與發展需求，適當調整檔案管理方法，科學利用現代化技術和設備滿足信息化發展需求，構建完善的信息化檔案管理機制，從而對檔案管理人員的行為形成約束，確保檔案管理工作的有序進行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數據背景下，行政事業單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰。為了合理應對新時期的各種挑戰，行政事業單位應當結合自身的實際發展狀況，加強對現代化信息技術的合理應用，全面優化信息化檔案管理流程，推動檔案管理與信息技術的一體化發展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎設施，因而行政事業單位還需要對檔案管理進行優化，要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術，并且熟練運用各種信息化檔案管理設施，從而真正提高事業單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯網本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業單位還要推動辦公系統與檔案管理系統的融合，確保所有檔案資料與信息都能實現快速傳遞與分享，實現其利用價值。

2.3 提升檔案管理人員的信息化素養

檔案管理人員的信息化素養將對檔案管理質量有直接的影響，因此行政事業單位應當加強檔案管理人員的信息化培訓工作，提高其專業素養。為了引導檔案管理人員形成良好的自主學習意識與能力，行政事業單位可以采取激勵策略，通過獎懲機制來引導檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學習活動中，并對表現良好的檔案管理人員提供適當的福利和獎勵。除了專業素養方面的培育外，還應關注檔案管理人員的道德修養，培養其責任意識，要求其學習先進的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務體系貢獻一己之力。

2.4 完善檔案管理科學化的管理制度

行政事業單位檔案管理科學化的工作重點就是相關行政管理工作人員 必須要認識到檔案管理科學化的重要意義，要加強對檔案管理科學化的宣傳力度。與此同時，可以借用互聯網技術來進行檔案管理科學化的宣傳，對檔案管理科學化的知識、方法以及法律法規進行詳細講解，加深人們對事業單位檔案管理科學化建設的認識，以此來提高對檔案管理科學化建設的重視度。在實際的行政事務中，更應根據事業單位的自身的發展情況，制定檔案管理制度，把檔案管理的職責劃分到每個工作人員身上來，規范工作人員的日常工作流程及行為，來提高檔案管理的水平和質量。另外，在落實檔案管理制度時，也需要借助多種手段，例如對檔案管理人員進行每個月的定期考核、對優秀的人員進行獎勵、對于業務能力差的檔案管理人員要進行懲罰。只有通過獎懲措施的落實才能激發工作人員的積極性，提高檔案管理科學化。

2.5 加大資金投入

事業單位管理工作科學化，不僅要具備人員的綜合素質的提升，而且還要資金的支持。只有事業單位具有完善的檔案管理的各項硬件設施，升級相應的硬件和軟件設備，才能結合現有的技術來構建完善的檔案管理系統。行政事業單位要對工作環境所需要的軟件進行升級改善，讓管理人員能夠擁有其所熟悉的工作環境，來激發管理工作人員的熱情。為了滿足檔案管理人員的工作需求，必須配備專業的庫房和消防設施。此外，檔案管理室必須配備計算機，而且每項計算機設備都要應用到檔案管理工作中，提升檔案管理的效率。電子檔案能夠讓檔案的存儲和調取效率更高，而且還能進行備份，避免資料的損害遺失。最重要的是利用檔案管理科學化能夠顯著降低檔案管理的成本。

2.6 加大硬件建設力度

行政單位要想保證檔案資料的完整保存不受各種外界因素的影響，事業單位的檔案管理部門需要具有完善的硬件設施，才能保證檔案管理工作的順利進行以及對檔案的有效保護。并且檔案信息化管理后，需要運用新型的信息技術才能更有效地進行檔案信息的存儲，此時需要用到大儲存容量的便于信息存儲及提取工作的硬件，因此需要保證充足資金保證檔案管理工作所需的硬件設施的配置。

3 結束語

總而言之，在大數據環境下，信息技術成為推動檔案管理發展的核心所在，其能夠提高檔案管理的科學有效性，也可以逐步轉變檔案管理形式。因而行政事業單位應認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極采取現代化檔案管理手段，加強對各類信息化設備的科學運用，優化檔案管理流程，構建完善的檔案管理機制，穩步提升事業單位的檔案管理水平。