淺談高校學生檔案數字化建設存在的問題與對策

陳傳艷

（湖北三峽職業技術學院，湖北 宜昌 443000）

隨著社會經濟和信息技術的發展，“數字化”建設開始深入各大高校，高校學生檔案數字化建設已然成為高校發展的重要環節。但是，由于各個高校對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門難以有效推進數字化建設。在現階段的檔案部門，普遍存在著資金短缺，設備陳舊，專業人才缺失等問題，這些問題的存在嚴重制約了高校學生檔案數字化建設的進程。因此，為了進一步推進高校學生檔案數字化建設，高校管理層必須重視檔案部門的問題，針對具體問題，具體分析，具體解決。

1 高校學生檔案數字化建設現存的問題

相較于其他行業而言，高校學生檔案管理的數字化建設由于起步較晚，導致發展速度緩慢，各個高校間的數字化建設水平參差不齊，在數字化的建設過程中存在著諸多問題。

1.1 建設數字化學生檔案管理的意識落后

隨著社會經濟和信息技術的快速發展，為了更好地服務廣大學生和教職員工，高校學生檔案數字化建設起到了至關重要的作用。大部分高校部門都已經開始運用信息系統，如校園卡管理系統、辦公自動化系統、學籍管理系統等等。但是，作為管理學生信息的重要部門，高校學生檔案管理工作卻被校方所忽視，其數字化建設相對于其他學校部門來說，發展和建設明顯滯后許多。高校管理層對高校學生檔案數字化建設的落后認知，是導致高校學生檔案數字化建設無法有效推進的根本因素。

1.2 基礎軟硬設施落后

為了更好地發展和建設高校學生檔案數字化管理，就必須提高檔案管理中的基礎軟硬設施。基礎的軟件設施主要包括檔案管理信息系統，基礎的硬件設施主要包括復印機、掃描儀、服務器、計算機等基礎設備。就現階段高校學生檔案管理部門的基礎軟硬設施配備情況來看，是十分不理想，有些高校并沒有專用的服務器，而是采用常見的計算機來進行替代，還有些高校使用的計算機設備都是其他部門剩余或者是淘汰的計算機設備，其存儲量小、配置低、運行速度慢，這種淘汰老舊的計算機設備是完全無法滿足學生檔案數字化建設的基本要求。另外，從高校學生檔案部門方面來看，其本身的建設經費十分有限，加上校方對檔案部門的資金投入較少，計算機方面的基礎設施落后，館庫的實際使用面積較小、條件差，館內陳設雜亂無章等狀況，要想建設學生檔案數字化管理十分困難。因此，高校學生檔案管理部門落后的基礎軟硬設施，是導致高校學生檔案數字化建設無法有效推進的外在因素。

1.3 缺乏專業的信息技術人才

專業的檔案管理人才，在高校學生檔案管理建設中發揮著承上啟下的重要作用，是高校學生檔案管理建設的骨干和核心，其專業能力水平的高低直接決定了學生檔案數字化建設的進程快慢。就現階段來看，高校學生檔案管理的工作人員中，計算機相關專業或者是檔案管理專業的人才十分稀少，部分高校中的檔案管理工作人員甚至需要從其他部門調人來填充檔案管理的人員空缺。而現有的檔案管理人員，年齡較大，學歷較低，缺乏信息技術相關的理論知識，對計算機使用的程度不高，對先進的檔案管理系統陌生且無從下手，同時還缺乏檔案管理工作的創新精神和系統思維，這些因素都導致高校的學生檔案數字化建設難以有效展開。因此，高校學生檔案管理部門匱乏的專業人才和信息技術人才，是導致高校學生檔案數字化建設無法有效推進的內在因素。

2 關于高校學生檔案數字化建設的對策

2.1 強化責任擔當，抓好數字化建設

為了進一步加快高校學生檔案數字化建設的進程，高校領導必須加強對學生檔案數字化建設的認知，始終銘記“為國守史、為黨管檔、為民服務”的使命，始終履行“傳承文明、記錄歷史、造福人民、服務社會”的職責；必須將學生檔案數字化建設提上議事日程，劃入校園發展的整體計劃當中，將“信息化”校園建設和學生檔案數字化建設進行有效的融合，共同推進，統籌管理；必須加大對學生檔案數字化建設的資金投入，予以檔案部門人力、物力等支持，為學生檔案數字化建設提高有力保障。學生檔案管理的工作人員，必須秉承著對自己負責、對學校負責、對歷史負責的態度，積極釋放思想、開拓思維，勇于擔當、勇于創新，落實高校學生檔案管理工作。

2.2 加強對學生檔案管理的基礎設施建設

為了進一步加快高校學生檔案數字化建設的進程，必須完善學生檔案管理的基礎設施。就現階段的檔案基礎設施來看，存在著公共服務空間小、館庫面積小、基礎設備老舊等問題，這種落后的基礎設備嚴重的制約了高校學生檔案數字化建設的發展。因此，高校管理人員必須重視對檔案部門的設備投入，只有幫助檔案部門配齊數字化建設相關的基礎設備，才能保證學生檔案數字化建設的順利進行。學校方面，必須針對數字化建設的具體經費，進行專門的成本預算，實行專戶儲存、專款專用。同時，檔案部門需要利用學校提供的資金保障，完善檔案數字化建設所需要的軟件系統，對接科研、教學等系統，加強信息安全保障工作，督促部門工作人員及時地對信息進行錄入和整理。

2.3 加強專業人才隊伍的建設

高校管理人員必須重視檔案部門工作人員的整體專業水平建設，加大對人才的投放，壯大檔案部門的人才隊伍，打造出一支具有高素質、高紀律、硬作風、精業務、強政治的高校檔案人才隊伍，為高校學生檔案數字化建設提供強有力的智力保障。在現有的檔案工作人員方面，學校需要重視對其專業水平的培養，定期組織檔案工作人員進行信息技術的培訓，提升檔案工作人員的信息技術理論水平，在生活和工作上，及時幫助檔案工作人員解決各種問題和困難，努力提升檔案工作人員的福利待遇，擴展檔案工作人員的晉升空間。高校學生檔案工作人員，需要時刻牢記自身使命，始終堅持樂于奉獻、敢于創新、勤于思考、善于學習的工作理念，不斷提升自身的專業水平、管理能力和政治素養，促使自己成為創新型、研究型、實干型人才。

3 結語

總而言之，為了促進高校學生檔案數字化建設，學校、部門、員工三方必須共同努力。校方必須加大基礎設施的投放、加大資金投入、加大檔案管理專業人才和信息技術人才的引進，學生檔案管理部門必須加強部門管理，建立健全管理規章制度，嚴格按照規章制度進行管理，檔案管理的工作人員必須加強對自身檔案管理專業水平的提升和信息技術的培養，只有三方共同攜手努力，才能有效地促進學術檔案數字化建設順利開展。