淺談檔案信息開發(fā)利用工作存在的問題及建議

李 鳴

（富裕縣城鄉(xiāng)居民最低生活保障服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161200）

檔案資源的開發(fā)利用過程中，結(jié)合信息技術(shù)，可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，確保信息的安全，方便檔案的分享應(yīng)用。但為了確保可靠應(yīng)用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理管理，避免丟失、被盜等現(xiàn)象發(fā)生，仍需要有關(guān)檔案管理人注重開發(fā)利用后的合理管理。對此，相關(guān)檔案部門工作人員應(yīng)結(jié)合檔案開發(fā)的實(shí)際現(xiàn)象，注重一些問題的存在，從源頭上避免有關(guān)問題的產(chǎn)生，提高檔案工作的質(zhì)量。

1 檔案信息開發(fā)利用工作存在的問題

1.1 思想認(rèn)識程度不高

檔案是記錄信息的載體，通常包含人事檔案、活動(dòng)信息檔案、企業(yè)發(fā)展檔案等。傳統(tǒng)檔案資源的管理過程中，存在重保管的觀念，企業(yè)及工作人員認(rèn)為檔案工作中，確保檔案信息的安全是重中之重。這雖然利于確保檔案的安全管理，但結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，檔案資源的應(yīng)用形式發(fā)生改變，將檔案信息進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，可以獲得更高的價(jià)值，助力企業(yè)的發(fā)展，對于社會(huì)的快速進(jìn)步，也能夠形成積極的幫助。對此，有關(guān)單位的檔案管理工作，應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，提升對檔案管理工作的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變思想觀念。

1.2 缺乏有效的管理模式

基于時(shí)代的快速發(fā)展，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營過程中，能夠認(rèn)識到檔案資源的重要作用，并積極開發(fā)檔案的現(xiàn)代化管理形式。然而，從開發(fā)利用的現(xiàn)狀來看，存在管理方式上的問題，如檔案資源信息化建設(shè)時(shí)，沒有結(jié)合先進(jìn)的管理理念，相關(guān)存儲工作存在隨意、隨心的現(xiàn)象。對此，從查詢應(yīng)用上來看，仍然缺乏效率，不僅影響企業(yè)相關(guān)工作的開展，對于企業(yè)的盈利也可能造成影響。結(jié)合這種問題現(xiàn)象的原因分析，即缺乏有效的資金投入。從檔案資源的信息化建設(shè)來看，確保基礎(chǔ)設(shè)施的完善是一方面，管理制度、管理方法，以及管理方面的人才都應(yīng)配備齊整，以能夠最大化發(fā)揮信息檔案資源的作用。

1.3 缺乏人才

檔案資源的開發(fā)利用過程中，通常是指進(jìn)行檔案管理方式的現(xiàn)代化建設(shè)，提高管理效率，也利于檔案資源的綜合利用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況來看，檔案部門通常是基層部門，工作人員以年紀(jì)大者居多。結(jié)合此現(xiàn)象，即使企業(yè)能夠進(jìn)行檔案資源的現(xiàn)代化管理方式建設(shè)，然而工作人員卻不能夠及時(shí)參與到信息系統(tǒng)的操作中。如一些檔案管理人員由于歲數(shù)大，缺乏基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)操作技能。另外，相關(guān)檔案管理人員不能夠積極參與到信息技術(shù)的培訓(xùn)中，對于檔案資源的有效應(yīng)用也產(chǎn)生了阻礙。

2 提升檔案資源開發(fā)利用效率的建議

2.1 轉(zhuǎn)變觀念

首先，作為企業(yè)經(jīng)營者應(yīng)認(rèn)識到時(shí)代發(fā)展的形勢，明確信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，積極建設(shè)檔案部門的信息化管理系統(tǒng)。如信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)后，檔案資源能夠被快速存儲、查詢、分享，利于提升企業(yè)內(nèi)部的工作效率；檔案資源的信息化建設(shè)后，結(jié)合信息技術(shù)，可以隨時(shí)、隨地分享、收集資源，增加信息資源的總量，利于數(shù)據(jù)的綜合分析應(yīng)用，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供科學(xué)指導(dǎo)。其次，作為檔案管理工作者，同樣應(yīng)認(rèn)識到檔案資源開發(fā)利用的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變思想觀念，為檔案管理方式的轉(zhuǎn)變做好準(zhǔn)備，以能夠快速適應(yīng)新的檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供動(dòng)力。

2.2 完善管理制度

基于信息化的管理方式，與傳統(tǒng)管理方式存在本質(zhì)意義上的不同，對此，管理制度應(yīng)及時(shí)優(yōu)化、完善，使其適用于新的管理形式。對此，在完善管理制度的過程中，可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定相關(guān)制度，但可能存在諸多問題，因此，應(yīng)給予一些制度條例的試用期，待檢驗(yàn)合格后，再確立制度的規(guī)范性；與此同時(shí)，也可以結(jié)合有關(guān)先進(jìn)制度的引進(jìn)，有效服務(wù)于企業(yè)的檔案管理工作。相關(guān)制度的引進(jìn)后，還應(yīng)結(jié)合適用性分析，給予不斷優(yōu)化、完善，真正確保檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)

堅(jiān)持加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和工作人員素質(zhì)能力的建設(shè)，凝聚一支素質(zhì)高能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，有利于得到社會(huì)的認(rèn)可，拉近與社會(huì)的距離。檔案工作者的素質(zhì)和能力直接關(guān)系著檔案工作的順利開展，狠抓檔案工作者的繼續(xù)教育勢在必行。教育方式要靈活多變，可以采取自學(xué)、學(xué)歷教育、專題培訓(xùn)、學(xué)術(shù)考察等多種形式。教育內(nèi)容要實(shí)用有針對性，除設(shè)立一些檔案工作現(xiàn)代化所必須掌握的技能課程，還應(yīng)該開設(shè)計(jì)算機(jī)、縮微、攝影、掃描知識的課程。與此同時(shí)，還應(yīng)注重對人才的發(fā)掘，給予有關(guān)人才發(fā)展學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，達(dá)到培養(yǎng)人才的目的，這便利于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)有關(guān)檔案管理工作流程的優(yōu)化、管理方式的創(chuàng)新等，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作的開展。

3 結(jié)語

綜上所述，針對企業(yè)而言，檔案管理是重要的內(nèi)部工作，對企業(yè)內(nèi)部的管理質(zhì)量，經(jīng)營效率等具有至關(guān)重要的影響。對此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作的重要意義，積極給予開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資源的最大化價(jià)值，助力企業(yè)的發(fā)展。但這需要管理者在開發(fā)利用檔案資源的過程中，加強(qiáng)一些問題、影響因素的分析，以能夠從源頭避免相關(guān)影響，提升檔案資源開發(fā)利用的質(zhì)量。