數字辦公環境下黨建檔案數字化建設的必要性及有效對策

蔡亞嬌

（安陽市聾兒聽力語言訓練分中心，河南 安陽 455000）

1 數字辦公環境下黨建檔案數字化建設的必要性

1）發揮黨建檔案價值的必然要求。眾所周知，黨建檔案資源具有社會價值、經濟價值、政治價值、文化價值以及其他價值，能夠為檔案需求主體提供信息咨詢、決策參考。同時，眾多具有關聯性、系統性的黨建檔案資源能夠產生更大的價值[1]。然而，數字辦公環境下，要對黨建檔案資源進行整合與共享，首先就需要推動數字黨建檔案資源建設，將其轉化為可供系統利用的數字格式。從這個角度來看，黨建檔案數字化建設具有價值性，能夠將“死檔案”變成“活資料”和“知識庫”。

2）減少黨建檔案管理成本的內在要求。相較于傳統的紙質化管理模式，黨建檔案數字化建設具有低成本、高保存期限、高效率的特點。一方面，依托于互聯網等信息化工具對黨建檔案進行管理，能夠更好地將其存儲在硬盤或者云儲存終端，減少黨建檔案日常所占用的物理空間。同時，在相關的電子終端進行保存，可以有效避免檔案害蟲、紙質檔案物理化學變化等問題，減少管理成本。另一方面，推動黨建檔案數字化建設，以數據化的形式對黨建檔案進行管理，能夠為黨建檔案管理人員提供便利，減少人力資源成本。

2 數字辦公環境下黨建檔案數字化建設中常見的問題

1）黨建檔案數字化進程緩慢。在數字信息技術尚未普及和利用之前，我國各個地區單位主要采用傳統紙質管理的模式，留存了許多紙質庫存老檔案。數字辦公環境下，伴隨數字信息技術發展、單位數字化建設工作的推進，需要對這些紙質庫存老檔案進行數字化處理，進一步為全面數字化、智能化奠定良好的基礎。然而，近十多年來，我國仍然有大量的單位沒有對許多庫存的紙質類黨建檔案進行數字化處理[2]。此外，部分單位雖然開展了數字化建設工作，但其中其暴露出部分問題需要予以重視。一是部分單位在處理紙質庫存老檔案過程中盲目追求效率，忽視數字化的質量，導致后期需要重復加工、重復處理。同時，還有部分單位在對庫存紙質檔案進行處理過程中的缺乏系統性，沒有做好整體規劃，無法最大限度地調動并發揮人力、物力和財力資源的優勢，難以有序推進數字檔案資源建設工作。二是黨建檔案管理系統的功能單一，難以滿足當前形勢下黨建檔案管理工作的需求，影響了黨建檔案管理的整體效率和質量。

2）黨建檔案數字化建設制度不完善。當下，部分單位黨建檔案管理制度不完善，在責任落實、人員培訓、數字資源立卷歸檔領域都存在一定的問題。一是責任落實不明確。尚未理清業務部門與黨建檔案管理部門的職責，導致責任分工不明，不利于提升業務人員以及黨建檔案管理人員的責任意識[3]。二是人員培訓制度不完善，導致黨建檔案管理人員的培訓方式、培訓內容單一，難以確保培訓工作常態化、系統化。三是黨建檔案立卷歸檔的時限不明確，業務部門送交歸檔的意識不強，導致部分電子類黨建資料閑置在計算機或者其他存儲設施中，甚至出現損毀、遺失等問題。

3）黨建檔案安全管理工作滯后。當下，部分單位技術應用存在問題，難以有效應對數字辦公環境下的病毒和非法程序威脅。典型表現在部分單位雖然意識到數字檔案安全管理的重要性，但應用相關數字信息技術能力不強，沒有充分將云加密、數字簽名、區塊鏈、數字加密、云備份等技術充分應用到數字檔案管理領域[4]。在這種環境下，單位的數字檔案安全管理工作存在漏洞，不利于數字檔案傳輸、數字檔案共享等工作的進一步開展。

3 數字辦公環境下黨建檔案數字化建設的有效對策

1）加快黨建檔案數字化進程，做到“存量檔案數字化”與“增量檔案數字化”。一是要進一步對黨建檔案進行數字化轉化。未來單位開展“存量檔案數字化”與“增量檔案數字化”工作過程中既要把握數字化建設的質量，落實質量考核指標，充分確保檔案資源的完整性、可閱讀性、準確性和真實性，也要做好整體規劃，有秩序、有步驟的開展各項工作，推動檔案數字化升級。此外，大部分單位基本實現了辦公自動化，許多工作都需要通過計算機、互聯網、物聯網等工具完成。在這一過程中，產生了許多的圖像、影像、文件、聲像以及其他電子類信息資源，并由此對檔案管理工作提出了新的要求。根據國家檔案局的相關規定，單位檔案部門需要對電子類信息資源進行全過程管理，確保其形成、收集、鑒定、規定、管理和備份等各項工作的規范性。因此，單位需要對日常工作中產生的電子類信息資源進行數字化處理，將其處理為符合標準的檔案資源。二是要進一步完善檔案管理系統的相關功能，引入或者更新具有數據同步功能、云儲存功能、格式轉化功能的黨建檔案管理系統，全面提升黨建檔案管理的 實效。

2）加快建章立制，為黨建檔案數字化工作提供制度保障。單位開展黨建檔案數字化建設工作過程中需要重點把握以下幾個方面的內容：一是要完善責任落實機制，明確不同崗位額的責任，做好崗位之間的分工，形成相互配合、相互協調的檔案管理模式，提升各部門人員的責任意識，確保黨建檔案的規范性。二是要完善人員培訓制度，做到培訓方式和培訓內容多元化。要進一步強化黨建檔案管理人員對檔案業務知識、業務技能的認識，并通過案例教育、實踐模擬等方式提升其實踐能力，確保培訓工作常態化。三是必須要明確電子類資源的歸檔時限，避免資源堆積，為后期移交、管理和利用工作奠定基礎。同時，要堅定黨建檔案數字化這個目標，配套以相關的制度，不斷提升檔案數字化建設的規范性，進一步綜合應用多種技術對電子類文件資源進行處理。

3）加強黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價值。單位要強化對現代數字信息技術的應用，進一步借助現代信息技術對數字檔案進行安全管理。一方面，從事前防控的角度來看，要充分將云加密、數字簽名、區塊鏈、數字加密技術應用到數字檔案安全管理領域，對數字檔案及相關系統進行加密。另一方面，從事后防控的角度來看，要充分應用云備份技術對數字檔案資源進行備份，構建應急處置機制，確保在發生突發事件后能夠及時應對，第一時間恢復日常的檔案管理工作。

4 結束語

黨建檔案能夠詳細、準確地反映單位日常黨建工作的內容，能夠留存好單位黨建工作中形成的信息。數字辦公環境下，單位必須要進一步強化黨建檔案數字化建設，真正發揮黨建檔案的價值，充分確保黨建工作朝著規范化、數字化、精細化的目標前進。具體而言，一是要加快黨建檔案數字化進程，做到“存量檔案數字化”與“增量檔案數字化”；二是要加快建章立制，為黨建檔案數字化工作提供制度保障；三是要加強黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價值。只有這樣，才能既提升效率，又保障黨建檔案數字化建設的質量。