“互聯(lián)網(wǎng)”視域下高校檔案信息化建設(shè)中的問題及解決方法

劉 珊

（哈爾濱理工大學(xué)檔案館，黑龍江 哈爾濱 15000）

檔案信息化建設(shè)中管理人員應(yīng)學(xué)會運(yùn)用信息化的管理系統(tǒng)整理檔案，這樣能夠在短時間內(nèi)高效完成歸檔工作，這不僅提高整理檔案的效率，還改變落后的管理方式，從而在檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化、信息化的管理模式進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理方式非常先進(jìn)化，將先進(jìn)、高效的檔案管理方式落實(shí)到歸檔中，能夠快速整理非常多的檔案和諸多的資料、文件，體現(xiàn)出在新形勢下，加快檔案信息化建設(shè)速度，有利于做好檔案管理工作。

1 “互聯(lián)網(wǎng)”視域下高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

綜合分析“互聯(lián)網(wǎng)”下高校檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題，總結(jié)出檔案管理中管理人員運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)不靈活，從而在歸檔時將不同的檔案整理在一起，造成檔案整理非常混亂，由此在日后找檔案時，發(fā)現(xiàn)檔案歸類的齊全，并且不注重將檔案分類整理好，這不僅出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，還難以快速找到所需的檔案，這說明管理人員的信息化水平有待提高。除此之外，整理檔案的過程中仍然依靠人力歸檔，耗費(fèi)很多人力歸檔，很難高效完成歸檔分類的工作，致使檔案管理工作效率低下，檔案管理效率提高不上去，無法在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔工作，表明落后的檔案管理方式急需改進(jìn)和創(chuàng)新。同時在互聯(lián)網(wǎng)的時代下對于運(yùn)用信息化的檔案管理模式不重視，以及不注重將檔案整理成電子版，所以才會在檔案管理中出現(xiàn)檔案整理速度非常慢的現(xiàn)象，對此應(yīng)當(dāng)盡快落實(shí)有效地解決方法。

2 “互聯(lián)網(wǎng)”視域下高校檔案信息化建設(shè)中問題的解決方法

1）運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，推動了高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，在建設(shè)中高校開始大力建設(shè)電子閱覽室，以及配備計(jì)算機(jī)，以此方便檔案管理人員在工作中使用計(jì)算機(jī)整理學(xué)生的檔案，整理檔案的過程中管理人員積極改變落后的管理方式，從而在管理檔案時通過運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠高效整理學(xué)生的諸多檔案，整理檔案時管理人員運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，將不同檔案按照歸檔時間和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，然后運(yùn)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)歸類整理檔案，在整理過程中管理人員靈活運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)，以此在規(guī)定的時間高效歸檔，并且在歸檔中無需耗費(fèi)大量的人力，只需運(yùn)用快捷的檔案管理系統(tǒng)就可以快速整理學(xué)生的學(xué)籍信息、獲獎信息、參與活動的詳細(xì)信息和學(xué)生的參賽作品，將這些大量的信息和檔案分別整理到檔案管理系統(tǒng)中，有利于保管學(xué)生的檔案信息，同時運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)整理檔案，能夠加快檔案整理的速度，以及更好地保管檔案。

2）運(yùn)用信息技術(shù)整理檔案。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，推動檔案管理加快信息化建設(shè)速度，由此在建設(shè)中高校積極推出自動化、先進(jìn)化的檔案整理系統(tǒng)，管理人員運(yùn)用此系統(tǒng)管理檔案，能夠高效歸檔，并將不同檔案整理到不同的文件中，便于日后查找檔案信息。此外，還可以運(yùn)用信息技術(shù)建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫整理檔案和信息，有利于實(shí)現(xiàn)自動化歸檔的目標(biāo)，運(yùn)用自動化的系統(tǒng)和信息技術(shù)整理檔案，不但節(jié)約人力，還提高整理檔案的效率，高效歸檔大大加快了整理檔案的速度，體現(xiàn)出對檔案整理進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于提高檔案管理工作的有效性和便捷性。管理人員運(yùn)用非常便捷的歸檔方式整理檔案信息，就可以快速根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔，這說明檔案管理中運(yùn)用的歸檔方式和信息技術(shù)具有信息化、自動化的特點(diǎn)，這一特點(diǎn)體現(xiàn)在管理檔案時，管理人員無需耗費(fèi)人力整理檔案信息，運(yùn)用信息化的檔案管理模式和自動化的管理系統(tǒng)，就能夠高效完成歸檔分類工作和整理檔案的工作，進(jìn)而提高檔案信息整理的實(shí)效性和先進(jìn)性，同時取得不錯的管理效果。

3）運(yùn)用整理檔案的軟件。在網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案管理人員開展工作時，可以運(yùn)用整理檔案的軟件，運(yùn)用先進(jìn)的軟件能夠快速查找檔案信息，并借助檔案軟件將各種學(xué)習(xí)信息記錄在軟件文檔中，或者按照檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔，使檔案管理一體化、信息化、先進(jìn)化。另外，管理人員管理檔案的過程中靈活運(yùn)用軟件，可以將非常多的檔案信息以文件的形式保存到軟件當(dāng)中，學(xué)生可以下載檔案軟件就可以查找到自己的檔案信息，這不僅方便學(xué)生查找自己的信息和檔案，還通過運(yùn)用整理檔案的軟件，能夠保證管理的檔案具有完整性。同時，在互聯(lián)網(wǎng)的背景下管理人員學(xué)會運(yùn)用創(chuàng)新、先進(jìn)的檔案管理方式，將學(xué)生檔案分類整理成文件，將不同的文件進(jìn)行編碼歸檔，并隨時根據(jù)學(xué)生檔案信息的表動情況，完善學(xué)生檔案信息，有利于提高學(xué)生檔案信息的完整性，以此做好檔案整理工作。

4）將檔案整理成電子版。紙質(zhì)版的檔案、資料不僅容易損壞，還不方便保管和管理，因此，高校檔案管理人員應(yīng)在新時期的背景下積極運(yùn)用信息技術(shù)，通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和電腦能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子版的檔案，從而在進(jìn)行檔案管理時，管理人員就可以運(yùn)用電腦、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)對檔案進(jìn)行加密保存、備份，并將不同的檔案分類保存在不同的文檔中，然后根據(jù)檔案內(nèi)容編寫檔案保存日期、檔案名稱、檔案類型，以此便于日后找到所需的檔案，同時對檔案進(jìn)行加密和備份，有利于提高檔案保管的保密性。此外，還可以將電子版的檔案和不同的資料保存到信息化的檔案數(shù)據(jù)庫中，這樣一來，能夠?qū)㈦娮影娴臋n案保存完好，進(jìn)而避免出現(xiàn)檔案損壞、檔案丟失的情況。因此，針對比較多的檔案，管理人員進(jìn)行檔案管理工作時，就可以運(yùn)用信息技術(shù)將檔案整理成電子版本的，電子版的檔案既便于日后查找和調(diào)取，又能夠借助信息技術(shù)加密電子版的檔案，使檔案的嚴(yán)密性得以提高，所以說，管理人員應(yīng)重視運(yùn)用信息化的管理方式整理檔案，以此提高檔案管理工作的效率。

5）提高管理人員的信息化水平。在互聯(lián)網(wǎng)視域下檔案管理人員必須學(xué)會運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案，如果管理人員不懂得如何運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案，難以提高歸檔效率和管理水平，因此，高校應(yīng)定期培訓(xùn)管理人員，在培訓(xùn)中引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)操作電腦，并在培訓(xùn)期間要求管理人員學(xué)會運(yùn)用檔案管理技術(shù)、管理系統(tǒng)、管理軟件整理檔案，由此使管理人員積極按照要求學(xué)習(xí)信息化的歸檔方式，從而在不斷學(xué)習(xí)中管理人員能夠靈活操作電腦設(shè)備整理非常多的檔案，整理檔案時管理人員運(yùn)用檔案管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)歸檔、備份檔案、分類整理不同的檔案，以及借助信息技術(shù)給不同的檔案加密、設(shè)置密碼，有效防止檔案被盜取，同時避免檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，所以說，高校除了加強(qiáng)檔案管理，還應(yīng)引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)運(yùn)用信息技術(shù)，以此提高管理人員信息化水平。

3 總結(jié)

綜上所述，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代下，高校積極改變落后的檔案管理方式，從而在對學(xué)生檔案進(jìn)行管理時，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，由此借助信息技術(shù)建立電子版的檔案，同時還可以運(yùn)用檔案管理軟件整理諸多的檔案，并要求管理人員學(xué)會運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，使管理人員在管理檔案時能夠靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)整理電子檔案，這不僅提高歸檔效率，還提高管理人員信息化水平。