檔案管理信息化建設探析

楊凱杰

（萊陽市檔案館，山東 萊陽 265200）

當前信息網絡技術各個領域中得以廣泛應用，對我國社會主義經濟體系建設和發展進程產生了巨大而深遠的影響，信息應用的重要性逐漸凸顯出來。檔案管理作為承載企事業單位信息服務的重要載體之一，逐漸受到人們的高度重視。如何將新的信息化檔案發展理念作為重要依托，積極推進檔案管理信息化體系建設，構建新的信息化檔案管理模式，已成為企事業單位相關檔案工作人員重點和密切關注的問題之一。

1 檔案管理信息化建設的優勢

1）永久性保存相關檔案資源。在構建現代檔案信息體系的過程中，由于各類檔案以多種電子和數據的方式進行呈現，因此對這些檔案管理信息的采集收錄、存儲和使用等環節都完全依靠信息網絡平臺進行，可以大大提高檔案管理工作的效率，促進對檔案信息資源的及時優化與綜合利用，從而永久性地保存相關檔案資源。

2）提升檔案管理的有效性。對于檔案管理工作而言，其在不斷發展過程中會產生大量信息資料，在傳統檔案管理模式中，部分檔案管理單位、部門為了能有效使用大量檔案管理資源，需要通過復雜的操作程序來進行資料查詢和管理。在構建檔案信息服務體系后，人們對檔案的資源查詢和信息借閱方式會更加便捷，能有效地提高對檔案信息資源的綜合利用率。

3）轉變管理方式。在信息時代中構建檔案管理信息化體系，能夠將紙質檔案資料轉變成電子檔案，實現信息數據化保存管理，這不僅能夠有效降低保存檔案資料的難度，也能有效減少環境對檔案管理、保存的不良影響，確保檔案資料管理的完整性。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

1）平臺使用率過低。在深入開展檔案管理信息化體系建設的過程中，部分檔案單位積極結合自身實際工作情況，研究制定了各項檔案建設政策措施，并引入了很多相應的檔案管理模式，取得了眾多新成果[1]。但是在實際體系建設的工作過程中，經常出現檔案管理信息化體系缺乏明確建設標準等情況，由于各建設單位檔案管理信息化體系建設情況不盡相同，因此在組織人員開展檔案管理信息化工作的過程中，難以實現國家統籌檔案管理和總體規劃的工作目標，對檔案管理信息化體系建設和日常檔案管理工作均產生不良影響，從而導致信息管理平臺使用率較低，自身發展緩慢。

2）沒有足夠的重視。很多單位的檔案管理人員并未充分認識到檔案管理信息化體系建設的重要性，也難以考慮到其發展的需求，因此在檔案管理信息化建設過程中，效果不夠理想，難以為單位對檔案信息資源的及時優化提供便利，直接影響檔案體系的綜合協調發展。

3 檔案管理企業信息化體系建設的有效實施策略

1）提升對信息化建設的重視度。要想有效促進檔案管理信息化建設，需要認識到檔案管理信息化建設的重要性。檔案管理信息化建設可以促進單位可持續發展，幫助管理者起到良好的輔助決策作用。首先，單位需要重視檔案管理在信息化建設過程中的軟硬件設施投入，在為信息化檔案管理建設提供良好環境的同時，充分發揮信息化檔案管理的實際作用和價值。其次，單位需要維護和更新信息化檔案管理，確保相關信息檔案平臺能夠符合單位的實際使用需求，以此讓檔案信息化管理順應時代發展。

2）健全制度機制。常言道“無規矩，不成方圓”，單位需要健全信息化管理機制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規范化方向不斷發展。通過綜合分析檔案管理信息化體系建設的大背景，可以發現檔案信息化管理與傳統紙質檔案管理工作之間存在明顯的成本差異，前者能夠為單位明顯縮減運營成本。在具體建設工作中，各單位部門需要及時結合電子檔案的實際使用情況對管理體系加以優化調整，進而逐步構建更加完善的綜合管理體系，逐步提升單位檔案管理部門的工作效能。

3）注重對檔案信息資源的安全防護。在深入開展檔案管理數字化、網絡化、信息化體系建設的過程中，單位一定要積極加強檔案管理安全系統的基礎建設。在信息網絡時代，檔案信息安全面臨著被盜、惡意破壞、遭受網絡攻擊等威脅，因此日常管理中，我們要不斷加強對檔案網絡信息安全數據系統的建設，引進數字密碼安全驗證、指紋編碼驗證、數字簽名等多種數字安全驗證技術，建立安全的網絡防火墻，配備專業的檔案網絡管理員，確保檔案材料的安全性和保密性。

4）加快檔案信息化基礎設施建設。各單位必須充分認識到檔案信息化建設的重要性，加快推進檔案管理信息化相關基礎技術設施建設，對各項基礎工作不斷進行技術創新，引入先進的檔案管理信息技術，才能充分發揮檔案信息技術的重要支撐作用，推動檔案管理工作的穩定健康發展[2]。一方面，要繼續加強對先進管理人才的引入，在專業人才的技術支撐下建立檔案信息化安全服務體系，逐步提高檔案管理的專業性、安全性。另一方面，要及時結合檔案管理工作的開展需求，不斷加大技術研發力度，加快構建一套檔案管理信息化研發體系，為推進檔案信息化體系建設提供技術服務，促進技術水平不斷穩步提高。

5）將企業檔案管理信息化與傳統企業檔案管理方式相結合。近年來電子技術、信息技術、網絡技術等先進科技得到不斷普及與推廣，其均對大眾生活方式產生了巨大影響。在這種發展形勢下，檔案信息化管理模式逐漸替代了傳統人工管理模式，使其工作效率實現跨越式提升。但是即便信息化管理模式逐漸得以推廣普及，多數單位依舊以傳統管理手段為主，并且其檔案管理信息化體系建設是循序漸進的，因此要將兩者相結合，逐步讓檔案管理工作朝向信息化邁進。另外，隨著信息技術的快速發展，檔案管理環節趨于復雜、多樣化，部分單位在檔案信息化管理過程中，只是簡單使用了基礎的信息管理模式，難以對其及時更新、完善，因此相較而言，其管理技術依舊滯后。所以，單位應該對現有的檔案管理人員加強培訓，使傳統的檔案管理人員了解檔案管理相關的硬件設施（如電腦）配備及維護知識，掌握檔案管理信息化的方法，并努力使檔案管理人員將傳統的檔案管理與檔案管理信息化進行結合，逐步向信息化過渡。并且，為了更好跟上整個單位的信息化發展進度，滿足檔案使用者高端化層次的需要，檔案管理部門一定要解放思想，加強檔案業務信息化網絡建設。

4 結語

綜上所述，積極完善檔案管理信息化體系，能夠為推進對檔案信息資源的綜合利用提供相應的技術支持，對促進我國檔案管理事業的持續穩定發展具有深遠影響。因此，各單位一定要認真結合實際情況積極開展檔案管理工作，并將信息管理技術廣泛應用在檔案管理環節中，確保檔案信息化管理能夠為單位創造更多的經濟效益和社會效益[3]。