企業檔案信息化建設中存在的問題與對策研究

王艾魚

（酒泉鋼鐵（集團）有限責任公司，甘肅 嘉峪關 735100）

現如今我國社會經濟穩步前進，企業單位在其中起著不可或缺的作用。由于各個行業的企業所涉及的工作內容非常廣泛，并且檔案量巨大，以至于其檔案管理工作較為復雜。因此為了更好地完成企業單位的檔案管理工作，企業需要配備充足的專業人員來進行檔案的管理。然而就目前而言，我國大部分企業對檔案管理工作的重要性認識不足，在其中沒有配備足夠的工作人員，以至于在檔案信息化建設方面出現了各種各樣的問題。因此企業的相關人員需要加大對檔案信息化建設的重視，深入探究影響企業檔案信息化建設的各項原因，根據原因采取適當的手段解決該項工作當中存在的問題。這樣才能夠提高企業的效益，從而推進企業的發展，進而促進社會經濟的進步。

1 企業檔案信息化建設存在的問題

1）硬件設備和員工經驗的不足。如今，我國已經進入到了數字化時代。檔案信息化管理也已經成為檔案管理工作的主要發展趨勢。如果想要實現檔案信息化建設管理，首先需要有足夠先進的硬件設備來支撐整個信息化系統的運行。但在很多企業當中，由于在檔案建設方面的資金投入不足，導致用于檔案管理的設備較為落后。再加上科學技術飛速的發展，企業檔案管理軟件系統發展較為迅猛，很多設備并不能支撐新一代的檔案管理系統的運行，這些都是造成了企業檔案信息化建設進度滯后的原因。而且長時間低速運行的系統可能會因為內存等問題導致信息化檔案管理工作效率低于傳統的檔案管理工作效率。除此之外，企業對于檔案管理人員的培訓強度不足，工作人員的專業技能較為薄弱。在信息化時代的發展下，工作人員局限的檔案管理能力和經驗已經不足以滿足現代化的檔案管理工作。這也是導致企業檔案信息化建設緩慢的原因之一。

2）檔案信息化建設效率較低。正如上文所說，在大部分企業當中的檔案管理人員其自身的專業技能不足，并不能滿足社會對于企業檔案管理提出的新要求。在企業的實際運行過程中，該類工作人員并不能夠高效的實現檔案信息的信息化處理，這進一步造成了企業檔案管理工作無法達到用戶滿意的程度。導致企業檔案管理能力服務的服務水平無法達到令人滿意的程度。再加上設備的落后導致檔案信息化建設效率較低。

3）相關制度不完善。目前，我國大部分企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，這也在一定程度上導致了企業的檔案信息化建設方面存在著資金投入不足、設備老舊、缺乏高新技術人員的現象。從而造成了企業檔案管理工作下來較差的現象出現。除此之外，關于檔案信息化建設的相關制度并不完善，這也導致了相關工作人員責任心不強，日常工作應付、檔案管理工作混亂等現象出現。這些問題的出現直接影響了檔案信息建設的水平提高，最終對企業的發展產生不利的影響。

4）沒有受到重視。在企業的運行過程中，企業很多具有決策權的管理人員對經濟收益過度重視，反而對檔案信息化建設并不在乎，不僅沒有對檔案信息化建設工作同投入大量的人力、物力、財力支持，在制度和體系上也沒有進行有效建設與管理，從而導致信息化建設水平難以提高到令人滿意的程度。

2 解決企業檔案信息化建設問題的有效措施

1）信息化人才隊伍的建設。信息化人才隊伍的建設主要是由兩個方面入手。一是引進先進的信息化技術人才，二是對加大自身檔案管理人員的培養。信息化技術人才的引進是為老的檔案管理隊伍加入新鮮的“血液”，這樣不僅能夠提高檔案信息化建設的工作水平，還能在隊伍當中營造一種良性的競爭氛圍，以此來提高檔案管理工作的效率；加強自身檔案管理人員的培養需要從兩方面入手，首要任務便是培養計算機、互聯網技術專項人才，以滿足信息化設備的日常運營和維護，其次是培訓人員的檔案管理及技能，提升其工作服務質量和態度，從而實現更高質量的檔案信息化管理。

2）提高效率。無論在任何行業、任何企業當中，人員都是其中最為重要的部分。因此，如果想要提高實現企業的可持續發展，提高企業檔案信息化建設的效率，首先應當采取想要的措施提高檔案管理人員的責任心和信息化管理能力，這樣才能保證信息化檔案管理工作的正常進行。例如，在企業的運營過程中，應當結合社會是的發展將自身的實際情況進行及時的調動，在檔案管理工作當中融入高新信息化技術，從而在檔案信息的管理方面提高信息化數據處理能力，以此來提高檔案信息管理的準確性和安全性。除此之外，企業還應當時刻與業內高端企業進行溝通交流，積極的學習優秀企業的檔案管理工作方式，從而完善自身的檔案信息化管理建設工作，以此來促進企業的發展。

3）完善檔案管理制度。隨著科學技術的不斷發展，我國已經步入了信息智能化時代。在檔案信息化的建立下，企業的檔案信息獲取方式也逐漸增多。從另一角度來看企業應當加大對檔案信息安全管理力度，以保障檔案信息的安全性和可靠性。因此，在這種情況下進行企業的檔案信息化建設首要的任務便是提高企業檔案信息資源的安全性和完整性。在進行實際的檔案信息化建設時，企業應當集合自身的情況從各個方面著手建立高效的檔案信息安防策略，進而保證檔案信息的安全。除此之外，企業還應當對檔案管理系統進行加密保護，在信息化管理工作實現真正開展的同時逐步優化信息化技術，在管理工作當中不斷的融入先進的信息化管理理念，這樣不僅能夠有效地提高檔案信息的管理水平，還能夠提高工作人員的專業知識，更重要的是能夠促進檔案信息化管理制度向著健全方面進步。

4）突出重要性。企業具有決策權的領導，必須對自身具有的職責足夠明確，清楚知道在企業正常運行中信息化技術與檔案管理工作具有的重要性。在此基礎上，結合企業自身發展水平以及行業發展方向，對人力、物力、財力等各項資源進行合理的分配以及投入，始終將企業信息化管理工作放在重要位置，鼓勵工作人員能夠全身心投入到了檔案信息化建設工作中。

3 結語

通過上文針對企業檔案信息化建設公司的問題以及解決措施展開的全面分析和系統性研究，我們能夠更加明確地了解，企業對檔案進行信息化建設的主要依據，以社會經濟發展的方向總為作為改革目標，通過具有較高合理性和科學性的測試方法，將先進的信息技術結合其中，從而使企業檔案管理具有較高的信息化水平。因此企業各級部門應該對檔案信息化建設相關工作的開展積極獻計獻策，確保企業檔案信息化建設工作穩定運行的同時，提高企業自身的競爭能力，最終為企業可持續發展目標的實現貢獻積極的力量。